ООО «Генстрой» — строительная компания из Воронежа, реализует проекты по реконструкции и капитальному ремонту объектов социальной инфраструктуры, а также проводит ремонтно-восстановительные работы на новых территориях. Участвует в тендерах по 44-ФЗ.
Компания взяла курс на оптимизацию строительства: улучшить строительные процессы за счет сквозной цифровизации. Для этих целей внедрила платформу «Цифровое управление строительством» (ЦУС) на шести объектах реконструкции и ремонта.
Результаты цифровизации:
- Увеличилась рентабельность работ за счет оптимизации, фиксации новых дополнительных работ и затрат в строительстве. Раньше приходилось сталкиваться с убытками, потому что часть выполненных работ оставалась неучтенной — теперь все дополнительные объемы фиксируются и предъявляются заказчику к оплате.
- Исчезли разночтения в документах: график соответствует смете, журналы работ — графику, акты ИД — журналам. Внедрили управление изменениями в сметной документации, которые оперативно отражаются во всех остальных документах.
- Оптимизация и снижение рисков: уменьшился кассовый разрыв, компания закупает только нужные материалы, график и ИД содержит все сметные позиции, не нужно каждый раз устно пересказывать изменения сотрудникам, в случае ухода работника все документы и данные остаются в единой среде данных.
- Подготовка ИД ускорилась за счет автоматизации, журналы работ содержат 100% производимых работ, комплекты ИД отражают все изменения в видах работ, производимых на объекте, в том числе все дополнительные работы.
- Улучшилась коммуникация с заказчиком: он отметил высокое качество комплектов исполнительной документации, согласование продления сроков происходит значительно быстрее.
Предпосылки проекта: строительные бизнес-процессы не связаны между собой
Ранее сотрудники компании вели документацию в Excel и Word, хранили проекты и сметы в папках и на диске разных компьютеров. В компании не было единого источника данных, поэтому сотрудники могли использовать разные версии документов. Изменения в проекте, смете или плановых работах могли дойти с опозданием до всех сотрудников: инженеров, прорабов, сметчиков, снабженцев.
В результате возникали следующие проблемы:
- Сметы, график и журналы обновляли независимо друг от друга разные сотрудники в разное время. Документы могли друг другу противоречить — отсюда вытекали неучтенные риски, работы и издержки в строительстве от того, что изменения не попадают в корректировку сметы, снабженец закупает не те материалы и инженер ПТО многократно переделывает документы ИД.
- Непрозрачность при формировании исполнительной документации: руководителю было непонятно, кто из инженеров на каком этапе создания ИД и чем руководствуется, каких сертификатов и исполнительных схем не хватает. От успешной приемки работ зависела оплата и реализация всего проекта в целом.
В компании решили изменить принцип работы отделов, чтобы связать строительные процессы и внести в них прозрачность. Цель перехода на цифровизацию — провести оптимизацию бизнес-процессов, снизить издержки и убрать пробелы в работе.
Компании уже внедряют сквозную цифровизацию — подготовили руководство, как быстро формировать отчетность
Решение: сквозная цифровизация отделов ПТО, СДО, снабжения и стройплощадки
Компания «Генстрой» внедрила ЦУС — цифровую платформу для управления строительными проектами. В общую среду данных перенесли формирование и хранение документов, ведение и согласование графика работ, смет, исполнительной документации.
В основе работы ЦУС лежит сквозная цифровизация — объединение процессов по единой логике, при котором участники проекта видят одни и те же данные и используют их повторно на своих участках работы. Вот как теперь работают в компании:
- Ответственный подгружает все корректировки смет в общую среду данных — сотрудники могут отслеживать изменения и работать с данными: заказывать материалы, составлять ведомость объемов работ, изменять план работ и учитывать дополнительные работы и затраты, которые возникли в процессе строительства и капремонта.
- На основе сметы автоматически составляют детальный график производства работ: в него автоматически переносятся все позиции, объемы и сметные трудозатраты. В ходе работ прораб вносит данные по фактическим объемам, составляет план на месяц, неделю и день.
- На основе графика производства работ формируют электронные акты освидетельствования скрытых работ и записи в журналах.
- Руководитель в онлайн-режиме отслеживает ход строительства и может проконтролировать работу отделов.
Платформа ЦУС стала источником актуальных данных, а управление сметной документацией — основой для создания всех последующих документов, что исключает их противоречие друг другу:
Смета → график производства работ → общий журнал работ и журнал входного контроля → комплект ИД: акты, сертификаты и исполнительные схемы
Почему компании «Генстрой» было важно, чтобы одно изменение автоматически прошло через всю цепочку отделов и документов
Во время капремонта нередко выясняется, что фактическое состояние объекта отличается от проектных решений. К примеру: подрядчик вскрыл старую стяжку, по проекту ее толщина — 7 см, по факту оказалось 10 см. Это дополнительные объемы и затраты в строительстве из-за демонтажа, вывоза мусора, устройства новой стяжки и применения доп. материалов.
