Где вести сметы на строительно-монтажные работы в электронном виде

Грамотная организация работы со сметами на строительно-монтажные работы напрямую влияет на сроки, освоение бюджета и согласованность действий всех участников стройки. Сметчики в строительных компаниях сталкиваются с непростой задачей — отслеживать каждую корректировку, и при этом не допустить потери файлов или ошибок.

Каждая компания выбирает для себя удобный способ: кто-то ведет расчеты в Excel, кто-то — в программе для составления сметной документации в строительстве. Проблемы могут возникнуть тогда, когда в процессе задействованы сразу несколько участников строительства и каждый использует свой инструмент: данные приходится внимательно сверять и сводить в одном месте. Рассказываем, чем отличаются подходы к ведению смет в электронном виде и какой выбрать в конкретном случае.

Сметы в Excel

Вести сметы на строительно-монтажные работы в Excel привычно и удобно. Программа включена в стандартный пакет Office и не предполагает дополнительных расходов на лицензию.

Для строительного сметчика выбор Excel наиболее очевиден, особенно в коммерческом секторе, где часто применяют свои расценки и не пользуются базами сметных нормативов. Например, в сметной документации на ремонт или жилищное строительство все статьи расходов понятны и контролируемы. Собрать данные в таблицу не составит большого труда для опытного специалиста.

Файлы Excel легко настраиваются под задачи: можно отредактировать и сгруппировать любые позиции, создать индивидуальную формулу для расчетов сметы строительно-монтажных работ, в интернете есть готовые шаблоны для работы. При этом ими удобно обмениваться, потому что они не требуют установки дополнительных программ для сметного расчета. Подходит для тех случаев, когда в нескольких объектах схожий набор позиций, а стоимости можно самостоятельно назначать и менять.

Основная проблема при ведении смет в электронном виде в Excel — человеческий фактор. Если одна из позиций изменилась, нужно вносить корректировки во все связанные файлы. А при работе с несколькими версиями файлов сложно понять, где актуальная информация, можно запутаться в названиях «Смета_финал_v2» или «согласованная_версия_заказчик». Даже небольшая неточность — не тот символ в формуле или неокругленная сумма — могут привести к неправильным расчетам и финансовым потерям.

Ведение смет в Excel на этапе строительно-монтажных работ

Пройдите бесплатный курс о том, как легко начать цифровизацию строительства

Забрать курс

Сметы в специализированных программах

Для объектов, которые строятся с привлечением бюджетных средств, привычный инструмент для составления смет в электронном виде — специализированные программы для сметного расчета, такие как ГРАНД-Смета, А0, Smeta WIZARD, Сметтер. Выбор конкретного ПО зависит от требований заказчика, удобства самой программы, бюджета и специфики работы компании. Например, бюджетные организации часто пользуются для ведения своих расчетов ПО «ГОССТРОЙСМЕТА».

Основное преимущество программ сметной документации в строительстве по сравнению с Excel — автоматизация процессов расчета смет на строительно-монтажные работы, автоматическое обновление нормативных баз ФСНБ, ГЭСН, ФЭР и ТЕР. При привлечении бюджетного финансирования использование сметных нормативов обязательно согласно п. 1 ст. 8.3 ГрК «Ценообразование и сметное нормирование в области градостроительной деятельности».

Работа в программе для сметного расчета ГРАНД-Смета и аналогичных ей избавляет специалиста от необходимости вручную проверять, соответствуют ли его сметы последним нормативам, актуальным индексам пересчета и необходимым ценникам. К тому же, сметное ПО позволяет создавать сметы в электронном виде с помощью всех существующих методов расчета: базисно-индексного, ресурсного, ресурсно-индексного, а также формировать объектные и сводные расчеты, сводки затрат. А значит, оно подходит как для бюджетной, так и коммерческой стройки.

Программы для составления сметной документации в строительстве снимают проблему человеческого фактора при вводе информации — в случае ошибки система сообщит об этом. Базы данных постоянно пополняются и обновляются, пересчитать смету по новым расценкам или индексам можно за несколько кликов. В таких системах все автоматизированно: это экономит время, особенно при составлении нескольких расчетов сметы на строительно-монтажные работы для аналогичных объектов.

Основный минус сметного ПО — покупка дорогостоящей лицензии, а часто и нескольких «ключей» под разные программы для сметного расчета. В этом отношении спецпрограмма проигрывает Excel. Сотрудникам нужно время, чтобы привыкнуть к особенностям конкретной системы, где-то более удобный интерфейс, где-то — менее.

В некоторых сметных программах есть возможность совместной работы в «облаке» — например, в Сметтере и Smeta.ru. Но чаще сметное ПО должно быть установлено на конкретном устройстве. Для обмена между участниками строительства сметную документацию выгружают в удобном формате, чтобы потом переслать. Процесс усложняется, когда в файл нужно внести изменения: приходится несколько раз скачивать смету и пересылать друг другу — легко запутаться, где актуальная версия.

