Цифровизация исполнительной документации в строительстве. С чего начать?

Цифровизация исполнительной документации в строительстве. С чего начать?

Что такое исполнительная документация в строительной компании

Исполнительная документация — это обширный объем документов, сопровождающий все этапы строительного процесса. Сюда входят:

  • геодезические схемы;
  • схемы инженерных сетей и подземных конструкций;
  • общий и специальные журналы работ;
  • документы контроля качества стройматериалов и выполняемых работ;
  • документы, относящиеся к авторскому надзору;
  • акты освидетельствования скрытых работ;
  • рабочие чертежи;
  • закрывающая документация — акты КС2, КС3;
  • другие документы, фиксирующие проведение тех или иных строительных работ.

Важная часть исполнительной документации — это журналы разных типов работ, в которых фиксируются все ответственные лица, все фактически проведенные работы, замечания по их выполнению и устранения замечаний.

После завершения каждого этапа работ или в рамках отчетного периода строительной компании нужно подготовить определенный пакет документов — то есть оформить, согласовать и подписать финальную версию определенной бумаги из комплекта исполнительной документации.

Как формируют и ведут исполнительную документацию в стройкомпании сегодня

В большинстве случаев все процессы ведутся в бумажном виде, взаимодействие между участниками стройки — в почте и мессенджерах, а для подписания бумажные документы нужно пересылать с помощью транспортной компании. Таким образом, согласование исполнительной документации затягивается на месяцы.

В едином цифровом пространстве все те же процессы занимают несколько дней. И чем быстрее подписывается документация, тем быстрее происходит оплата счетов.

Ответственность за формирование и ведение исполнительной документации ложится на того, кто производит строительные или ремонтные работы. Подписывают документы ответственные лица от имени следующих организаций:

  • заказчик;
  • подрядчик;
  • инженерно-технические сети;
  • контрольные и надзорные органы.

Комплект исполнительной документации от заказчика и подрядчика отправляется в надзорный орган для проверки и хранится там до оформления заключений. После завершения проверок исполнительная документация возвращается к заказчику и хранится у него. Объем документации по одному проекту может достигать 30 килограммов.

Такой сложной логистики можно избежать, если цифровизировать процессы создания, контроля, согласования и хранения исполнительной документации в строительстве. Рассказываем, как это сделать с помощью цифровых сервисов.

В системах для ведения электронной исполнительной документации все документы по объекту собраны в одном месте
В системах для ведения электронной исполнительной документации все документы по объекту собраны в одном месте

Как автоматизировать ведение и согласование исполнительной документации в строительстве

Первое, что нужно сделать — это договориться со всеми участниками строительства об использовании системы электронного документооборота. Как правило, подписывается соглашение, которое регулирует порядок ведения исполнительной документации в электронном виде.

В случае если это одна IT-платформа, взаимодействие между сторонами будет максимально эффективным. Среда общих данных для всех участников строительства создает два безусловных преимущества:

  • целостность данных: документы не теряются, они всегда находятся в одной системе, и нет потерь информации на стыках разных систем. Все версии документов также находятся в одной системе, можно проследить историю изменений;
  • экономия времени: один и тот же документ можно переслать, скорректировать и согласовать за пару минут, независимо от того, насколько участники удалены друг от друга географически.

Выше мы уже говорили о том, что каждый месяц строительная компания должна подготовить определенный пакет документации. В IT-платформе происходит точно также: определяются даты для сдачи отчетности, и лица, ответственные за выпуск документов и их подписание. Файлы создаются из заранее заданных шаблонов, что упрощает документооборот.

Все сформированные в единой цифровой среде документы являются юридически значимыми также, как и их бумажные версии. Они подписываются квалифицированной электронной подписью. Только такой вид электронной подписи сертифицируется ФСБ и признается судом и государством как легитимный.

Все акты КС-2 в едином интерфейсе
Все акты КС-2 в едином интерфейсе

Вся документация хранится в облаке, таким образом, потерять подписанный документ невозможно — он хранится в системе, и резервируется в нескольких местах:

  • на компьютерах самой компании, которая может создавать архивы с любой нужной периодичностью;
  • в ЦОДах вендора;
  • IT-система должна быть сопряжена с аккредитованной платформой электронного документооборота ViPNet ЭДО, в которой также резервируются файлы.
Шаблон акта освидетельствования скрытых работ в системе ЦУС (Цифровое управление строительством)
Шаблон акта освидетельствования скрытых работ в системе ЦУС (Цифровое управление строительством)

Можно ли вести электронную исполнительную документацию: что говорит закон

В 2023 году вся исполнительная документация в строительстве, кроме общего журнала работ, поддается автоматизации и подписывается электронной подписью. Это прописано в Приказе Ростехнадзора от 26.12.2006 № 1128.

К исполнительной документации в том числе относятся закрывающие документы:

  • акты выполненных работ,
  • справка о стоимости выполненных работ,
  • исполнительная документация,
  • журнал учета выполненных работ формы КС-6а,
  • акты освидетельствования каких-либо видов работ, и другая документация.

Исключение: только общий журнал работ до 1 сентября 2023 должен вестись на бумаге непосредственно на объекте. Он регистрируется в государственном строительном надзоре.

Но с 1 сентября 2023 вступают в силу два Приказа Минстроя: № 1026/ПР и № 1015/пр. С этого момента и общий журнал работ можно будет вести в электронном виде, а также регистрировать его на платформе государственного строительного надзора в электронном виде. С 1 сентября мы можем полностью перейти на цифровой формат и целиком автоматизировать исполнительную документацию в строительстве.

    Читайте также

    Видео по теме

    Вопросы ответы по теме

    Электронная книга «Руководство по внедрению цифровизации в строительстве»
    Электронная книга «Руководство по внедрению цифровизации в строительстве»
    Полезные материалы от специалистов Академии ЦУС
    Покажем на практических кейсах как работает цифровизация
    Технический заказчик при строительстве школ внедрил ЭДО и исполнительную документациию
    Технический заказчик при строительстве школ внедрил ЭДО и исполнительную документациию
    Кейс как Росводоканал внедрил ЭДО, строительный контроль и исполнительную документацию на всех стадиях строительства
    Кейс как Росводоканал внедрил ЭДО, строительный контроль и исполнительную документацию на всех стадиях строительства
    И еще 3 подробных примера реализованных проектов по цифровизации крупных заказчиков мы пришлем вам на почту