Содержание
Что такое исполнительная документация в строительной компании
Исполнительная документация — это обширный объем документов, сопровождающий все этапы строительного процесса. Сюда входят:
- геодезические схемы;
- схемы инженерных сетей и подземных конструкций;
- общий и специальные журналы работ;
- документы контроля качества стройматериалов и выполняемых работ;
- документы, относящиеся к авторскому надзору;
- акты освидетельствования скрытых работ;
- рабочие чертежи;
- закрывающая документация — акты КС2, КС3;
- другие документы, фиксирующие проведение тех или иных строительных работ.
Пройдите бесплатный курс о том, как легко начать процесс цифровизации строительства
Важная часть исполнительной документации — это журналы разных типов работ, в которых фиксируются все ответственные лица, все фактически проведенные работы, замечания по их выполнению и устранения замечаний.
После завершения каждого этапа работ или в рамках отчетного периода строительной компании нужно подготовить определенный пакет документов — то есть оформить, согласовать и подписать финальную версию определенной бумаги из комплекта исполнительной документации.
Как формируют и ведут исполнительную документацию в стройкомпании сегодня
В большинстве случаев все процессы ведутся в бумажном виде, взаимодействие между участниками стройки — в почте и мессенджерах, а для подписания бумажные документы нужно пересылать с помощью транспортной компании. Таким образом, согласование исполнительной документации затягивается на месяцы.
В едином цифровом пространстве все те же процессы занимают несколько дней. И чем быстрее подписывается документация, тем быстрее происходит оплата счетов.
Внедрите электронную документацию и актирование на своих объектах за 2 месяца
Ответственность за формирование и ведение исполнительной документации ложится на того, кто производит строительные или ремонтные работы. Подписывают документы ответственные лица от имени следующих организаций:
- заказчик;
- подрядчик;
- инженерно-технические сети;
- контрольные и надзорные органы.
Комплект исполнительной документации от заказчика и подрядчика отправляется в надзорный орган для проверки и хранится там до оформления заключений. После завершения проверок исполнительная документация возвращается к заказчику и хранится у него. Объем документации по одному проекту может достигать 30 килограммов.
Такой сложной логистики можно избежать, если цифровизировать процессы создания, контроля, согласования и хранения исполнительной документации в строительстве. Рассказываем, как это сделать с помощью цифровых сервисов.
Как автоматизировать ведение и согласование исполнительной документации в строительстве
Первое, что нужно сделать — это договориться со всеми участниками строительства об использовании системы электронного документооборота. Как правило, подписывается соглашение, которое регулирует порядок ведения исполнительной документации в электронном виде.
В случае если это одна IT-платформа, взаимодействие между сторонами будет максимально эффективным. Среда общих данных для всех участников строительства создает два безусловных преимущества:
- целостность данных: документы не теряются, они всегда находятся в одной системе, и нет потерь информации на стыках разных систем. Все версии документов также находятся в одной системе, можно проследить историю изменений;
- экономия времени: один и тот же документ можно переслать, скорректировать и согласовать за пару минут, независимо от того, насколько участники удалены друг от друга географически.
Выше мы уже говорили о том, что каждый месяц строительная компания должна подготовить определенный пакет документации. В IT-платформе происходит точно также: определяются даты для сдачи отчетности, и лица, ответственные за выпуск документов и их подписание. Файлы создаются из заранее заданных шаблонов, что упрощает документооборот.
Все сформированные в единой цифровой среде документы являются юридически значимыми также, как и их бумажные версии. Они подписываются квалифицированной электронной подписью. Только такой вид электронной подписи сертифицируется ФСБ и признается судом и государством как легитимный.
Вся документация хранится в облаке, таким образом, потерять подписанный документ невозможно — он хранится в системе, и резервируется в нескольких местах:
- на компьютерах самой компании, которая может создавать архивы с любой нужной периодичностью;
- в ЦОДах вендора;
- IT-система должна быть сопряжена с аккредитованной платформой электронного документооборота ViPNet ЭДО, в которой также резервируются файлы.
Можно ли вести электронную исполнительную документацию: что говорит закон
В 2023 году вся исполнительная документация в строительстве, кроме общего журнала работ, поддается автоматизации и подписывается электронной подписью. Это прописано в Приказе Ростехнадзора
К исполнительной документации в том числе относятся закрывающие документы:
- акты выполненных работ,
- справка о стоимости выполненных работ,
- исполнительная документация,
- журнал учета выполненных работ формы КС-6а,
- акты освидетельствования каких-либо видов работ, и другая документация.
Исключение: только общий журнал работ до 1 сентября 2023 должен вестись на бумаге непосредственно на объекте. Он регистрируется в государственном строительном надзоре.
Но с 1 сентября 2023 вступают в силу два Приказа Минстроя: № 1026/ПР и № 1015/пр. С этого момента и общий журнал работ можно будет вести в электронном виде, а также регистрировать его на платформе государственного строительного надзора в электронном виде. С 1 сентября мы можем полностью перейти на цифровой формат и целиком автоматизировать исполнительную документацию в строительстве.
