«Турьев Хутор Девелопмент» развивает туристический комплекс на северном склоне хребта Аибга, куда войдут горнолыжные трассы, канатные дороги, отели. Объекты уникальны и проектируются в горной местности, поэтому ИРД и ПД проходят десятки итераций согласований.
Компания внедрила ЦУС для полного цикла работы с проектом. Пока оцифрована часть процессов: внутренний контур предпроектной подготовки и проектирования. ЦУС помог выстроить прозрачное управление проектированием в строительстве при работе с ИРД, ПИР и задачами проектных команд.
Промежуточные результаты:
- ИРД и ПД централизованно хранятся в одной системе;
- снизился риск потерь, дублирования файлов и работы по устаревшим версиям;
- ускорилась передача ИРД и проектных материалов между подразделениями;
- появилась прозрачность по статусам документов и задачам ПИР;
- сформирована единая цифровая среда для дальнейшей работы на объектах.
Содержание:
- Проблема: многосоставной цикл работы с ИРД и ПД
- Решение: единая цифровая платформа для управления ИРД, ПД и задачами
- Единая среда документов на предпроектной и проектной стадиях
- Прозрачные статусы и версии документов
- Задачи и контроль их исполнения в проектных командах
- Результат: управляемый процесс проектирования
Многосоставной цикл работы с ИРД и ПД требует систематизации и контроля
Проектирование линейных объектов в горной местности требует создания трудоемкой документации. Нужно учесть множество вещей — от мер против лавин и оползней до сложного ландшафта. Каждый документ проходит через внутренние и внешние согласования ИРД и ПД, например, с природоохранными организациями.
Во внутреннем контуре компании работают главные инженеры проекта, отделы проектирования и проектно-технического обеспечения — всего задействовано 15 человек. Сотрудники сталкивались с трудностями:
Документы передавали и хранили разными способами: через email-почту, мессенджеры и файлообменники. Комплекты ИРД и проектной документации включали сотни файлов, которые постоянно корректировались и согласовывались, но не было единого ПО для работы с ними, хранения и контроля версий.
Статусы документов не были зафиксированы в одном месте: узнать, на каком этапе находится документ, можно было только через переписку и устные договоренности. Без единого источника данных контроль сроков держался на личной ответственности сотрудников.
Управление задачами децентрализовано: постановка, сроки и отчетность распределялись между разными каналами коммуникации и часто закреплялись устно. Это осложняло контроль исполнения и повышало риск задержек выпуска документации. Нужно было выстроить цифровой процесс управления проектированием строительства.
Получите 7 кейсов
о цифровизации контура заказчика: бесплатная спринт-рассылка
Решение: единая цифровая платформа для управления ИРД, ПД и задачами
«Турьев Хутор Девелопмент» с помощью облачной платформы «Цифровое управление строительством» (ЦУС) хотела систематизировать и вести прозрачный контроль работы проектов с оцифровкой документооборота: ИРД, предпроектной, проектной, исполнительной документации.
Пока компания внедряет цифру во внутреннем контуре для проектирования в горной местности двух объектов — канатной дороги и зоны катания лифта B. Стадия внедрения ЦУС соответствует стадиям проектов, которые сейчас находятся на проектировании.
На текущем этапе ЦУС помогает компании:
- Сформировать единую среду данных вместо разрозненного хранения файлов в разных местах.
- Структурировать документацию по объектам и стадиям: ИРД и проектная документация хранятся в понятной и единой логике.
- Контролировать статусы документов, их версии и изменения, чтобы не работать по устаревшим файлам и быстро восстанавливать ход согласований.
- Ставить задачи и отслеживать выполнение в реальном времени.
Пока не все специалисты работают напрямую в ЦУС, часть процессов дублируется: исполнители передают документы ответственным, а те загружают их в систему. То есть ЦУС — единая точка сборки документов и основа для цифрового управления проектированием в строительстве.
Единая среда документов на предпроектной и проектной стадиях
Раньше проектная документация хранилась в разных местах. При традиционном управлении проектированием в строительстве в горной местности сложно поддерживать порядок: версии документов могут расходиться, а поиск актуального файла занимает время.
Пока внешние подрядчики не подключены, ЦУС используется как защищенное внутреннее пространство, чтобы работать с документами: их создавать, согласовывать и исправлять замечания. Это позволяет отказаться от пересылки файлов по почте и снизить риск потери данных в цепочках согласований ИРД и ПД.
В ЦУС можно настроить категории для упорядоченного хранения файлов. Компания выстроила структуру под каждый объект и стадию проекта. Теперь при создании нового документа можно указать категорию, и документ будет упорядоченно в ней храниться. На данный момент в платформу подгружают:
- исходно-разрешительную документацию: кадастровые планы, технические условия и заключения надзорных служб;
- договоры на выполнение проектных работ;
- проектную документацию: архитектурные решения, чертежи, расчеты и схемы;
- рабочую документацию: документы по инженерным сетям, например, по электро- и водоснабжению.
