1 сентября вступает в силу приказ № 344/пр Минстроя РФ. Этим приказом министерство утвердило новые состав и порядок ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капремонте. Одно из изменений: общие и специальные журналы работ можно будет вести в электронном виде.
Сейчас журналы работ ведут на бумаге, и на практике бывает так, что их заполняют не сразу после выполнения работ, а позже, отчего процесс становится формальным. Журналы работ в электронном виде заполнять задним числом не получится. Мы собрали мнения экспертов о том, как эта инициатива повлияет на строительство.
Сергей Должников, генеральный директор ООО «ЭКСИНКО»
Формат ОЖР (общий журнал работ) на бумажном носителе устарел, порядку его ведения не менее 50 лет. А цифровизация документооборота дает возможность вести учет данных о строительстве в больших объемах, чем это позволяет делать существующий порядок ведения журнала. Однако нельзя говорить о том, что ведение ОЖР на бумажном носителе снижает качество работ. Здесь скорее вопрос исполнительской дисциплины лиц, которые ведут журнал.
Главная же проблема самого журнала — это устаревшая форма ведения учета работ и одновременно отчетности по этим работам, плюс — его контрольные функции, например, для реализации инспекционных процедур Госстройнадзора. Все это снижает практическую роль ОЖР и делает его документом оформительского характера, что дает возможность контролирующим органам делать замечания именно к порядку ведения журнала, а не к процессу строительства.
Дублирование разделов журнала с бумажного носителя в электронный формат не решит эту проблему. Дело в том, что сама форма журнала, даже переведенная в электронный формат и реализованная в виде XML-схемы, не может нормально интегрироваться с цифровыми базами данных. Начинать надо с актуализации требований к производству работ и их документированию.
При этом разработчики программ забывают о том, что в строительстве используют три основных формы учета работ: общий журнал работ — документ о производстве работ; журнал учета выполненных работ по форме № КС-6а, который содержит объемные показатели, и ежемесячные отчеты. Объединение функционала разных видов учета и создание несуществующих в производстве процессов ничего не даст, пока есть требования к ведению исполнительной документации, которые определяются регулятором и соответствующими НПА и НТД.
К сожалению, цифровизация исполнительной документации превратилась в гонку программных продуктов, дублирующих уже давно неэффективные формы учета. При этом вызывают удивление упреки от коллег из IT в закостенелости строителей, их нежелании видеть будущее и консерватизме. На мой взгляд, речь идет о бизнесе программных продуктов, не более того.
Александр Лапыгин, генеральный директор ООО «РОСЭКО-СТРОЙПРОЕКТ»
Главная проблема с любыми бумажными документами и журналами состоит в том, что их не обработать автоматически. Чтобы что-то записать в бумажный журнал или прочитать из него данные, нужен человек, который это сделает. Такая процедура обмена данными сама по себе крайне неэффективна, к тому же человек может ошибиться и передать информацию в искаженном виде, или вовсе не передать.
Все журналы в строительстве: общий, авторского надзора и другие, имеют одну цель — фиксировать происходящие на объекте события для дальнейшего их анализа. Такие данные давно стоит перевести в электронный вид, чтобы одновременно все участники получали к ним доступ и ответственные сотрудники могли заполнять журналы на своем рабочем месте, а не в вагончике прораба.
При реализации журналов работ в электронном виде ускорится получение доступа к их сведениям всеми интересантами: стройконтролем, специалистами заказчика и ГАСН например, а то и судебными экспертами. Повысится эффективность работы сотрудников, ответственных за заполнение этих журналов. Будет сэкономлено немало бумаги. И главный позитивный эффект: данные из электронных журналов смогут извлекать автоматизированно и передавать в информационные системы, обслуживающие процессы контроля за строительством, строительную экспертизу, или даже просто процесс оплаты работ субподрядчику. При этом напрямую к повышению качества строительства заполнение журналов не имеет отношения.
Недостатки электронных журналов
Ключевым недостатком ведения ОЖР в электронном виде может стать несоответствие их реализации изначальным целям. Так случится, если не будет техзадания, составленного грамотным профильным коллективом специалистов, и учитывающего все роли участников процесса. Нужно провести бизнес-анализ, сформировать подробное описание бизнес-процесса, в котором журналы создаются и используются. Исходя из ролей участников этих процессов, и данных, которые могут им потребоваться, нужно конфигурировать электронный журнал. В противном случае в журнал будут вносить никому не нужную информацию, что понизит эффективность процессов, или данных будет недостаточно, что может привести, например, к снижению контроля за строительством.
Как и любую информационную систему, журналы нужно защищать от несанкционированного доступа. Если пользователи будут предоставлять доступ к системе своим коллегам или просто сторонним лицам бесконтрольно, это может привести к потере или фальсификации данных, а в итоге и к снижению уровня безопасности строящегося объекта.
Сложности при внедрении
Барьеров для внедрения журналов работ в электронном виде несколько. Первый — низкая техническая грамотность специалистов, ответственных за их заполнение. Работникам придется изучить функционал информационной системы, и это может вызвать неприятие.
