Электронный документооборот в строительстве

Производительность в строительной организации во многом зависит от документооборота — если процесс обмена документами налажен, это сокращает сроки сдачи работ, а значит, ускоряет денежные выплаты и позволяет избежать проблем с контрагентами.

Обмен бумажной документацией редко работает как отлаженный механизм — бумаги теряются, приходят в негодность, их передача зачастую связана со сложной логистикой. Переход на электронный документооборот или ЭДО избавляет строительные компании от большинства этих проблем, а еще позволяет сократить затраты.

Подробное руководство: Как заказчику и генподрядчику построить сквозную строительную отчетность

Получить

Проблемы бумажного документооборота в строительстве

В строительных компаниях, у которых документооборот все еще ведется на бумаге, нередко в связи с этим возникают проблемы.

1. Путаница в документах и нарушение сроков

Когда документация строительной компании ведется в бумажном виде, это нередко приводит к высокой нагрузке на отдел ПТО, нарушению сроков и путанице в закрывающих документах и оплатах. Из-за неподписанных и непереданных в срок документов заказчик не понимает, что реально происходит на объекте, а подрядчик не получает деньги за выполненные работы вовремя.

2. Длительное согласование документов

Когда очередной этап строительства завершается, заказчик и подрядчик могут потратить до нескольких месяцев на то, чтобы закрыть его документально, если документооборот происходит на бумаге. Сначала подрядчик готовит исполнительную документацию, потом рассылает пакет документов на согласование и подписание всем участникам проекта. Но в документах могут обнаружиться ошибки или недочеты. В результате исполнительную документацию придется исправлять, то есть весь процесс начнется заново.

3. Сложности в поисках нужной документации

Строительные компании работают с инженерными чертежами, сметными документами, в которых отражаются стоимость и выполнение строительных работ, планами-проектами и другими бумагами. Какие-то из этих документов активно используют в повседневной работе в течение всего периода стройки, другие подписывают и сразу отправляют в архив, третьи нужны на каких-то определенных этапах строительства. В результате сотрудники строительной компании тратят немало времени просто на поиск нужного документа.

4. Сложности в контроле и сопоставлении данных

Данные, отраженные в бумажных документах, трудно сопоставить — если нужно проконтролировать расход материалов, сравнить или оценить остатки, понять, что из этого на каком этапе использовать и что еще надо докупить, придется потратить много времени.

5. Отсутствие контроля

Недостаточная прозрачность учета, характерная для бумажного документооборота, иногда приводит к неразберихе в использовании материалов. Автоматизация работы с документами упростит контроль и предотвратит ошибки в поставках и возможность нелегитимного использования материалов.

6. Дополнительная нагрузка на проектно-инженерный состав

Еще одна проблема, в основе которой лежит бумажный документооборот, — высокая нагрузка на специалистов проектно-инженерного состава: сметчиков, проектировщиков, инженеров, архитекторов и других. Такие специалисты работают с большим количеством документов и справочников, а поиск нужной информации в бумажной документации занимает немало времени и негативно влияет на производительность труда.

Какие документы в строительстве можно вести в электронном виде

Замена бумажной документации в строительстве на электронный документооборот помогает быстрее закрывать этапы. По завершении каждого этапа работ на объекте, строительная компания должна сформировать комплект исполнительной документации:

• Акт освидетельствования геодезической разбивочной основы
• Акты разбивки осей объекта капитального строительства на местности
• Акты освидетельствования скрытых работ, и другие виды актов
• Замечания строительного контроля
• Основной комплект рабочих чертежей
• Исполнительные схемы
• Результаты экспертиз, обследований, лабораторных и иных испытаний выполненных работ
• Документы, подтверждающие проведение контроля качества и входного контроля применяемых стройматериалов, изделий, конструкций и оборудования
• Общий и специальные журналы работ

Исполнительная документация в электронном виде или в бумажном: в чем разница и как реализовать на практике

Перейти

В соответствии с Приказом Минстроя России № 344/пр от 16 мая 2023 года все эти документы можно перевести из бумажного варианта в цифровой формат. Еще электронный документооборот в строительной организации способен упростить работу со сметами, спецификациями, отчетами и прочим.

Плюсы ЭДО

Некоторые строительные компании полагают, что внедрение электронного документооборота приведет к лишним тратам. Но плюсы такого решения позволят настолько оптимизировать производственные процессы, что все траты окупятся.

Упрощение процедуры согласования и исправления документов. Переход к ЭДО позволяет привести документацию в единообразный вид и работать с ними так, чтобы оперативно исправлять ошибки и неточности. Это упрощает процесс согласования и делает его прозрачным — в любой момент можно увидеть, на какой стадии процесс приостановился, можно оставить комментарий, посмотреть историю исправлений.

