Для компаний с широкой географией строительства возникают сложности с согласованием и подписанием документов в бумажном виде. Их пересылка занимает время, и бывает, что к руководителю попадают уже неактуальные версии документов.
Автоматизация строительных процессов предполагает внедрение электронного документооборота и перевод процессов в цифровой формат. С их помощью контроль над документацией и проектом становится централизованным и прозрачным.
Строительные компании все чаще видят в автоматизации инструмент, который поможет сократить издержки и срок строительства, улучшит коммуникацию между отделами и объектами строительства. Одна из таких компаний — Балтийская Строительная Компания «Развитие» (БСК-Развитие).
Что компания строит
Балтийская Строительная Компания «Развитие» входит в группу компаний «Мосметрострой» и успешно реализует современные проекты различной сложности: жилые дома и кварталы, здания социального и культурного назначения, спортивно-зрелищные сооружения, тоннели, путепроводы и мосты.
За 15 лет БСК-Развитие построила два миллиона метров жилых и коммерческих зданий и пятьсот тысяч метров промышленных. Компания отреставрировала 6 храмов и возвела 12 спортивно-зрелищных сооружений.
Жилые комплексы строятся в разных городах: Рыбинск, Выборг, Ульяновск, Самара. В среднем ЖК средней этажности — 8−15 этажей. Часть квартир идет на продажу для сотрудников предприятий оборонно-промышленного комплекса.
На данный момент БСК-Развитие реализует восемь проектов, которые находятся на разных этапах. В ЦУС заведены ЖК «Малиновский квартал» в г. Рыбинск, ЖК «Крылов» в г. Выборг.
Цели компании
Последние два года компания взяла курс на повышение эффективности финансовой деятельности за счет внедрения современных программ. В перспективе улучшение процессов коммуникации между офисами и строительными площадками поможет снизить расходы и повысить доходы. Необходимость в автоматизации строительных процессов и внедрении электронного документооборота (ЭДО) связана с тем, что:
- БСК-Развитие имеет центральный офис в Москве и строит объекты в разных городах России. Для передачи документов приходится совершать дальние командировки или отправлять сканы по электронной почте. Из-за задержек документы могут потерять актуальность еще до того, как руководитель их получит.
- Некоторые объекты находятся на стадии проектирования. Взаимодействие с проектировщиками также происходит по электронной почте, в которой переписка и версии документов могут дублироваться — сложно найти последнюю версию.
Множество согласований и правок создают риск работы с неактуальными данными. БСК-развитие пришел к необходимости внедрить электронный документооборот и оцифровать строительные процессы. Среди всех программ выбор пал на ЦУС, так как его функционал затрагивает все этапы строительства: заключение договоров, составление смет, разработку проектной документации, закрытие исполнительной документации, строительный контроль, сдачу выполненных работ.
Некоторые программы предлагали отдельный углубленный функционал, но не все из них охватывали все строительные процессы в необходимом объеме для эффективной автоматизации. Разработчики ЦУС могут подстроить программу под отдельные запросы, если чего-то не хватает и это возможно осуществить в будущем.
Как проходило внедрение ЦУС
Первым объектом внедрения стал ЖК «Малиновский квартал» в г. Рыбинск. Обучение сотрудников проходило осенью, когда объект был на стадии П, поэтому активная работа с модулями ЦУС началась уже весной, после получения РНС.
На обучении присутствовали сотрудники компании и администратор системы, который подключил сотрудников к системе и назначил им права согласно ролям. Из-за перерыва между внедрением объекта и работой в ЦУС администратор провел обучение новым сотрудникам и написал подробную инструкцию. Для этого понадобилось самостоятельно опробовать функционал всех модулей и описать их с учетом внутренних процессов компании. Администратор системы играет ключевую роль, когда нужно собрать обратную связь и передать вопросы техподдержке. Таким образом все вопросы и ответы на них сконцентрировались у одного человека. Сотрудники могут узнавать последнюю информацию и выполнять служебные обязанности без отвлечений. Мы пообщались с представителем компании и администратором ЦУС о том, как проходит автоматизация строительных процессов и внедрение цифровой платформы:
У нас молодой коллектив, поэтому прогресс есть — внедрение сейчас происходит гораздо лучше, чем на начальном этапе. Мы плавно переводим отделы на новые методы работы и не отказываемся от старых: продолжаем вести бумажный документооборот, но просим дублировать документы в электронном виде.