Если эта информация вовремя не попадет в смету и график работ, бригада продолжит работать по старому плану или выполнит дополнительные объемы без оплаты. «Генстрою» как генподрядчику было необходимо отслеживать такие изменения и выстроить управление сметной документацией, чтобы снизить риски ошибок или выполнения работ за свой счет.
Капитальный ремонт Новоманского молодежного центра, село Новая Усмань, Воронежская область. Фотографии предоставлены компанией «Генстрой»
Как выстроена работа в ЦУС: 5 шагов к автоматизации
Благодаря сквозной цифровизации «Генстрой» выстроила единые бизнес-процессы во внутреннем контуре компании на 6 проектах капремонта и реконструкции. Расскажем далее, как управление сметной и исполнительной документацией помогло автоматизировать строительные процессы.
Шаг 1. Собрали актуальные версии проекта в одном месте
До внедрения ЦУС сотрудники не всегда понимали, какая версия проектной документации является актуальной. Новые версии распространялись через письма, звонки и сообщения, что было неудобным — нужно было тратить много времени на выяснение и пересказ информации.
Теперь в ЦУС хранят всю проектную и рабочую документацию по проекту и руководствуются актуальными версиями:
- для объектов по 44-ФЗ, где проектная документация уже готова к началу строительства, исходный комплект проекта загружают в единую среду хранения и работают по ней.
- если в проект вносятся изменения, то проектировщик подгружает в ЦУС новую версию листа: допустим, после корректировки листа № 35 сотрудники сразу видят новый файл и используют в работе именно его.
Актуальная проектная документация обеспечила централизованное управление сметной документацией в контуре генподрядчика и эффективную организацию работ на стройплощадке.
В ЦУС есть просмотрщик, в котором можно прочитать документы, комментарии и пометки онлайн — это помогает быстро следить за изменениями, не загружая их на компьютер.
Шаг 2. Загрузили машиночитаемую смету — она стала единым источником данных для всего проекта
Ранее смета хранилась на ПК как Excel-файл. Чтобы получить актуальные данные, нужно было обращаться к сотруднику персонально. Затем файл передавали дальше, кто-то вносил изменения, пересылал следующему сотруднику, из-за чего со временем появлялось несколько разных версий сметы.
По словам директора, в ЦУС управлять процессом создания и корректировки сметной документации стало гораздо проще. Благодаря общему доступу к документам с ней плотно начали работать инженеры в офисе и прорабы на стройплощадке.
Инженер ПТО: сравнивает плановые и фактические объемы, формирует актуальные ВОР и отражает на исполнительных схемах разницу между сметой и реальными объемами. Например, в смете предусмотрена замена 100 м² кровли, по факту 150 м2 — инженер наглядно цветом отображает разницу.
Инженер-сметчик: по данным в ВОР составляет акт проектно-сметных изменений, где указывает объемы в формате «было» и «стало». Изменения стало проще отследить и согласовать с заказчиком — процесс значительно ускорился. Больше нет неучтенных работ в строительстве.
Прораб: работает по детализированному ГПР, который составлен на основе смет автоматически. Вносит фактические данные и совместно с инженером ПТО согласует с руководителем план работ на месяц.
Снабженец: закупает именно те материалы, которые проторгованы и включены в последнюю версию сметы. Генподрядчик полностью исключил риск заказа неверных материалов.
Алексей Сывороткин, генеральный директор ООО «Генстрой»
100% оптимизация процессов происходит за счет того, что не нужно тратить время на пересказ одного и того же каждому сотруднику. Также мы можем управлять процессами, сметной документацией, своевременно выявлять и оформлять дополнительные работы и затраты, включать их в корректировку сметы в процессе строительства и капремонта. В итоге мы не теряем оплачиваемые работы и получаем больше сметной прибыли.
Шаг 3. Сформировали детализированный график на основе сметы и начали вести план
Раньше ГПР содержал укрупненные разделы. Это помогало контролировать основные этапы работ и вести отчетность перед заказчиком, но не давало полной картины хода работ.
График производства работ сформировали на основе сметной документации — ЦУС перенес машиночитаемые данные и сформировал график производства работ автоматически. Теперь ГПР содержит:
- Иерархию работ: проект → этапы → захватки → отдельные операции.
- Взаимосвязь и последовательность работ.
- Сроки работ: даты начала/окончания и продолжительность.
- Ресурсы — можно рассчитать потребность для каждой работы.
