Автоматизация отчетности строительной компании: что в нее входит и как организовать

Отчетность в строительстве — это комплект обязательных документов и сведений по объекту, который фиксирует, как выполнялись работы на объекте, что именно выполнено и принято, а также на какую сумму и на каком основании идут расчеты. Кроме того, отчетность застройщика подтверждает, что компания выполняет требования контролирующих органов.

В отчетность обычно входят:

• Исполнительная документация (ИД): журналы работ, акты освидетельствования, исполнительные схемы, протоколы испытаний, документы качества материалов и входного контроля.
• Документы для расчетов и оплаты: КС-2, КС-3, КС-6а, счета и счет-фактуры.
• Регламентированная отчетность компании: статистическая, бухгалтерская, налоговая, кадровая, взносы, а при наличии оснований — экологическая.

В строительной компании отчетность формируется одновременно по объектам и по регламенту, поэтому отчетность выстраивается в двух контурах: объектном (ИД и КС) и регламентном (ФНС, Росстат и др.).

Далее разберем нормативы, которые регулируют отчетность строительной компании, сроки сдачи и документы, которые можно вести в электронном виде.

Какими нормативами регулируется отчетность в строительстве

Подготовка и сдача отчетности в строительстве регулируется общими нормами учета, а также отраслевыми требованиями, которые зависят от модели бизнеса (подряд, застройка при ДДУ, работа через СРО).

• Налоговый кодекс РФ — устанавливает порядок исчисления налогов, сдачи деклараций и расчетов, сроки и ответственность.
• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» —  определяет правила ведения бухучета и состав/сроки бухгалтерской отчетности.
• Федеральный закон № 214-ФЗ — вводит дополнительные требования к раскрытию информации и отчетности застройщиков при долевом строительстве.
• Федеральный закон № 372-ФЗ — регулирует вопросы саморегулирования в строительстве и требования СРО.
• Приказ Минстроя России № 344/пр — утверждает состав и порядок ведения исполнительной документации и допускает ведение ИД в электронном виде при соблюдении требований к формату и подписанию.
• ГОСТ Р 70108−2025 — закрепляет требования к формированию и ведению ИД в электронном виде и устанавливает приоритет структурированных форматов там, где для документа утверждена XML-схема.

Получите бесплатный гайд о том, как собирать сквозную строительную отчетность быстро и эффективно

Забрать гайд

Из каких документов состоит отчетность и кто их оформляет

Отчетность строительной компании обычно включает три блока: ИД (документацию по объектам), документы для расчетов (закрытие работ) и регламентную отчетность (налоги, бухучет, взносы).

Исполнительная документация

Исполнительная документация фиксирует, что выполнено на объекте и с каким качеством, и используется при приемке работ. В типовой состав ИД входят:

• журналы работ (общий и специальные);
• акты освидетельствования (скрытых работ, ответственных конструкций, участков сетей);
• исполнительные схемы;
• протоколы испытаний и лабораторных проверок;
• документы качества и входного контроля материалов/оборудования.

Кто оформляет: подрядчик/генподрядчик — ПТО, прорабы, геодезисты, лаборатория, ответственные исполнители.

Кто проверяет и подписывает: зависит от вида работ и условий договора, обычно — стройконтроль, авторский надзор, заказчик/техзаказчик.

Документы для расчетов: закрытие работ

Это документы, которые фиксируют, какие объемы выполнены и на какую сумму, и тем самым формируют основание для оплаты. Обычно используются:

• КС-6а «Журнал учета выполненных работ» — накопительная ведомость (нарастающий итог по объему и стоимости);
  
• КС-2 «Акт о приемке выполненных работ» — объемы выполненных работ за период/этап;
  
• КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат» — стоимость выполненных работ за период/этап;
  
• Документы для оплаты (счет, счет-фактура).
  

Кто оформляет: чаще всего сметно-договорной отдел или ПТО подрядчика.

Кто проверяет: внутри компании — сметчик, ПТО, прораб, стройконтроль; со стороны заказчика — уполномоченные лица, иногда с участием техзаказчика/стройконтроля.

Регламентированная отчетность

Сюда относится то, что компания сдает как юридическое лицо:

• бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
  
• кадровая отчетность и отчетность по взносам;
  
• статистическая отчетность;
  
• при наличии оснований — экологическая отчетность (НВОС) и иные ведомственные формы.
  

Кто оформляет: бухгалтерия и кадровая служба. Экологический блок — профильный специалист/подрядчик, если есть обязанности по НВОС.

Кто проверяет: внутри компании — главный бухгалтер и руководитель/финансовый блок. Со стороны государства — контролирующие органы по виду отчетности: ФНС, Росстат, Росприроднадзор и другие.