Как оформить акт освидетельствования скрытых работ в электронном виде

Перейти

Ответственное лицо может согласовать последнюю версию документа и подписать ее электронной подписью, а значит, больше не надо ждать, пока сотрудник вернется с объекта или из командировки.

Снижение затрат. Можно не перевозить документы из одного офиса в другой, на стройку и обратно — все согласования происходят через интернет, а значит, сокращаются расходы на транспорт.

Расходы на бумагу и печать документов также уменьшаются. Не надо организовывать место для хранения архива — все хранится в электронном виде.

Ускорение процессов. Работа с удаленными филиалами и дочерними компаниями в других регионах больше не будет зависеть от разницы во времени.

Когда у сотрудников на ключевых постах есть персональные квалифицированные электронные подписи, они могут подписывать документы прямо в системе, и документы имеют юридическую силу.

В свою очередь быстрое подписание документов с контрагентами ускоряет взаиморасчеты.

Повышение репутации. Если в строительной компании внедрен и налажен электронный документооборот, сдача объекта происходит быстрее и проще, а расчеты с подрядчиками происходят вовремя. В результате финансовые риски компании сведены к минимуму, с контрагентами налажены партнерские отношения, а это, в свою очередь, повышает репутацию компании на рынке.

Пошаговый план внедрения ЭДО в строительстве

Каждая строительная организация самостоятельно составляет план внедрения электронного документооборота. Различаться могут не только этапы, но и цели внедрения: кто-то постепенно переводит на ЭДО отдельные подразделения компании, а кто-то — разные категории документов.

Чаще всего переход на ЭДО включает в себя такие этапы:

Анализ существующей системы документооборота. Компания должна проверить всю цепочку, выявить слабые места, определить, что нужно изменить в первую очередь.

Компания оценивает:

• какие документы приходится регулярно заполнять;
• по каким маршрутам перемещается документация;
• как регистрируют входящие и исходящие документы.

По результатам анализа определяют требования для будущего ЭДО.

Определение целей и задач. В рамках этого процесса строительная организация должна определиться, каких целей она хочет достичь внедрением электронного документооборота.

В зависимости от запланированных целей и задач будут меняться мероприятия.

Запуск работы ЭДО. Компания должна выбрать оператора электронного документооборота, оформить электронную подпись, организовать для сотрудников обучение для работы в системе.

Решения для электронного документооборота в строительстве

Практически во всех сервисах ЭДО на российском рынке решен вопрос удобного и надежного хранения информации — благодаря тому, что вся информация о строительстве хранится в одном месте, у заказчиков, генподрядчика и субподрядчиков складывается единая картина по выполнению работ и исполнительной документации.

Многие программы позволяют формировать исполнительную документацию, в том числе акты КС-2 и КС-3, и подписывать ее с помощью ЭЦП. А вот вести строительный контроль можно далеко не в каждом сервисе.

ЦУС Строительный документооборот

Система электронного документооборота в строительстве

Перейти

В некоторых сервисах можно хранить документы с сортировкой по срокам создания, а также сравнивать чертежи — версии накладываются друг на друга, и расхождения подсвечиваются.

Большинство решений позволяют осуществлять финансовое планирование, автоматически формировать календарные и ресурсные планы.

Платформа «Цифровое управление строительством»

«Цифровое управление строительством» (ЦУС) — это облачное цифровое решение для комплексного управления строительными проектами. Входит в перечень рекомендованного ПО Минстрой РФ.

Сервис способен полностью перевести документооборот в электронный вид: в нем можно создавать договоры, заполнять исполнительную документацию, акты скрытых работ, КС-2, КС-3, реестры исполнительной документации. На платформе «ЦУС» более 60 шаблонов стандартных форм документов, есть конструктор документов для создания собственных шаблонов с помощью визуального редактора. Программа максимально упрощает ведение исполнительной документации в строительстве.

Документы согласовываются также в электронном виде. Участники могут вносить замечания, а инициатор процесса получит уведомление. При этом вся история согласований сохраняется.

Участники подписывают документы квалифицированной цифровой подписью. Документы, сформированные и подписанные в сервисе, принимают Госорганы, в том числе Федеральное Казначейство.

Система поддерживает загрузку документов в форматах docx, xls или их сканированные версии. Все созданные внутри системы документы хранятся в облаке, и любой участник строительства с соответствующим доступом может в любое время вернуться к ним.

Возможные результаты перехода на ЭДО в строительстве

Если строительная компания перейдет на электронный документооборот, она может получить:

• быстрое согласование документации;
• упрощение процедуры внесения правок;
• упрощение хранения документации;
• ускорение расчетов;
• повышение репутации на рынке.

Как цифровые платформы упрощают планирование процесса строительства

Перейти