В рамках нашего подкаста «Бумаги.Нет» поговорили с Алексеем Ковалем, руководителем офиса цифровой трансформации и управления проектами АО «Стройтрансгаз». Затронули вопросы качества бизнес-процессов в строительстве на стадии строительно-монтажных работ (СМР). В статье мы приводим основные тезисы о пользе процессного подхода в менеджменте.
Машина времени с обратным отсчетом
«Я начал работать в банковской сфере еще до кризиса 1998 года. Примерно в 2002–2004 годах там ушли все процессы, при которых кто-то вручную смотрел и переносил данные. А когда я пришел в стройку, мне показалось, что я вернулся на 25 лет назад. Зашкаливает количество ситуаций, когда сотрудник распечатывает информацию, чтобы на нее посмотреть и вручную забить в пару других мест. Поэтому задача в стройке не от бумаги отказаться, а убрать эти неэффективности и выровнять бизнес-процессы в строительстве, чтобы такой ерунды не было».
Алексей Коваль
Проблема лоскутной цифровизации и переиспользования информации встречается в строительстве постоянно, как между отделами, так и между разными юрлицами на объекте. Причина — отсутствие универсальных шаблонов процессов. В результате у каждой компании свой набор практик, и они не стыкуются с таким же набором другой организации, что приводит к высокому количеству ошибок при управлении строительной компанией.
Пример из практики. При организации покупки закупщик берет сканированную спецификацию из рабочей документации (РД) и вручную формирует лоты, что отнимает много времени. При этом человек, который в компании курировал разработку РД с внешним подрядчиком, не догадался у проектировщика взять Excel, чтобы закупщик импортировал оттуда информацию сразу в закупочную систему. После сдачи контракта получить с проектировщика Excel сложно, так как или сотрудник уволился, или в договоре этого нет. Но что мешало включить это условие в договор заранее, учитывая, что проектировщик все равно создает PDF-файл на основе Excel?
Перенос ошибок в «цифру» мешает эффективному управлению строительной компанией
Многие отрасли уже прошли цифровую трансформацию, накопили объем процессов и опыт внедрения цифровых решений, но все это практически не используется в строительных организациях.
Более того, часто возникает ситуация, когда компании стремятся оцифровать свои уже сложившиеся процессы. И допускают ошибку, если переносят процессы с бумаги в «цифру» как есть, без изменений. При этом ошибки тоже копируются. В результате прироста эффективности в управлении строительной компанией не возникает. Наоборот, чаще всего становится хуже.
Приведем пример. Когда между отделом проектирования и закупок не настроены процессы, то часто возникают убытки. Например, проектировщики что-то поменяли в документации и написали письмо или сообщение в мессенджер закупщикам, но те пропустили или забыли. В итоге закупили не то, или не в том объеме и не в те сроки.
Далее проблема растет как снежный ком. Закупщики вовремя что-то не закупили, но отдел планирования поставил бригаду. Бригада приходит на объект, а у нее фронта работы нет, потому что материалы не приехали. В результате простой.
В данном случае речь идет не только о разрыве в процессе, но также об отсутствии системы, чтобы нивелировать человеческий фактор, когда исполнители не смогут сказать, что они не в курсе дела.
«В стройке рентабельность была 20−25%, и на подобные потери в процессах все смотрели сквозь пальцы. Потому что в закупках что-нибудь улучшил — и всего одно действие сразу отбило двадцать таких мероприятий по цифровизации. На текущий момент рентабельность в силу разных причин упала. Соответственно, компании начали заниматься цифровизацией с точки зрения эффективности бизнес-процессов строительства».
Алексей Коваль
Подготовили руководство о цифровизации, которое поможет выстроить прозрачные сквозные процессы
Решение — процессный подход в менеджменте как основа управления строительной компанией
По мнению Алексея, хуже всего в строительстве развит именно процессный менеджмент.
«Процессный подход в менеджменте в банках внедрен давно, в строительных компаниях его нет вообще. Это ситуация, когда у тебя условный компьютер контролирует то, что подчиненный должен сделать: такую-то задачу в такие-то сроки с определенным качеством. Для строительных компаний это вообще космос».
Алексей Коваль
Процессный менеджмент — это подход, при котором бизнес-процессы в строительстве связывают в единую систему с понятными задачами, сроками и ответственными. Каждый элемент системы работает на результат. Если перенести выстроенные процессы в цифровизацию, то она поможет отслеживать каждый шаг и двигать исполнителей от задачи к задаче. Управление строительной компанией станет проще: все сотрудники будут работать как слаженный механизм.
