Исполнительная документация в электронном виде или в бумажном: в чем разница и как реализовать на практике

Исполнительная документация в электронном виде в строительстве стала актуальной после ряда законодательных инициатив со стороны Минстрой РФ. В частности, Приказ Минстроя России № 344/пр от 16 мая 2023 года «Об утверждении состава и порядка ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства» разрешает вести исполнительную документацию в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (Приложение 2, пункт 1 Приказа). Данный приказ вступает в силу с 01 сентября 2023 года и будет действовать до 2029 года. Как на практике можно вести электронную исполнительную документацию — читайте в этой статье.

Кратко: что входит в электронную исполнительную документацию в строительстве

Исполнительная документация отражает ход и результаты строительных работ. Она создается на основе проектной документации и должна полностью отражать фактически выполненные работы, включая все изменения и уточнения, которые были внесены в процессе стройки.

Полный перечень документов исполнительной документации может варьироваться в зависимости от специфики и размеров проекта, однако обычно в неё входят следующие документы:

Как оформить акт освидетельствования скрытых работ в электронном виде

Перейти

1. Акт освидетельствования геодезической разбивочной основы объекта капитального строительства
2. Акты разбивки осей объекта капитального строительства на местности
3. Акты освидетельствования скрытых работ
4. Акты освидетельствования строительных конструкций, устранение недостатков в которых невозможно без разборки или повреждения других строительных конструкций и участков сетей инженерно-технического обеспечения
5. Акты освидетельствования участков сетей инженерно-технического обеспечения
6. Замечания застройщика, технического заказчика, лица, ответственного за эксплуатацию здания, сооружения, или регионального оператора, привлекаемых ими для проведения строительного контроля
7. Основной комплект рабочих чертежей по маркам со штампом «В производство работ»
8. Исполнительные геодезические схемы (чертежи), выполненные на основании рабочей документации
9. Исполнительные схемы (чертежи) результатов работ и профили участков сетей инженерно-технического обеспечения

10. Акты испытания технических устройств и опробования систем инженерно-технического обеспечения
11. Результаты экспертиз, обследований, лабораторных и иных испытаний выполненных работ, проведенных в процессе строительного контроля
12. Документы, подтверждающие проведение контроля качества и входного контроля применяемых стройматериалов, изделий, конструкций и оборудования
13. Общий и специальные журналы, в которых ведется учет выполнения работ по строительству, реконструкции и капремонту

Вывод: фактической разницы между тем, что входит в электронную и бумажную исполнительную документацию в строительстве, нет.

Форма ведения исполнительной документации в электронном виде

1. Перечень исполнительной документации определяет заказчик или технический заказчик.
2. Генподрядчик формирует, ведет и согласовывает исполнительную документацию согласно утвержденному перечню.
3. Количество подписантов аналогично бумажному процессу.
4. Исполнительная документация в форме электронных документов подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
5. Согласно Приказу Минстроя № 344/пр от 16.05.2023, упомянутому выше (Приложение 2, пункты 4 и 5), исполнительная документация в виде электронных документов формируется и представляется файлами в формате xml, за исключением случаев ниже:
   1. если на официальном сайте Министерства в сети Интернет отсутствует xml-схема для данного типа документов, тогда используются форматы:
      • doc, docx, odt — для документов с текстовым содержанием, не включающим формулы;
      • pdf — для документов с текстовым содержанием, в том числе включающих формулы и (или) графические изображения.
   2. Исполнительная документация, входящая в состав информационной модели, предоставляется согласно требованиям нормативной документации.

Все остальные процессы остаются аналогичными бумажному ведению исполнительной документации.

Бесплатный гайд

Как заказчику и генподрядчику построить сквозную строительную отчетность

Вы узнаете о принципе построения сквозной отчетности, чтобы прозрачно контролировать строительство

Получить гайд

Плюсы электронной исполнительной документации: от каких проблем можно избавиться

Сокращение сроков подготовки: с 2−3 недель до нескольких дней

Сбор и оформление исполнительной документации — это трудоемкий процесс, который требует времени и большого количества задействованных лиц. В среднем подготовка пакета по выполненному этапу может занимать 2−3 недели. А ее согласование и подписание может растянуться еще на столько же времени или даже больше.

Формирование актов КС-2 и КС-3 в электронном виде

Перейти

При переходе в цифровую форму подготовка и подписание аналогичного пакета документов может сократиться до нескольких дней. За счет чего достигается экономия времени?

1. Уменьшение ошибок

Главная проблема при подготовке исполнительной бумажной документации — это ошибки людей. Вот наиболее типовые:

1. Некорректно рассчитали объемы выполненных работ
2. Указали некорректные сроки и состав работ
3. Использовали устаревшие чертежи и исполнительные схемы
4. Потеряли часть оригиналов документов или забыли вовремя их запросить
5. Забыли вложить в пакет часть документов
6. Ошиблись при распечатке, оставили часть листов на принтере, и др.

