Где вести сметы на строительно-монтажные работы в электронном виде

Грамотная организация работы со сметами на строительно-монтажные работы напрямую влияет на сроки, освоение бюджета и согласованность действий всех участников стройки. Перед сметчиками стоит сложная задача — отслеживать и фиксировать каждую корректировку, и при этом не допустить потери файлов или ошибок.

Каждая компания выбирает для себя удобный способ: кто-то ведет расчеты в Excel, кто-то — в программе для составления сметной документации. Проблемы могут возникнуть тогда, когда в процессе задействованы сразу несколько участников строительства и каждый использует свой инструмент: данные приходится внимательно сверять и сводить в одном месте. Рассказываем, чем отличаются подходы к ведению смет в электронном виде и какой выбрать в конкретном случае.

Сметы в Excel

Вести сметы на строительно-монтажные работы в Excel привычно и удобно. Программа включена в стандартный пакет Office и не предполагает дополнительных расходов на лицензию.

Для строительного сметчика выбор Excel наиболее очевиден, особенно в коммерческом секторе, где часто применяют свои расценки и не пользуются базами сметных нормативов. Например, в смете на ремонт или жилищное строительство все статьи расходов понятны и контролируемы. Собрать данные в таблицу не составит большого труда для опытного специалиста.

Файлы Excel легко настраиваются под задачи: можно отредактировать и сгруппировать любые позиции, создать индивидуальную формулу для расчетов, в интернете есть готовые шаблоны для работы. При этом ими удобно обмениваться, потому что они не требуют установки дополнительных программ. Подходит для тех случаев, когда в нескольких объектах схожий набор позиций, а стоимости можно самостоятельно назначать и менять.

Основная проблема при ведении смет в электронном виде в Excel — человеческий фактор. Если одна из позиций изменилась, нужно вносить корректировки во все связанные файлы. А при работе с несколькими версиями файлов сложно понять, где актуальная информация, можно запутаться в названиях «Смета_финал_v2» или «согласованная_версия_заказчик». Даже небольшая неточность — не тот символ в формуле или неокругленная сумма — могут привести к неправильным расчетам и финансовым потерям.

Ведение смет в Excel на этапе строительно-монтажных работ

Пройдите бесплатный курс о том, как легко начать цифровизацию строительства

Забрать курс

Сметы в специализированных программах

Для объектов, которые строятся с привлечением бюджетных средств, привычный инструмент для составления смет в электронном виде — специализированные программы, такие как ГРАНД-Смета, А0, Smeta WIZARD, Сметтер. Выбор конкретного ПО зависит от требований заказчика, удобства самой программы, бюджета и специфики работы компании. Например, бюджетные организации часто пользуются для ведения своих расчетов ПО «ГОССТРОЙСМЕТА».

Основное преимущество программ сметной документации по сравнению с Excel — автоматизация процессов расчета, автоматическое обновление нормативных баз ФСНБ, ГЭСН, ФЭР и ТЕР. При привлечении бюджетного финансирования использование сметных нормативов обязательно согласно п. 1 ст. 8.3 ГрК «Ценообразование и сметное нормирование в области градостроительной деятельности».

Работа в программе ГРАНД-Смета и аналогичных ей избавляет специалиста от необходимости вручную проверять, соответствуют ли его сметы последним нормативам, актуальным индексам пересчета и необходимым ценникам. К тому же, сметное ПО позволяет создавать сметы в электронном виде с помощью всех существующих методов расчета: базисно-индексного, ресурсного, ресурсно-индексного, а также формировать объектные и сводные расчеты, сводки затрат. А значит, оно подходит как для бюджетной, так и коммерческой стройки.

Программы для составления сметной документации снимают проблему человеческого фактора при вводе информации — в случае ошибки система сообщит об этом. Базы данных постоянно пополняются и обновляются, пересчитать смету по новым расценкам или индексам можно за несколько кликов. В таких системах все автоматизированно: это экономит время, особенно при составлении нескольких расчетов для аналогичных объектов.

Основный минус сметного ПО — покупка дорогостоящей лицензии, а часто и нескольких «ключей» под разные программы. В этом отношении спецпрограмма проигрывает Excel. Сотрудникам нужно время, чтобы привыкнуть к особенностям конкретной системы, где-то более удобный интерфейс, где-то — менее.

В некоторых сметных программах есть возможность совместной работы в «облаке» — например, в Сметтере и Smeta.ru. Но чаще сметное ПО должно быть установлено на конкретном устройстве. Для обмена между участниками стройки смету выгружают в удобном формате, чтобы потом переслать. Процесс усложняется, когда в файл нужно внести изменения: приходится несколько раз скачивать смету и пересылать друг другу — легко запутаться, где актуальная версия.

