В статье расскажем, какие документы входят в состав исполнительной документации в строительстве, как ее формирование и ведение поддается автоматизации, как подписывать документы с помощью квалифицированной электронной подписи и что говорит закон о цифровизации исполнительной документации.
Содержание
Что такое исполнительная документация в строительной компании
Исполнительная документация — это обширный объем документов, сопровождающий все этапы строительного процесса. Сюда входят:
- акт освидетельствования геодезической разбивочной основы объекта;
- акты разбивки осей на местности;
- акты освидетельствования скрытых работ;
- акты освидетельствования строительных конструкций;
- акты освидетельствования участков инженерных сетей;
- замечания стройконтроля о недостатках выполнения работ;
- рабочие чертежи;
- геодезические схемы;
- схемы инженерных сетей и подземных конструкций;
- акты испытания технических устройств и опробования систем инженерно-технического обеспечения;
- результаты экспертиз и испытаний, проведенных в процессе строительного контроля;
- документы контроля качества стройматериалов и выполняемых работ;
- общий и специальные журналы работ.
Пройдите бесплатный курс о том, как легко начать процесс цифровизации строительства
Важная часть исполнительной документации — это журналы разных типов работ, в которых фиксируются все ответственные лица, все фактически проведенные работы, замечания по их выполнению и устранения замечаний.
После завершения каждого этапа работ или в рамках отчетного периода строительной компании нужно подготовить определенный пакет документов — то есть сформировать, согласовать и подписать финальную версию определенной бумаги из комплекта исполнительной документации.
Как формируют и ведут исполнительную документацию в стройкомпании сегодня
В большинстве случаев все процессы ведутся в бумажном виде, взаимодействие между участниками стройки — в почте и мессенджерах, а для подписания бумажные документы нужно пересылать с помощью транспортной компании. Таким образом, согласование исполнительной документации затягивается на месяцы.
Цифровизация исполнительной документации поможет решить эту проблему. В едином цифровом пространстве все те же процессы занимают несколько дней. И чем быстрее подписывается документация, тем быстрее происходит оплата счетов.
Внедрите электронную документацию и актирование на своих объектах за 2 месяца
Ответственность за формирование и ведение исполнительной документации ложится на того, кто производит строительные или ремонтные работы. Подписывают документы ответственные лица от имени следующих организаций:
- заказчик;
- подрядчик;
- инженерно-технические сети;
- контрольные и надзорные органы.
Комплект исполнительной документации от заказчика и подрядчика отправляется в надзорный орган для проверки и хранится там до оформления заключений. После завершения проверок исполнительная документация возвращается к заказчику и хранится у него. Объем документации по одному проекту может достигать 30 килограммов.
Такой сложной логистики можно избежать, если цифровизировать процессы создания, контроля, согласования и хранения исполнительной документации в строительстве. Рассказываем, как это сделать с помощью цифровых сервисов.
Как автоматизировать ведение и согласование исполнительной документации в строительстве
Первое, что нужно сделать — это договориться со всеми участниками строительства об использовании системы электронного документооборота. Как правило, подписывается соглашение, которое регулирует порядок ведения исполнительной документации в электронном виде.
В случае если это одна IT-платформа, взаимодействие между сторонами будет максимально эффективным. Среда общих данных для всех участников строительства создает два безусловных преимущества:
- целостность данных: документы не теряются, они всегда находятся в одной системе, и нет потерь информации на стыках разных систем. Все версии документов также находятся в одной системе, можно проследить историю изменений;
- экономия времени: один и тот же документ можно переслать, скорректировать и согласовать за пару минут, независимо от того, насколько участники удалены друг от друга географически.
Выше мы уже говорили о том, что каждый месяц строительная компания должна подготовить определенный пакет документации. В IT-платформе происходит точно также: определяются даты для сдачи отчетности, и лица, ответственные за выпуск документов и их подписание. Файлы создаются из заранее заданных шаблонов, что упрощает документооборот.
Все сформированные в единой цифровой среде документы являются юридически значимыми также, как и их бумажные версии. Они подписываются квалифицированной электронной подписью. Только такой вид электронной подписи сертифицируется ФСБ и признается судом и государством как легитимный.
Вся документация хранится в облаке, таким образом, потерять подписанный документ невозможно — он хранится в системе, и резервируется в нескольких местах:
- на компьютерах самой компании, которая может создавать архивы с любой нужной периодичностью;
- в ЦОДах вендора;
- IT-система должна быть сопряжена с аккредитованной платформой электронного документооборота, в которой также резервируются файлы.
Можно ли вести электронную исполнительную документацию: что говорит закон
В 2024 году вся исполнительная документация в строительстве поддается автоматизации и подписывается электронной подписью. Это прописано в п. 1 Порядка ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте (Приказ Минстроя России
Также с 1 сентября 2023 вступил в силу Приказ Минстроя № 1026/пр. Согласно ему общий журнал работ можно вести в электронном виде (п. 2 Приказа Минстроя № 1026/пр), а также регистрировать его на платформе государственного строительного надзора в электронном виде (п. 17 Приказа Минстроя № 1026/пр). Таким образом, в 2024 году мы можем полностью перейти на цифровой формат и целиком автоматизировать исполнительную документацию в строительстве.