При правильной организации работы в цифре такого не будет. Часть документов создается и заполняется автоматически. В системе при помощи карточек документов формируются печатные формы. Если в модуле информации заполнен раздел «Участники», все реквизиты подставляются автоматически в последующих документах — например, в акте скрытых работ.

2. Упрощение процедуры

Процесс подготовки исполнительной документации становится максимально прозрачным и понятным для всех участников строительства. Документацию намного легче проверить, так как можно быстро просмотреть все связанные электронные документы и найти первоисточник, на основании которого был создан тот или иной документ.

Аналогично процедура согласования и подписания исполнительной документации максимально простая: видно, у кого на согласовании находится документ, какие были внесены комментарии и замечания — и к какому именно документу или части документа. Больше не нужно перепечатывать и отправлять весь пакет заново. Достаточно исправить электронный документ и отправить повторно.

3. Прозрачнее контроль

Если вести исполнительную документацию в электронном виде, заказчику легко контролировать план освоения денежных средств, видеть опоздания по приемке, видеть количество замечаний и предписаний со стороны строительного контроля. А после внедрения электронных журналов работ пользователь сможет контролировать работу подрядных организаций онлайн практически на ежедневной основе.

4. Быстрее оплаты

Электронная исполнительная документация ускоряет все документальные процессы, в том числе и финансовые. На практике период от начала подготовки исполнительной документации до получения оплаты от заказчика при хорошей платежной дисциплине сокращается в несколько раз. Особенно это хорошо заметно на объектах с госучастием.

Минусы исполнительной документации в электронном виде

Основных минуса всего три:

1. Необходимо выбрать и внедрить софт для ведения и согласования исполнительной документации в электронном виде.
2. Нужно закупить ЭЦП на всех сотрудников с правом подписи.
3. Обучить специалистов и внедрить новые процессы.

Наибольшую сложность вызывает именно последний пункт, так как уровень цифровой зрелости среди участников строительства имеет большой разброс, особенно у небольших подрядных организаций. Поэтому главный фактор успеха будет в том, чтобы иметь опробованную технологию внедрения цифровых процессов при переходе на электронную исполнительную документацию.

Сравнительная таблица

Как работает электронная исполнительная документация на практике

Пройдем кратко по основным шагам создания исполнительной документации с самого начала на примере цифровой платформы ЦУС (Цифровое управление строительством). На текущий момент — это один из самых зрелых ИТ-продуктов на рынке в сфере строительства. Он входит в перечень рекомендованного ПО Минстрой РФ.

Шаг 1. Создание проекта

Каждый новый объект заводится в систему и создается карточка объекта.

ЦУС Исполнительная документация

Внедрите электронную документацию и актирование на своих объектах за 2 месяца

Перейти

Далее приглашаются представители от участников: заказчика, генподрядчика, проектировщика, строительного контроля, субподрядчиков.

Затем настраивается информационная модель. Если говорить простыми словами, это структура базы данных, в которой далее будут храниться все документы.

1. Наполнение информационной модели начинается с модуля ПИР. В этот блок загружаются комплекты проектной и рабочей документации.
2. Далее все разделы проходят процесс согласования, подписания, а в дальнейшем и выдачи в производство работ прямо в системе.
3. После проставления штампа «в производство работ» инженеры на площадке смогут сразу увидеть раздел документации, к выполнению которых можно приступить.
4. В дальнейшем при подготовке исполнительных схем специалисты смогут быстро обратиться к нужному комплекту рабочей документации.

Шаг 2. Загрузка смет

Сметы можно загрузить в формате XML, GGE или с помощью шаблона в Excel. Прямо в модуле можно ввести индексы, указать коэффициенты и дополнительные затраты. Редактировать сметы можно непосредственно в ЦУС.

Подробнее про сметный модуль смотрите в видео:

Шаг 3. Создание ГПР

На основе ранее загруженных смет можно автоматически сформировать ГПР. Для назначения сроков производства работ предусмотрен удобный графический редактор в виде диаграммы Ганта и с функциями, аналогичными MS Project.

Для создания графика пользователь нажимает кнопку «Заполнить из смет», и тогда формируется структура будущего графика производства работ. К каждой позиции специалист может проставить плановые даты производства работ.

Дальше подрядчики будут вносить фактические даты и объемы работ, выполненных на объекте. На их основании в дальнейшем можно будет сформировать КС-2 и КС-3.

На основании ГПР есть много аналитических таблиц, а также накопительные ведомости — с их помощью заказчику легко контролировать денежные средства. При внесении факта графики отражают реальный ход работ на стройке.

Шаг 4. Ведение строительного контроля

Ведение исполнительной документации в электронном виде дает ряд преимуществ при проведении строительного контроля. Больше не нужно тратить время на оформление предписаний и актов проверки. Специалисту стройконтроля достаточно приехать на площадку, войти в систему с мобильного устройства и начать проверку.