Если нужно внести изменения в смету с другого устройства, также возникает проблема: лицензия обычно устанавливается на конкретный компьютер. Правда, в некоторых программах сметной документации есть флеш-версия, которая позволяет устанавливать ее через USB на другое устройство. Это удобно, если необходимо работать удаленно.

Ведение смет в специализированных программах на этапе строительно-монтажных работ

Плюсы	Минусы
есть данные по нормативным базам, региональным индексам и ценам поддерживаются разные методы расчета легко обновлять сметы благодаря автоматизации ошибки в расчетах подсвечиваются автоматически функционал специально заточен под ведение смет	нужно платить за установку и обслуживание ПО придется обучать персонал работе в программе нельзя работать онлайн нет среды общих данных: нужно выгружать смету и пересылать коллегам

Взаимодействие участников строительства в единой цифровой среде: чем полезна платформа ЦУС для заказчика и подрядчика

Перейти

Сметы в цифровых платформах

Когда речь идет о масштабных проектах, сметчику часто приходится вести расчеты по нескольким объектам. Ему нужно собирать данные от всех участников строительства и при необходимости вносить изменения в сметы. Задача становится еще сложнее, если субподрядчики и генподрядчик используют разное сметное ПО. В этом случае сметчику приходится постоянно переключаться между разными программами, что отнимает много времени и повышает вероятность ошибок при сверке данных.

Цифровые платформы рассчитаны на работу с уже готовыми сметами: туда загружаются файлы из программы для создания сметной документации или Excel. Система автоматически строит график производства работ (ГПР), а также формирует закрывающие документы — КС-2, КС-3, КС-6а. При этом каждое изменение фиксируется и вносится в общий проект, любому участнику можно выдать доступ только к той информации, которая ему необходима.

В едином цифровом пространстве можно быстро согласовывать закрывающие документы с помощью электронной цифровой подписи. Не нужно распечатывать бумаги и пересылать их по почте — это ускоряет коммуникацию между подрядчиками и заказчиком.

Чтобы все сотрудники смогли освоить интерфейс программы и привыкли загружать туда сметы на строительно-монтажные работы, понадобится время и ресурсы на обучение. Например, специалисту нужно будет вносить информацию о фактически выполненных работах в ГПР для формирования закрывающих документов.

Как ускорить работу со строительными сметами с помощью цифровых программ

Перейти

Когда строительная компания начинает работу в едином цифровом пространстве, на полную интеграцию может уйти до нескольких месяцев. При этом удобство и скорость согласований, автоматическое формирование документов, отслеживаемость изменений и прозрачность данных делают платформу незаменимой там, где проект включает множество подрядчиков, отделов и процессов.

Ведение смет в цифровых платформах на этапе строительно-монтажных работ

Как вести сметы на строительно-монтажные работы в ЦУС

На примере платформы «Цифровое управление строительством» (ЦУС) покажем, как реализуется работа со сметами в едином цифровом пространстве.

Загружаем смету. Доступны два способа: загрузка файлов в форматах gge, gsfx, xml или с помощью переноса данных в системный Excel-шаблон. Через кнопку «Параметры» можем узнать, какая использована методика расчета или какое округление сумм. Все позиции, индексы, коэффициенты или виды работ в смете редактируются.

Строим график производства работ и план освоения денежных средств. В программе сопоставляются объемы работ и период их выполнения, на основании этих данных автоматически формируются КС-2, КС-3, КС-6а.

Добавляем корректировочные расчеты. Например, когда необходимо откорректировать изначальную смету, чтобы учесть новые объемы, расценки или работы. В сметном модуле хранятся все изменения: можно посмотреть, насколько увеличилась или уменьшилась итоговая сумма по расчетам.

Сравниваем сметы. Это нужно для формирования сравнительной ведомости — сметы можно сопоставлять по объему или стоимости. Цветной заливкой будут выделены изменения.

Начисляем дополнительные затраты. Этот функционал доступен как для отдельной сметы, так и для всех глав в сметной системе сразу. Дополнительные затраты можно также отключить.

Подробнее о работе со сметами в ЦУС вы можете узнать из видео:

Подводим итоги: возможности по ведению смет на строительно-монтажные работы в электронном виде

Выбор инструмента для работы со сметами зависит от типа строительного проекта, его масштаба и требований к прозрачности и автоматизации. Для коммерческих объектов зачастую достаточно Excel. Крупные федеральные или государственные стройки требуют применения профессиональных программ для создания сметной документации. Когда речь идет об управлении большим числом подрядчиков, взаимодействии различных отделов, необходимости обеспечить прослеживаемость изменений и автоматизацию документооборота, это удобнее всего делать в облачной цифровой платформе.