Чтобы передавать документы в ИСУП, или Информационную систему управления проектами, необходимо использовать внешнюю информационную систему (ВИС). В статье поговорим о том, какие выгоды может получить генподрядчик от этого процесса.
1. Соблюдение требований госконтрактов
По инициативе Минстроя документооборот между госзаказчиками и подрядными организациями переходит в электронный вид. Соответствующие нормативные документы приняты в 82 регионах России (данные на 25.07.2024).
Требований к документообороту с субподрядчиками пока нет, то есть генподрядчик может готовить документы для заказчика в ВИС и отправлять в систему управления проектами госзаказчика ИСУП, а с подрядчиками по-прежнему вести бумажный документооборот. Однако компании, которые хотят не только выполнить требования, но и повысить эффективность проектов, используют все возможности цифровых платформ. Рассмотрим на примере информационной системы «Цифровое управление строительством», какие преимущества это дает.
2. Автоматическое заполнение документов
Когда данные находятся в разных программах или на бумаге, их приходится заполнять заново вручную для каждого документа. В ЦУС информация вводится только один раз, и дальше ее можно использовать при формировании любых документов и для передачи в систему управления проектами госзаказчика ИСУП.
Перечень модулей в ЦУС, которые можно подключить вместе с доступом к ИСУП:
- Информация,
- Контракты,
- ПИР,
- Сметы,
- ГПР,
- Распределение освоения,
- Журналы,
- Строительный контроль,
- Исполнительная документация,
- Система электронного документооборота (СЭД),
- Задачник,
- Модуль отчетности и бизнес-аналитики (BI).
3. Контроль выполнения контрактов
С помощью ЦУС можно отслеживать статусы заключения и выполнения контрактов. В систему вносят данные о плановых и фактических платежах. Из них собирается аналитика. Данные о фактических платежах можно импортировать из банка клиента.
Если заключили дополнительное соглашение, его нужно добавить в систему, и информация в основном договоре обновится автоматически.
4. Корректировка смет
В модуль «Сметы» загружают файлы в форматах. gsfx, .xml или заполненный Excel-шаблон. Система распознает все поля документа. Позиции сметы можно вручную отредактировать, добавить или удалить.
Если нужно внести изменения, загружают файл с корректировками. Дополнительные затраты можно начислить как на целую смету, так и на ее раздел.
5. Делегирование ГПР
Генподрядчик может перепоручить отдельные работы субподрядчику в ЦУС. Для этого в системе есть возможность делегировать часть ГПР и создавать версии графиков. У подрядчика будет доступ только к той части работ, которую ему передали. А генподрядчик сможет использовать данные, заполненные подрядчиком, при формировании документов для заказчика.
График производства работ отображается в виде диаграммы Ганта, на которой рассчитывается критический путь проекта — его расчетная продолжительность с учетом взаимозависимости задач.
6. Планирование освоения средств
Модуль «Распределение освоения» позволяет вести план освоения в объемах и деньгах по периодам с автоматическим отображением фактического освоения и закрытого по документам. На основании ГПР строятся графики движения трудовых ресурсов, техники, поставки материалов и оборудования с детализацией до дня.
7. Ускоренный документооборот
Согласование документов в электронном виде происходит быстрее:
- Нет путаницы с версиями. Можно сравнить файлы путем наложения, отличия будут выделены цветом.
- Замечания не теряются. Их создают непосредственно в документе, при этом автоматически фиксируется номер листа, где нужно внести правки.
- Данные передаются быстрее. Можно отправить документ на согласование одновременно нескольким участникам или настроить поэтапное согласование.
- Штампы ставят в электронном виде. В ЦУС можно добавлять штампы и qr-коды на комплекты документации, для этого не нужно ничего распечатывать.
- Подписывают ЭЦП. Чтобы собрать подписи на документе, не придется обходить всех участников. Каждый в своем личном кабинете подписывает документ электронной подписью, которая юридически приравнивается к собственноручной.
- Можно контролировать движение документа. В системе отображается его статус: «Подписано», «На подписании», «Не подписано».
8. Контроль устранения замечаний
В модуле «Строительный контроль» фиксируются все проведенные проверки. Инспектор заполняет форму в системе, а акты и предписания формируются автоматически. Генподрядчик может посмотреть данные по выявленным недостаткам и их устранению.
9. Сквозная аналитика
Большой объем цифровых данных позволяет формировать сквозную аналитику. Информация из разных модулей системы собирается и отображается в виде наглядных графиков и диаграмм. В ЦУС таких виджетов больше 25. Из них можно создавать любые отчеты: стадии реализации проекта, закрытие работ для генподрядчика, освоение денежных средств для инвестора и другие.
При использовании цифровой платформы сотрудники не тратят рабочее время на то, чтобы заполнять данные вручную и сверять каждую цифру. А руководитель может из дашборда перейти к просмотру исходных документов и проверить, откуда взялись те или иные цифры.
Электронные отчеты не нужно актуализировать, данные в них обновляются онлайн, как только произошли изменения в других разделах. За счет этого аналитика становится достоверной, исключены случаи, когда что-то забыли или не успели посчитать.
