Среда общих данных в строительстве — это программа, в которой все участники формируют и хранят данные по проекту, обмениваются ими. В результате заказчик, проектировщик, генподрядчик, подрядчики используют в работе одинаковую информацию из единого источника — СОД программы, поэтому ошибок и расхождений в документации становится меньше. Как это происходит на практике, разберемся в статье.
Какие проблемы при управлении данными в строительстве помогает решить СОД
В строительстве участвуют много сторон, документы нужно согласовывать на нескольких уровнях, поэтому отслеживать все изменения в данных сложно. Ниже примеры ошибок, которые возникают на практике.
Документы в строительстве при согласовании могут иметь несколько версий, в которых легко запутаться
Рассмотрим проблему версий документов на примере смет. В строительстве большого объекта могут участвовать много подрядчиков и, соответственно, у каждого будут свои сметы. Ответственный сметчик проекта должен следить за актуальностью всех этих документов. Бывает, что в смету нужно внести изменения. Например, поменялись расценки на какие-то материалы, на словах новые цены согласовали, но их нужно отразить в документах и учесть при планировании ресурсов. Для этого сметчик вручную делает корректировку сметы, пересчитывает стоимость, согласовывает и вносит изменения в план. Когда таких изменений много, есть вероятность, что он ошибется — например, внесет в план не все изменения.
Система электронного документооборота в строительстве
При передаче информации от одного участника к другому данные можно потерять или исказить
Еще один момент, при котором в документах могут возникнуть ошибки, — передача информации от одного участника к другому. Без среды общих данных файлы пересылают в мессенджерах или по электронной почте. Сотрудник случайно прикрепил не ту версию файла — и на стройплощадку попала неактуальная информация, и по ней стали выполнять работы. Это может привести к ошибкам в строительстве, на исправление которых потребуется дополнительное время и ресурсы.
Подробное руководство: Как заказчику и генподрядчику построить сквозную строительную отчетность
Обработка данных вручную — трудоемкий процесс
Когда заказчик, генподрядчик и подрядчики хранят информацию в разных системах, ее сложно состыковать. Например, финансовые документы создают в 1С, строительные — в Excel и специализированных программах, а обмениваются ими во внешнем сервисе электронного документооборота. Чтобы подготовить отчет в таком случае, нужно вручную собрать и скопировать данные из разных программ — это может занять неделю работы нескольких человек.
Перечисленные проблемы подтолкнули специалистов строительной отрасли искать новые подходы к управлению данными в строительстве. Ответом на этот вызов стала концепция единого информационного пространства, когда все участники проекта объединены в одну информационную среду и в ней обмениваются данными. Такую информационную среду называют средой общих данных.
СОД в строительстве — это программа для совместной работы и обмена информацией всех участников проекта на всех стадиях строительства.
Как на практике работает среда общих данных
Среда общих данных открывает новые возможности управления данными в строительстве. Когда информация хранится в машиночитаемом формате внутри одной программы, данные из разных документов можно автоматически сравнить, скопировать, представить в удобном виде, например, в таблице или на графике, или скомпоновать в новый документ — отчет, акт и другие. Чем больше объем общих данных, тем больше процессов можно оцифровать.
Пример из жизни
На проекте строительства площадки по добыче нефти в Канаде пришлось срочно заменить подрядчика, который нарушил нормы безопасности. Речь шла об одном из самых перспективных проектов в регионе: потенциальные объемы производства оценивали в 194 000 баррелей в день, а ожидаемый жизненный цикл шахты — более чем в 50 лет. Бюджет проекта составлял 13 миллиардов канадских долларов.
Из-за вынужденной смены подрядчика возник риск, что сроки строительства будут сорваны. Быстро ввести в курс дела новую организацию помогла среда общих данных в строительстве. Подрядчику, принявшему объект, нужно было разобраться, кто несет ответственность за какие работы, когда срок их исполнения и какие соглашения уже выполнены. Всю эту информацию получили из системы управления строительством и объект сдали в срок.
Преимущества СОД
Как работает управление данными в строительстве с помощью СОД, рассмотрим на примере программы «Цифровое управление строительством». ЦУС — это комплексное решение, задача которого оцифровать все строительные процессы и организовать электронный документооборот.
С помощью ЦУС можно:
- настраивать роли и права доступа для каждого участника;
- создавать и редактировать любые документы: исходно-разрешительные и проектно-сметные, исполнительные, документы строительного контроля, документы для ввода объекта в эксплуатацию, а также заявки на материалы, официальные письма и другие;
- согласовывать по индивидуальному сценарию и подписывать юридически значимые документы;
- создавать информативную аналитику в виде виджетов, которые обновляются при любом изменении данных в системе;
- формировать и согласовывать исполнительную документацию;
- вести календарно-сетевое планирование и контролировать фактическое выполнение работ (план / факт).
Среду можно настроить под ваши рабочие процессы
Так как процессы на каждом проекте могут отличаться, платформа имеет гибкую структуру: она состоит из 12 модулей, которые можно настраивать под задачи конкретного клиента. Например, заказчик хочет видеть, как расходуются финансы, исполняются контракты и происходит целевое освоение денежных средств, но ему необязательно знать, какая бригада рабочих сейчас на участке. А вот генподрядчику интересны внутренние процессы, бюджетирование, ресурсы.
Документы в ЦУС доступны с любого устройства с интернетом и надежно защищены
ЦУС — это облачный сервис, поэтому он доступен с любого устройства при наличии интернета. Все данные в ЦУС хранятся на защищенных серверах по классу К2, а предыдущие версии документа сохраняются, так что потерять информацию практически невозможно.
Часть данных заполняется автоматически
В системе есть формы электронных документов, а данные в них частично заполняются автоматически из связанных разделов системы. Например, если в модуле «Информация» указаны роли участников строительства, то информация о них автоматически заполнится в актах КС-2.
Электронные документы не нужно дублировать на бумаге
С 1 сентября 2023 года, по приказу Минстроя России
Документы в электронном виде подписывают квалифицированной электронной подписью, тогда они имеют такую же юридическую значимость, как подписанные от руки на бумаге. Чтобы получить такую подпись, нужно обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи РФ. Удостоверяющий центр выпустит сертификат и ключ электронной подписи и запишет его на USB-токен, защищенный паролем. КЭП нужна только тем сотрудникам организации, которые наделены правом подписи.
Резюме
Среда общих данных дает возможность контролировать версии документов, избегать ошибок и расхождений в информации, позволяет автоматизировать рабочие процессы и формировать информативную аналитику. Все это значительно упрощает управление данными в строительстве.
Пример СОД программы в строительстве — это система «Цифровое управление строительством». В ЦУС все документы защищены по классу защиты К2 и доступны с любого устройства с интернетом. Их можно подписывать электронной квалифицированной подписью прямо в системе и не нужно дублировать на бумаге. Между документами и данными можно устанавливать связи, благодаря которым часть информации при создании нового документа заполняется автоматически. А модуль BI-аналитики позволяет создавать виджеты на основе любых строительных и финансовых данных в системе.