При выявлении недостатков на площадке он заходит в систему, нажимает действие «Добавить недостаток» — либо выбирает типовой недостаток из списка, либо вносит запись вручную, если шаблон для него не предусмотрен. Он вносит недостатки, нажимает «Завершить».

В системе автоматически формируется предписание и акт проверки. Ответстветственный за устранение получает уведомление.

Подрядчик, ответственный за устранение, заходит на платформу, нажимает у недостатка «Создать акт устранения». Печатная форма акта заполняется автоматически. Ответственному нужно заполнить поле о предпринятых мерах по устранению и прикрепить файлы или фотографии, которые подтверждают, что недостаток действительно устранен. Дальше нажимает «Сохранить» и ждет, пока инженер стройконтроля примет устранение недостатка.

Подробнее про модуль для строительного контроля смотрите в видео:

Шаг 5. Подготовка пакета исполнительной документации

1. Журналы

Подготовка пакета исполнительной документации начинается с того, что подрядчик регулярно вносит записи в общий и специальные журналы работ, в которых ведется учет выполненных работ, качество и количество полученных материалов и оборудования, сведения о проведении строительного контроля и др.

Форма журналов, которые ведутся в электронном виде, полностью соответствует действующей нормативной документации.

Как журналы работ в электронном виде повлияют на строительство: мнения экспертов

Перейти

2. Акты выполненных работ

На следующем этапе, когда уже сформирован журнал входного контроля и общий журнал работ, можно создать акты выполненных работ.

Типичные ошибки, возникающие на стройке: в журнале записано одно, а в акте другое — либо записи в журнале неразборчивы, либо появляются ошибки из-за человеческого фактора.

В ЦУС можно выделить в журнале работ конкретные записи, и через «Создать на основании» автоматически сформировать акт с уже указанными датой, наименованием работ и заполненной информацией по ответственным лицам.

Так вероятность ошибок при переносе записей из журналов в акты практически отсутствует.

В системе есть возможность построить связи между записями журналов, актами и др. Мы можем сразу прикрепить сертификаты, которые пришли вместе с материалами, а также протоколы проведенных испытаний, исполнительные схемы и другие документы.

В результате к одному акту прикладывается большой пакет документов, а таких актов в процессе строительства оформляется большое количество. ЦУС помогает структурировать всю документацию и налаживает непосредственные связи между актами и работами.

При электронном оформлении исполнительной документации не надо перепечатывать наименования работ и другую информацию из одного документа в другой, пользователь просто нажимает «Провести», «Отправить на согласование». Другие участники строительства могут посмотреть документы в системе и оставить комментарии.

3. Реестр

После того как сформированы журналы и акты, создается реестр. Раньше его нужно было создавать вручную: все акты прописываются по номерам, все исполнительные схемы, все протоколы испытаний и сертификаты. В ЦУС пользователь просто отмечает документы, на которые формируется реестр. Печатная форма с указанием номеров, наименований актов и прилагаемых документов будет составлена автоматически.

После составления комплекта исполнительной документации в системе есть возможность скачать ее архивом или в виде единого pdf-файла.

4. КС

После того как работы выполнены и сформировано некоторое количество актов, нужно сформировать закрытие работ.

В ГПР указан факт. Сметчики или специалисты ПТО заходят в систему и формируют КС за определенный период. Автоматически подтягиваются все объемы и суммы. Также есть возможность прикрепить ИД при помощи реестра, чтобы при приемке работ специалисты сметно-договорного отдела могли сразу посмотреть, на какие из указанных работ составлена исполнительная документация. Также можно проверить статусы согласования документации и наличия к ней замечаний.

Подробнее про подготовку исполнительной документации в видео:

Шаг 6. Подписание и согласование исполнительной документации с помощью ЭЦП

На всех этапах возможно промежуточное согласование документов с последующим подписанием его с помощью ЭЦП. Таким образом увеличивается прозрачность всего процесса.

Инструкция: Согласование документов в ЦУС

Самый большой плюс — это экономия времени. Не нужно тратить время на логистику с бумажными документами. Можно удаленно попросить поставить подпись и даже скинуть ссылку на документ. Человек просто вставляет флешку в компьютер и нажимает «подписать».

Если документ уже подписан, его нельзя отклонить без веских на то причин. Подписанные документы хранятся в TrustDoc — юридически значимой системе электронного обмена документами. Документы сложнее аннулировать, а вся история их согласования и подписания сохранится в системе.

Заключение

Электронная исполнительная документация — это процесс, у которого уже есть схемы для внедрения и много преимуществ по сравнению с бумажным ведением ИД. Уже свыше 20 крупных клиентов ЦУС, таких как ПроШкола ВЭБ. РФ, АО «Росводоканал», Газпром МежрегионГаз и другие, активно формируют исполнительную документацию в электронном виде на своих объектах.

Если у вас есть технические вопросы или вопросы по поводу внедрения, обратитесь к нашим техническим консультантам.