ГК «Стройтрансгаз» (СТГ) — ведущий строительный холдинг, который строит проекты разного масштаба и профиля: от нефтегазопроводов и АЭС до спортивных сооружений и объектов культурного наследия.
Перед компанией встала задача сократить НЗП с помощью перехода на облачную технологию в строительстве. Рассмотрим, как это удалось сделать на примере цифровизации строительства музейного и театрально-образовательного комплекса (МиТОК) в Калининграде.
Содержание:
- НЗП как результат трудоемкого формирования ИД
- Решение: внедрить отраслевой «трекер задач» с возможностями ЭДО
- ЦУС помогает координировать ответственных
- Формирование ИД стало быстрым и прозрачным
- Строительный контроль выдает электронные предписания с фотографиями
- Результат: сокращение НЗП и упрощение документооборота
НЗП как результат трудоемкого формирования ИД
Для сдачи работ заказчику генподрядчик должен предоставить полную исполнительную документацию: акты, исполнительные схемы, сертификаты и специальные заключения. Набор документов для ИД огромен и зависит от конструктива: может потребоваться как сертификат от производителя, так и более сложный документ, например, заключение МЧС.
Если работы выполнены фактически, но недостает сопроводительных документов, заказчик не примет работу. В результате незавершенное производство (НЗП) возрастает — затраты понесены, а оплаты нет. И наоборот: чем быстрее принимают работы, тем меньше НЗП.
У СТГ в работе большие проекты, участвует много подрядчиков, каждый из которых должен своевременно оформить документы. Поэтому сокращение НЗП — критически важная задача. Ее решали с помощью Excel-таблиц с задачами на сотни позиций.
Вот как раньше происходил контроль над процессами:
- Собирали информацию по объектам, что необходимо сделать.
- Передавали огромный Excel-файл со множеством задач по отделам и сотрудникам.
- Узнавали на совещаниях, у кого какой статус и стадия. Сотрудники забывали отмечаться в файле, поэтому на совещаниях была долгая перекличка, кто и что уже сделал.
- Выяснялось, что файл быстро устаревает: часто появляется новая информация, которую сложно было всем донести. Поэтому приходилось начинать сначала.
В таких процессах отсутствовала прозрачность. Не было понятно, кто, что и когда должен сделать. «Стройтрансгаз» нужна была облачная технология в строительстве, чтобы управлять структурой НЗП: в любой момент времени понимать, каких документов не достает, что сейчас в работе и в каком статусе.
Решение: внедрить отраслевой «трекер задач» с возможностями ЭДО
Компания искала IT-решение, которое бы объединило несколько функций: единое пространство данных, электронный строительный документооборот и возможность ставить задачи, чтобы закреплять дедлайны и ответственность за конкретным сотрудником. Специалисты СТГ составили критерии для системы, изучили рынок и выбрали облачную технологию «Цифровое управление строительством» (ЦУС). Объект для внедрения тоже был выбран по определенным критериям. Им стал музейный и театрально-образовательный комплекс в Калининграде.
Платформа ЦУС отвечала трем главным критериям, она сочетает в себе:
Возможности отслеживания задач. У каждой задачи есть срок и ответственное лицо. Например, видно, кто и когда должен устранить замечание строительного контроля, а кто — подписать документ.
Отраслевую специфику. Пользователи могут формировать электронные документы по актуальным шаблонам. Для этого есть 80+ готовых шаблонов актов, в которые автоматически подтягивается часть данных. Акты связаны с журналами, что исключает путаницу и потерю документов.
Систему оповещения о задачах. ЦУС напоминает исполнителю о задаче до тех пор, пока она не будет выполнена. Если срок подходит к концу, система уведомляет об этом руководителя, который может принять меры: например, предупредить сотрудника или поднять вопрос вышестоящему руководству.
Алексей Коваль, руководитель офиса цифровой трансформации и управления проектами АО «Стройтрансгаз»
Для нас также было важно, что в платформе «Цифровое управление строительством» подписание документов происходит через доверенного провайдера. Усиленная квалифицированная электронная подпись — это криптографическая конструкция, которую сложно подделать. Уполномоченный провайдер оставляет цифровой след, который мы тщательно отбираем, чтобы потом можно было использовать его в качестве доказательства.