Ответственный вносит фактические объемы и ведет план-фактный анализ. Команда может детально анализировать текущее состояние объекта, организовывать производство и отражать работы в исполнительной документации. График актуализируют с каждой корректировкой сметы, что помогает оперативно отразить ход работ.
Алексей Сывороткин
У нас стала более твердая позиция в части переговоров с заказчиком. Когда добавляются новые виды работ, предоставляем заказчику детальный график, где ему наглядно видно, что было-стало и по какой причине. Нам стало легче показывать, когда, по какой причине возник технологический простой, и продлевать сроки работ.
Шаг 4. Перестали заполнять журналы и ИД вручную — теперь они формируются автоматизированно
Раньше инженеры заполняли журналы и акты ИД как отдельные друг от друга документы. Сведения переносили вручную, приходилось долго перепроверять данные.
Теперь в ЦУС документы связаны между собой. Сотрудники формируют АОСР на основе ГПР автоматически, дата производства работ также автоматически подтягивается в журнал производства работ.
Благодаря ведению АОСР и ЖВК можно отследить, что закупили материалы и приняли на объект до начала работ, а работы произвели позже. Документы больше не противоречат друг другу и отражают одну и ту же последовательность событий.
Шаг 5. Начали формировать комплект исполнительной документации за минуты
На сегодняшний день заказчик принимает исполнительную документацию в бумажном виде, поэтому комплект ИД распечатывают из ЦУС и передают заказчику. Но за счет высокого качества исполнительной документации ее стало легче сдавать.
Раньше ИД создавали и печатали с помощью разных программ: акт — в Excel, сертификаты, паспорта и исполнительные схемы — в PDF, нужно было их открывать вразнобой, печатать, раскладывать, сшивать и пронумеровывать.
В ЦУС печать документов происходит проще: каждый АОСР уже содержит прикрепленные приложения, поэтому их печатают в пару кликов.
Алексей Сывороткин
Мы уже сдали несколько комплектов исполнительной документации. Заказчик, не зная, что мы работаем в ЦУС, сказал: «Конечно, относительно других подрядчиков у вас очень высокий уровень исполнительной документации». Это действительно так. Для нас это показатель того, что мы приняли правильное решение перейти работать в ЦУС.
Мы также оценили свое качество ведения журналов работ. У нас они выходят объемными, потому что мы записываем каждую позицию работ за каждый день. То есть качество ИД вручную и качество ИД при автоматическом заполнении отличается многократно, даже нет смысла сравнивать.
Результат оптимизации и управления сметной документацией: ускорение ИД и увеличение прибыли
Представители компании «Генстрой» выделили три фактора оптимизации бизнес-процессов:
Первый фактор — снижение рисков. Стало значительно меньше расхождений между документами, исчезли неучтенные работы и уменьшился кассовый разрыв в строительстве, снизились риски потери данных при смене сотрудников.
Второй фактор — прозрачность при контроле над проектом. Руководитель видит фактическое состояние проекта, ответственных, прогресс работы над задачами: сколько сформировано записей ОЖР, актов ИД, какие работы проводятся на объекте.
Третий фактор — увеличение сметной прибыли. Система помогает не потерять дополнительные работы и затраты, потому что сотрудники в ходе строительства правильно оформляют изменения. Дополнительные объемы фиксируются вовремя, проходят через корректировку сметы и предъявляются заказчику к оплате.
Алексей Сывороткин
Благодарю команду ЦУС за то, что они постоянно на связи и дают быстрый отклик. Когда задаем вопросы, сразу же получаем ответ — но это не просто ответ, а решение вопросов, их доводят до конца. Только когда мы даем обратную связь, что нам все понятно, вопрос считается закрытым.
Планы по цифровизации
- Пилотный проект по совместной цифровизации с заказчиком. Когда заказчик подключится, это позволит проводить согласования и ход производства работ через ЦУС.
- Работа с мобильным приложением ЦУС. В скором времени прорабам всех субподрядчиков выдадут планшеты и будут ежедневно фиксировать фактически выполненные работы прямо на стройке.
- Работа по госконтрактом: передача ИД заказчику в ИСУП. ЦУС интегрирован с ИСУП → в перспективе будут передавать комплект исполнительной документации госзаказчикам с помощью системы.
Антон Косенко, руководитель проекта компании «Осмокод»
Для нас проект с «Генстроем» показателен тем, что компания не стала автоматизировать отдельный участок работы. Мы вместе выстраивали сквозной процесс — от сметы и планирования до исполнительной документации.
На объектах, где ситуация на площадке может меняться уже в ходе работ, ценность системы ЦУС раскрывается в том, что вся команда работает в едином информационном контуре и видит актуальную картину по проекту.