Если нужно внести изменения в смету с другого устройства, также возникает проблема: лицензия обычно устанавливается на конкретный компьютер. Правда, в некоторых программах сметной документации есть флеш-версия, которая позволяет устанавливать ее через USB на другое устройство. Это удобно, если необходимо работать удаленно.

Сравнение программ для сметного расчета

Ведение смет в специализированных программах на этапе строительно-монтажных работ

Плюсы	Минусы
есть данные по нормативным базам, региональным индексам и ценам поддерживаются разные методы расчета сметы на строительно-монтажные работы легко обновлять сметы благодаря автоматизации ошибки в расчетах подсвечиваются автоматически функционал специально заточен под ведение смет	нужно платить за установку и обслуживание ПО придется обучать персонал работе в программе нельзя работать онлайн нет среды общих данных: нужно выгружать смету и пересылать коллегам

Взаимодействие участников строительства в единой цифровой среде: чем полезна платформа ЦУС для заказчика и подрядчика

Перейти

Сметы в цифровых платформах

Когда речь идет о масштабных проектах, сметчику часто приходится вести расчеты сметы на строительно-монтажные работы по нескольким объектам. Ему нужно собирать данные от всех участников проекта и вносить изменения в сметную документацию в процессе строительства. Задача становится еще сложнее, если субподрядчики и генподрядчик используют разное сметное ПО. В этом случае сметчику приходится постоянно переключаться между разными программами для сметного расчета, что отнимает много времени и повышает вероятность ошибок при сверке данных.

Цифровые платформы рассчитаны на работу с уже готовыми сметами: туда загружаются файлы из программы для создания сметной документации или Excel. Система автоматически строит график производства работ (ГПР), а также формирует закрывающие документы — КС-2, КС-3, КС-6а. При этом каждое изменение фиксируется и вносится в общий проект, любому участнику можно выдать доступ только к той информации, которая ему необходима.

В едином цифровом пространстве можно быстро согласовывать закрывающие документы с помощью электронной цифровой подписи. Не нужно распечатывать бумаги и пересылать их по почте — это ускоряет коммуникацию между подрядчиками и заказчиком.

Чтобы все сотрудники смогли освоить интерфейс программы и привыкли загружать туда сметы на строительно-монтажные работы, понадобится время и ресурсы на обучение. Например, специалисту нужно будет вносить информацию о фактически выполненных работах в ГПР для формирования закрывающих документов.

Как ускорить работу со строительными сметами с помощью цифровых программ

Перейти

Когда строительная компания начинает работу в едином цифровом пространстве, на полную интеграцию может уйти до нескольких месяцев. При этом удобство и скорость согласований, автоматическое формирование документов, отслеживаемость изменений и прозрачность данных делают платформу незаменимой там, где проект включает множество подрядчиков, отделов и процессов.

Ведение смет в цифровых платформах на этапе строительно-монтажных работ

Как вести сметы на строительно-монтажные работы в ЦУС

На примере платформы «Цифровое управление строительством» (ЦУС) покажем, как реализуется работа со сметами в едином цифровом пространстве.

Загружаем смету. Доступны два способа: загрузка файлов в форматах gge, gsfx, xml или с помощью переноса данных в системный Excel-шаблон. Через кнопку «Параметры» можем узнать, какая использована методика расчета или какое округление сумм. Все позиции, индексы, коэффициенты или виды работ в смете редактируются.

Строим график производства работ и план освоения денежных средств. В программе сопоставляются объемы работ и период их выполнения, на основании этих данных автоматически формируются КС-2, КС-3, КС-6а.

Добавляем корректировочные расчеты. Например, когда необходимо откорректировать изначальную смету, чтобы учесть новые объемы, расценки или работы. В сметном модуле хранятся все изменения: можно посмотреть, насколько увеличилась или уменьшилась итоговая сумма по расчетам.

Сравниваем сметы. Это нужно для формирования сравнительной ведомости — сметы можно сопоставлять по объему или стоимости. Цветной заливкой будут выделены изменения.

Начисляем дополнительные затраты. Этот функционал доступен как для отдельной сметы, так и для всех глав в сметной системе сразу. Дополнительные затраты можно также отключить.

Подробнее о работе со сметами в ЦУС вы можете узнать из видео:

Подводим итоги: возможности по ведению смет на строительно-монтажные работы в электронном виде

Выбор инструмента для работы со сметами зависит от типа строительного проекта, его масштаба и требований к прозрачности и автоматизации. Для коммерческих объектов зачастую достаточно Excel. Крупные федеральные или государственные стройки требуют применения профессиональных программ для создания сметной документации в строительстве. Когда речь идет об управлении большим числом подрядчиков, взаимодействии различных отделов, необходимости обеспечить прослеживаемость изменений и автоматизацию документооборота, это удобнее всего делать в облачной цифровой платформе.