ЦУС помогает координировать ответственных
ЦУС представляет собой общую среду данных. Это означает, что заказчик, генподрядчик, подрядчик, стройконтроль и авторский надзор всегда работают с актуальными документами и видят их статус.
Также в системе можно отслеживать, кто и когда внес правки, где завис документ, какие этапы тормозят процесс. Например:
- Ведущий инженер ПТО от генподрядчика видит, что 90% документов для пакета ИД готово, а 10% не донес ответственный за АОСР по кровле.
- Бывает сложно получить подпись от представителя другой организации, например технадзора. ЦУС отобразит, кто и когда поставил подпись, а кто — еще нет.
Облачная технология в строительстве позволяет управлять процессом и координировать участников проекта так, чтобы документация формировалась вовремя, и тем самым помогает сократить НЗП.
Формирование ИД стало быстрым и прозрачным
Инженеры ПТО подрядчиков формируют в ЦУС полностью электронную исполнительную документацию. Теперь не нужно печатать каждый документ в трех-четырех экземплярах и тратить время на логистику. В системе создают:
- Исполнительные акты: акт освидетельствования скрытых работ, акт освидетельствования ответственных конструкций, акт о проведении входного контроля и другие акты.
- Приложения к актам: исполнительные схемы, паспорта и сертификаты качества материалов, протоколы ВИК и УЗК.
- Строительные журналы: общий журнал работ и журнал входного контроля и контроля качества материалов.
Представители строительного контроля выставляют замечания к исполнительной документации, если чего-то не хватает. Процесс проверки электронных актов стал прозрачным, а участники проекта работают слаженно и эффективно.
Алексей Коваль, руководитель офиса цифровой трансформации и управления проектами АО «Стройтрансгаз»
Сотрудники стали более дисциплинированными. Теперь они вынуждены думать наперед. Они понимают, что в ЦУС их все равно проконтролируют, поэтому стараются делать все правильно с первого раза. Раньше можно было сделать для галочки, чтобы отчитаться, а потом уже исправить ошибки. Но теперь, когда они знают, что их обязательно проверят и нет возможности переделать, они сразу стараются сделать все качественно. За счет этого происходит сокращение НЗП.
Строительный контроль выдает электронные предписания с фотографиями
Инженеры строительного контроля формируют 100% предписаний через ЦУС. Для этого они создают проверки и указывают нарушения — после чего предписания создаются автоматически. В свою очередь подрядчик устраняет недостатки и оформляет об этом электронный акт.
В ЦУС строительный контроль фиксирует все факты о проверке: присутствовал ли на ней подрядчик, в чем состоит нарушение, когда его нужно закрыть и как оно выглядит на фотографиях.
Списки документов СК структурированы в форме реестров, где видно организацию, ответственного, статус проверки и фактическую дату устранения.
Результат: сокращение НЗП и упрощение документооборота
Внедрение облачной платформы позволило ускорить документооборот — исполнительная документация теперь закрывается на 30% быстрее. Сокращение НЗП на треть существенно для большого проекта.
Казначейство приняло 248 пакетов электронной исполнительной документации без единого замечания. Каждый документ подписан электронной подписью.
Получить экономический результат от внедрения облачной технологии для цифровизации строительства помогли:
- Единая среда данных, где собраны всегда актуальные задачи и документы.
- Прозрачные процессы: видно, кто ответственный и какой срок у задачи.
- Улучшение управляемости: руководитель видит, каких документов и подписей не хватает, и может предпринять меры.
- Автоматизация рутинных операций: система уведомляет исполнителей о сроках, часть документации формируется автоматически.
Алексей Коваль
Проект — это нечто новое, и мы не всегда знаем, какие трудности могут возникнуть на пути. Если бы мы могли предвидеть все проблемы, мы бы планировали проект иначе. Цифровизация — это инструмент управления проектом. Она позволяет собирать и анализировать большое количество данных с объекта. Это помогает понять его «сердцебиение» и управлять рисками. Облачные технологии в строительстве нужны, чтобы обеспечить своевременное завершение проекта и соответствие его стоимости смете.