Сотрудники на строительной площадке должны понимать, что бумажный вид — это не единственный возможный вариант во многих случаях. ЦУС — это как раз возможность прекратить использование табличек в Excel и перевести ведение журналов в электронный вид.
Результаты пилотного проекта
Ограничение и настройка прав. Подрядчик просматривает только необходимую ему информацию: контракты, график, который делегировали, журналы работ. Проектировщики не видят контракты и журналы работ — им доступен только модуль «ПИР».
Авторский надзор тоже начинает работать в ЦУС. Это представители проектной организации, но уже с другими правами. Они видят фотографии и заполняют журнал авторского надзора.
Хранение документов в одном месте. В модуле «Информация» доступны сведения по объекту строительства, в нем же можно фиксировать прохождение экспертизы ПД, получение РНС, а также хранить документы. Это удобно, когда спустя время нужно будет поднять какие-то сведения — не нужно лезть в архив и долго искать, например, проектную документацию.
В хранилище ЦУС все лежит в одном месте, а не в папках у разных сотрудников в облаке или на компьютере. Единая цифровая среда с быстрым доступом к последним документам — одна из задач автоматизации строительных процессов.
Контроль исполнения контрактов. На всех объектах независимо от их стадий заключаются контракты, договоры и дополнительные соглашения. В модуле также ведется учет финансов и план-фактный анализ.
Весь процесс проектирования перешел в электронный вид. Теперь не возникает вопрос, какую версию проекта просматриваешь — в ЦУС показывается последняя загруженная проектировщиком версия. За счет отсутствия уточнений, проверок и рисков работы над неактуальным документом экономится время.
Просмотр смет онлайн. Сметчик составляет сметы в программе «ГРАНД-Смета» и загружает их в цифровую платформу. Каждый может смотреть смету независимо от того, установлена ли специальная программа на ПК. Иногда нужно развернуть расценки — это тоже можно сделать в ЦУС.
Составление ГПР без использования Microsoft Project. В модуле «ГПР» графики можно построить на основе загруженной сметы. При корректировках сметной документации график можно автоматически актуализировать. По нему видны отклонения от плана и можно сделать вывод о наличии незакрытых объемов работ.
Журналы ведутся в бумажном виде и дублируются в ЦУС. Теперь не нужно писать прорабу и просить его отсканировать/сфотографировать журнал, чтобы посмотреть, как он его заполняет. Через электронный журнал можно отследить, как заполняется бумажный. Действует принцип «написал в бумажном виде — продублировал в ЦУС».
Общий журнал работ будет продолжаться вестись в бумажном виде, потому что пока не каждый Госстройнадзор принимает электронный вариант. До небольших областей России цифровизация будет доходить медленнее, и БСК-Развитие это учитывает, поэтому автоматизация строительных процессов будет проходить постепенно.
Просмотр BIM-моделей онлайн. Проектировщики загружают в ЦУС созданные в Revit BIM-модели. Это оказалось удобным, потому что Autodesk ушел из РФ и не все онлайн просмотрщики позволяют быстро просмотреть модель.
Руководители могут посмотреть, правильную ли BIM-модель прислали проектировщики, и изучить ее онлайн. По загруженным моделям дизайнеры выстраивают дизайн комнат. То есть пока модуль BIM используется для просмотра.
Планы по внедрению ЦУС
Модуль «Исполнительная документация» планируется использовать в скором времени, при промежуточном закрытии работ по контрактам. Ранее он не был внедрен: вопрос с ИД подготовительного периода решался в бумажном виде, чтобы быстрее закрыть выполнение и оплатить работу подрядчикам.
Подписание документов с помощью ЭЦП тоже пока не внедрено — сейчас это будет резкий переход. Функцию планируется использовать на середине строительных работ в Рыбинске, чтобы переход на другой вид подписи был постепенным.
У БСК-Развитие есть список пожеланий по доработке продукта:
- разбивка виджетов отдела финансов по месяцам;
- отражение доходной части от продажи квартир.
БСК-Развитие будет оценивать эффективность от внедрения программы в течение полугода. Если потраченные ресурсы окупятся, компания планирует постепенное внедрение платформы на шести проектах, которые пока находятся на стадии разработки концепции. В планах внедрить ЦУС во все отделы главного офиса. ЦУС нравится тем, что позволяет ускорить процессы взаимодействия и контроля документации. В конечном счете это приведет к эффективной автоматизации строительных процессов. Вместе с этим есть понимание, что от бумажного варианта документов пока невозможно отказаться полностью.