Документация в строительстве: виды и назначение

Перейти

Когда и что сдавать

Сроки удобно разделить на объектные (по работам и расчетам) и регламентные (по календарю компании).

Сроки по объекту: ИД → КС → оплата

• ИД оформляют и подписывают по мере выполнения работ, чтобы документы были готовы к их приемке. Для скрытых работ акты освидетельствования оформляют до выполнения последующих работ, после которых контроль результата становится невозможным.
  
• КС-2 и КС-3 оформляют по периодам, указанным в договоре, на практике чаще всего — ежемесячно или по этапам.
  
• КС-6а ведут на протяжении проекта как накопительный документ и регулярно обновляют по мере закрытия работ.

Подробнее о заполнении и работе с документами закрытия — в наших статьях:

Закрытие работ в строительстве: как оформить электронные КС-2 и КС-3

Перейти

Журнал КС-6а в строительстве: как оформить правильно и преимущества цифровизации

Перейти

Сроки по календарю компании: бухучет, налоги, кадры, статистика

• Годовая бухгалтерская отчетность представляется в налоговый орган не позднее 3 месяцев после окончания отчетного года, ориентир — до 31 марта.
  
• Налоговая отчетность сдается по календарю конкретных налогов и выбранного режима. Часть форм — ежеквартально, часть — ежегодно.
  
• Кадровая и взносная отчетность — по установленным срокам и формам работодателя, зависит от наличия работников и обязанностей.
  
• Статистическая отчетность — по календарю Росстата: перечень форм и сроки зависят от организации и видов деятельности.

Экологическая отчетность: ключевые сроки

Если стройплощадка относится к объектам НВОС (Негативное Воздействие на Окружающую Среду), ее ставят на госучет и присваивают категорию I-IV. Набор форм зависит от категории и фактического воздействия (отходы, выбросы, рекультивация, природоохранные затраты).

Чаще всего в строительстве встречаются:

• 2-ТП (отходы) — предоставляется в территориальный орган Росприроднадзора до 1 февраля года, следующего за отчетным.
  
• 2-ТП (воздух) — при наличии обязанности, в территориальный орган Росприроднадзора до 22 января года, следующего за отчетным.
  
• 2-ТП (рекультивация) — при наличии работ по снятию/использованию плодородного слоя и рекультивации, в территориальный орган Росприроднадзора до 1 февраля года, следующего за отчетным.
  
• 4-ОС — при наличии обязанности по форме, в Росстат с 1-го рабочего дня по 25 января года, следующего за отчетным.

Плата за НВОС (если возникает обязанность): уплата — до 1 марта, декларация — до 10 марта года, следующего за отчетным.

ПЭК (если обязаны вести производственный экологический контроль) — отчет об организации и результатах ПЭК — до 25 марта года, следующего за отчетным.

Новый ГОСТ Р 70108−2025 и XML-схемы: как изменилась исполнительная документация в строительстве

Перейти

Какую отчетность можно автоматизировать и перевести в электронный вид

Автоматизация отчетности в строительстве в основном охватывает: бухгалтерскую (финансовую) отчетность, ИД и закрытие работ.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность

Финансовая отчетность делится на промежуточную и годовую, она включает в себя:

• отчет о финансовых результатах (подводит экономические итоги работы за год, получила ли компания прибыль или наоборот ушла в убыток);
• бухгалтерский баланс (раскрывает финансовое состояние организации, при его подготовке стоит обратить внимание на актив и пассив — они должны быть равны);
• пояснительную записку (детально объясняет показатели, которые указаны в отчетах);
• аудиторское заключение (если фирма подлежит аудиту).
  

Также отчетность дополняют приложения: отчет об изменениях капитала и отчет о движении средств (ДДС).

В налоговую отчетность по финансам юридические лица должны отправлять только в электронном виде. Обязательство закреплено в ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Исполнительная документация

Приказ Минстроя № 344/пр допускает ведение ИД в форме электронных документов без дублирования на бумаге — при соблюдении требований к оформлению и подписанию.

Новый ГОСТ Р 70108−2025 закрепил переход к электронному ведению ИД и конкретизировал правила для участников стройки. В частности, стандарт:

• структурирует состав ИД (журналы, акты освидетельствования, иная ИД — схемы, испытания, документы качества и др.);
  
• задает приоритет структурированных форматов (XML) там, где для документа утверждены XML-схемы;
  
• позволяет заказчику выбрать формат ведения ИД (бумага или «только электронно») и фиксировать это решение на старте проекта.