Алгоритмические документы
Информация в строительстве взаимосвязана: от документации и календарно-сетевых графиков до закупок, суточных заданий, отчетов прорабов со стройки и исполнительной документации.
Отсюда появляется возможность алгоритмически делать документы. Например, из отчетов прорабов можно алгоритмически собрать проект КС-3, КС-2, а сотрудник ПТО только проверит документы и исправит при необходимости.
«Также возникает возможность сделать автоматическую расстановку персонала по площадке. При планировании смены и суточных заданий можно заранее понимать, какие материалы придут, и не ставить в план работы, которые не будут обеспечены рабочей документацией и материалами. Тогда бригада не будет простаивать».
Алексей Коваль
Автоматизированный контроль
По мнению Алексея, ядром процессов должна быть система с двумя элементами: набором процессов на борту и механизмом алгоритмической постановки задач исполнителям.
В этом случае управление строительной компанией переходит от ручного контроля к системному. Процессный подход в менеджменте через цифровизацию обеспечивает прозрачность: проблемные зоны отслеживаются через триггеры, задачи и контроль сроков.
«Нужна единая система с уведомлением ответственных сотрудников, сроками, задачами. Она построена таким образом, что ведет исполнителей по процессу и не дает им соскочить, не дает им не сделать задачу, не дает им проигнорировать поступление информации и информирует руководителя, если сотрудник что-то не сделал».
Алексей Коваль
Также система должна формировать задачи на исполнителя в зависимости от срабатывания триггеров или наступления какого-то события, уведомлять и отслеживать результат (сотрудник поставил выполнение задачи) и информировать руководителя, чтобы он принял управляющее воздействие, если сотрудник не выполнил задачу, несмотря на все уведомления.
Например, к определенному сроку должна быть готова рабочая документация. Система заставляет проектировщика выдать РД вовремя, что должен подтвердить ПТО. А если РД не выдана, то это сразу фиксируется как инцидент с возможностью последующей работы юристов.
Как это организовать технически? Предположим, есть график с этапами работ. На этом графике есть связанная задача, что к такому-то сроку необходимо сделать заявку на выпуск рабочей документации и назначить ответственного. В заявке устанавливается срок предоставления РД. Если документация получена в срок, то заявка отмечается выполненной. Если найдены ошибки, то в заявке начинается процесс по замечаниям и исправлениям. Все это время другие пользователи знают, что документация пока не готова. После окончания согласований другие участники системы получают уведомление и могут приступить к дальнейшей работе.
Другой пример. Если определенный объем работ выполнен, то происходит автоматический сигнал на вызов сотрудника стройконтроля или вызов лаборатории. А после успешной приемки у инженера ПТО автоматически появляется задача на формирование исполнительной документации на этот объем.
Таким образом, система автоматически ставит задачи по заложенной логике и требует их выполнения, тем самым выполняя огромный объем управленческих действий, на который обычно не хватает человеческого ресурса. Составить такую логику из триггеров и событий несложно для любого типа объекта. Кроме того, ее можно менять и корректировать в процессе внедрения.
С чего начать выстраивание процессного подхода в менеджменте строительства
Чтобы изменить управление строительной компанией, необходимо пересмотреть бизнес-процессы в строительстве и внедрить процессный подход в менеджмент поэтапно: от описания текущей модели до автоматизированного контроля.
На практике может быть реализована следующая модель по работе с процессами:
- Описать текущие процессы.
- Найти неэффективности и разрывы.
- Исправить на логическом уровне.
- Разработать систему триггеров, уведомлений и список алгоритмически составляемых документов и задач.
- Сформировать новые процессы с фокусом на автоматизированный контроль с помощью системы.
- Переложить или, скорее, наложить новые процессы на логику имеющихся цифровых решений.
Последний пункт становится одним из важнейших критериев выбора системы — сможет ли данная цифровая платформа реализовать нужную логику, причем более эффективно, чем это было раньше. Под эффективностью тут подразумевается сокращение количества ручных манипуляций, повторное использование данных, ускорение принятие решений
Полную версию подкаста с Алексеем Ковалем смотрите на портале ЦУС Академия. В нем обсуждаем, как культура компаний тормозит стройку и какие практики из других сфер могут ее улучшить.