- положительные заключения экспертиз.
Прозрачные статусы и версии документов
Чтобы выстроить цифровое управление проектированием в строительстве, компании было важно понимать, на каком этапе находится каждый документ: подготовлен ли он, отправлен ли на согласование, получены ли замечания, устранены ли они и можно ли передавать комплект дальше по цепочке.
ЦУС позволил сделать процесс управления проектированием объекта прозрачнее — через систему статусов, назначение исполнителей, историю изменений и отображение актуальных версий.
Система статусов информирует, на какой стадии документ: создан, в работе, на проверке, прошел проверку, на согласовании, в работе с замечаниями, согласован ВПР и др. Это позволяет ориентироваться среди десятков документов на разной стадии готовности.
В системе сохраняются все версии документов и история их изменения: например, какие листы были изменены, заменены на новые или аннулированы. Также документы можно объединить в реестры и прикрепить результат прохождения экспертизы.
Таким образом, в любой момент времени руководители и ГИПы видят:
- какие документы готовы,
- какие находятся на согласовании,
- по каким есть замечания и кто за них отвечает,
- где возникают задержки и на каком этапе.
Задачи и контроль их исполнения в проектных командах
До внедрения ЦУС руководители передавали поручения устно или через почту и мессенджеры. Это создавало риск упустить сроки или потерять контекст, особенно когда при проектировании в работе находилась документация одновременно по нескольким объектам.
В ЦУС встроен функционал задачника: с его помощью руководители ставят задачи и требуют отчет о выполнении. Например, ведется работа по проектированию и необходимо уточнить у проектной организации детали, тогда:
- Начальник отдела ставит курирующему направление задачу: «Написать обращение в проектную организацию с необходимостью предоставить документацию и сроки исполнения».
- Исполнитель на основании задачи формирует письмо, направляет его и ждет ответа.
- При получении ответа исполнитель отчитывается, например, приложив к задаче письмо с ответом.
Примеры задач из реальной работы: запросить и проверить смету, подготовить и направить официальное письмо подрядчику; согласовать ИРД; проверить комплектность правоустанавливающих документов.
Помимо задачника, работа в ЦУС фактически становится формой отчетности. Выполнение задач подтверждается результатом: загруженным документом, полученным ответом от подрядной организации или устраненным замечанием. Когда задача закрыта, руководитель видит результат без дополнительных уточнений.
В облачной платформе процесс управления проектированием объекта перестает быть «устным»: каждое поручение имеет фиксированный результат.
Результат: порядок в документах и управляемый процесс проектирования
ЦУС пока используется только во внутреннем контуре на части процессах, из-за чего работа с документацией дублируется со старыми процессами. Тем не менее система позволила выстроить прозрачное управление проектированием в строительстве.
Единое пространство для проектной документации. ИРД и проектная документация по объектам собраны в одной системе с понятной структурой, версиями и историей изменений. Сотрудникам больше не нужно искать файлы в переписках и папках — актуальные документы доступны в ЦУС.
Прозрачность статусов и хода согласований ИРД и ПД. По каждому документу видно, на каком этапе он находится. Руководители и ГИПы могут быстро оценить состояние документов и понять, где возникают задержки.
Контроль задач и ответственности. Задачи фиксируются в системе вместе со сроками, исполнителями и результатами. Руководители видят выполнение без дополнительных уточнений, а сотрудники понимают, какие действия от них ожидаются и к какому сроку.
В ходе внедрения команда «Турьев Хутор Девелопмент» сформулировала ряд предложений по развитию ЦУС. Компания предложила реализовать пакетную загрузку данных по земельным участкам, чтобы система автоматически формировала и привязывала их к объекту. Также в части задачника отметили необходимость улучшить фильтрацию задач и упростить связывание задач с объектами и документацией. Все замечания и предложения были переданы команде разработки и запланированы к поэтапному внедрению.
Александр Синченко, главный инженер проекта «Турьев Хутор Девелопмент»
Наша задача при внедрении платформы ЦУС — систематизировать и контролировать процесс управления проектированием объектов. Нам было важно, чтобы вся информация по объекту находилась в одной системе. Часть процессов пока дублируется и не все специалисты работают в системе, поэтому говорить о финальном эффекте рано.
Но уже сейчас работа выстроена правильно: мы не пропускаем сроки и не теряем документацию. Вся информация по объекту собрана в одном месте, и любой сотрудник с доступом может быстро с ней ознакомиться.
Например, по канатной дороге могу посмотреть всю исходно-разрешительную документацию, проектные материалы, разрешения на строительство, если они есть. В этом смысле цель внедрения достигается, и промежуточный результат мы оцениваем как положительный.