Закрытие работ

КС-документы фиксируют объемы и стоимость выполненных работ и служат основанием для оплаты. Связка следующая: КС-6а накапливает данные по выполнению (объемы и стоимость нарастающим итогом), на их основе оформляют КС-2, а затем КС-3. В электронном виде это работает при согласованном порядке проверки и подписания и при использовании электронной подписи уполномоченными лицами.

Автоматизация отчетности

Если отчетность оформлять вручную, легко получить расхождения по датам, объемам и периодам: данные дублируются, переписки отнимают время, а при замечаниях приходится пересобирать файлы и заново собирать подписи. Автоматизация отчетности снимает эти риски: процессы и участники интегрированы в одну систему, поэтому меньше ручного ввода, проще контроль версий и быстрее согласование и подписание.

Ниже — как это работает в ЦУС («Цифровое управление строительством») при формировании КС-6а, КС-2 и КС-3.

Журнал по форме КС-6а в ЦУС создают всего за три шага

1. На вкладке «Все» нажать на кнопку «Создать документ» и выбрать «Акты КС», затем «КС-6а».

2. В открывшемся окне заполнить поля: тип, сметный расчет в качестве основы, закрываемые позиции. Можно нажать кнопку «Заполнить позиции автоматически», но можно и вручную выбрать нужные позиции из сметы.

3. Отправить КС-6а на согласование — ЦУС позволяет подписать его электронной подписью, полностью исключив бумажный документооборот.

КС-2 и КС-3 формируют следующим образом

1. Согласованные сметы проекта загружаются в модуль «Сметы» в форматах gge, gsfx или с помощью Excel-шаблона. Можно загружать как локальные расчеты, так и смету контракта. На основании этих документов формируется ГПР, в котором уже есть данные о видах работ, объемах и сметной стоимости. Фактические данные о выполненных работах вносят в электронный ГПР. Система пересчитывает их и в единицах, и в процентах.

Акт КС-2 формируется на основании данных факта, внесенных в ГПР. Нужно указать в экранной форме отчетный период и сметы, на основании которых формируется КС, и система автоматически заполнит информацию обо всех работах, которые к относятся к данному периоду и смете.

2. Затем на основании КС-2 создается справка КС-3: также нужно выбрать период, и система соберет данные в форму.

3. Дальше ЦУС предлагает отправить электронные КС-2 и КС-3 на согласование: это значит, что все заинтересованные лица проверяют документы до начала подписания. Если нашли нарушения, создают замечания к документу, исполнитель их устраняет и отправляет на согласование новую версию. Документ подписывают с помощью электронной цифровой подписи, при этом всем подписантам приходят уведомления. Важно отметить, что история согласования документа в ЦУС сохраняется.

Отчетность в строительстве: таблица документов, сроков и ведомств

Ниже — сводная таблица: какую отчетность строительные компании сдают по объектам и регламенту, с указанием сроков и ведомств.

Выводы

1. Отчетность в строительстве — это комплект обязательных документов по объекту, который фиксирует, как выполнялись работы на объекте, что выполнено и принято, и на какую сумму и на каком основании идут расчеты. Кроме того, отчетность застройщика подтверждает, что компания выполняет требования контролирующих органов.
2. Отчетность строительной компании можно разбить на три составляющие: документы по объектам (ИД), документы закрытия работ для расчетов (КС-6а, КС-2, КС-3) и отчетность по регламенту (бухгалтерская, налоговая, кадровая/взносы, статистическая, при необходимости — экологическая).
3. Сроки сдачи отчетности удобно разделить на объектные (по работам и расчетам) и регламентные (по календарю компании). ИД оформляют по мере выполнения работ и готовят к приемке; КС оформляют по договорному периоду (чаще ежемесячно/по этапам). Регламентные формы сдают по календарю ФНС, Росстата и других ведомств. Экологическая отчетность появляется, если объект относится к НВОС. Тогда в календарь добавляются формы 2-ТП и 4-ОС, а при наличии обязанности — плата и декларация НВОС, отчет ПЭК.
4. Электронный формат ИД регулируется отраслевыми нормами: Приказом Минстроя № 344/пр и ГОСТ Р 70108−2025 (закрепляет приоритет XML при наличии утвержденных схем). Регламентную отчетность компании сдают в электронном виде по общим правилам: их задают 402-ФЗ и требования ведомств — ФНС и Росстата.
5. В платформе ЦУС («Цифровое управление строительством») можно автоматизировать разные виды отчетности, например, заполнить формы КС-6а, КС-2 и КС-3. Журнал учета выполненных работ КС-6а входит в список первичной документации проекта — именно на его основе формируют дальнейшую отчетность КС-2 и КС-3.