Второй — наличие требований к бумажным журналам сразу у нескольких регуляторных органов. Переводить их требования к электронным ОЖР в строительстве нужно параллельно в нескольких структурах. К сожалению, наша бюрократия плохо справляется с задачами по синхронизации работ в различных ведомствах, поэтому процесс может затянуться. Самый неудачный вариант — когда одно ведомство уже перешло на электронные документы, а другое принимает данные только в бумажном виде. Тогда участникам строительства придется заполнять журнал два раза.
Третий потенциальный барьер — низкая техническая оснащенность строительных площадок. Чем дальше от центра находятся стройки, тем менее они технически оснащены. Требование заполнять журналы работ в электронном виде приведет к необходимости в каждом вагончике прораба иметь хотя бы ноутбук, либо система должна давать возможность вносить информацию со смартфона.
В целом я считаю, что любой бумажный документооборот нужно заменить электронным, а обмен документами в электронном виде должен быть заменен на обмен данными. До сих пор гора бумажных чертежей для строительства печатается по одной причине: оснащать каждого рабочего планшетом с доступом к среде общих данных с рабочей документацией дороже, чем печатать эти чертежи. А в случае с журналами работ дополнительное техническое оснащение рабочих мест потребует небольших затрат, которые с лихвой будут перекрыты повышением эффективности рабочего времени сотрудников.
Алексей Торчинский, заместитель генерального директора ООО «МАТРИКС»
Главная проблема с бумажным журналом — это его подписание. Журнал общих работ и журнал специальных работ — достаточно большой объем документов, которые ведут на бумажном носителе. Их должны подписать одновременно многие участники процесса, такие как генподрядчик, заказчик, авторский надзор, строительный надзор и так далее. В идеале все они должны быть в момент внесения записи на площадке, но на практике этого невозможно достичь.
Еще одна глобальная проблема: ответственный за ведение ОЖР и других журналов работ в строительстве может вносить записи, только находясь на своем рабочем месте. А так как это происходит не всегда, то на практике регулярность заполнения журнала резко сокращается: набирают определенный объем выполненных работ и, например, раз в неделю ответственный за стройку заносит эти работы в журнал.
Если делать журнал на цифровой платформе со средой общих данных, то работник сможет заполнять его максимально оперативно в любую доступную минуту с планшета, смартфона или компьютера. Запись сразу увидят все участники процесса и выдадут замечания, если не согласны, или сразу подпишут. Оперативность ведения журналов возрастает стократно.
И самое главное, что в этом случае журнал работ отображает фактическое состояние дел на строительной площадке. Возникает возможность привязать все записи, которые ведутся в журналах, к графику производства работ и проектно-сметной документации. Получается четкая понятная информационная модель объекта строительства, в которой вся информация взаимосвязана математически. Проверить правильность и точность данных, качество выполнения работ можно не выходя с рабочего места. Это путь, по которому идет научно-технический прогресс в области строительства. Бумага — анахронизм, от нее нужно уходить, потому что она не отображает реальное состояние объекта строительства.
У электронных журналов единственный недостаток: люди к нему не привыкли, особенно в госструктурах. Работники привыкли работать с бумагами и боятся переходить на журнал работ в электронном виде, который лежит где-то в облаке или на сервере у заказчика. К тому же еще не до конца проработаны процедуры электронного документооборота. Есть формально закон о цифровой подписи, который позволяет подписывать усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью записи в журнале. Тем не менее, процедура ведения электронных журналов не до конца формализована на уровне нормативной документации. Например, можно подписывать каждую страницу или итоговый документ. Из-за этого могут возникать конфликтные ситуации между заказчиком и подрядчиком, надзирающими органами. Допустим, заказчик, генподрядчик и подрядчики договорились, как будут вести документацию, а инспектор требует, чтобы буквально каждая строчка была подписана, и противопоставить ему нечего.
Надзирающие органы могут саботировать процесс цифровизации журналов работ, потому что у них нет четких инструкций на этот счет. Если к ним придет подрядчик и скажет, что у него в договоре прописано ведение электронного документооборота, инспектор может сказать, что не знает, как это делать, так как приказ Минстроя позволяет делать и так, и так. Из-за этого подрядчикам приходится вести документооборот и журналы работ и в электронном, и в бумажном виде.
Но технологии и темпы городского строительства уже не позволяют вести бумажный строительный документооборот. Например, заказчик находится в Москве, подрядчик — на Дальнем Востоке, сам объект строительства — где-нибудь в Западной Сибири, а проектный институт — в Калининграде. Собрать их на одной площадке — это большие потери и по времени, и по деньгам, поэтому переходить на электронный документооборот надо было еще года 3−4 назад. Так что мы уже сильно сильно отстаем.
Евгений Торшин, руководитель отдела внедрения платформы «Цифровое управление строительством»
Бумажные журналы: долго и неудобно
В данный момент работа с журналами — довольно длительный и трудоемкий процесс. Для регистрации их в контролирующих органах необходимо выполнить большое количество действий: корректно заполнить основную информацию по участникам, сшить и пронумеровать каждый журнал, а также согласовать все это с заказчиком. Сам процесс регистрации с закреплением ответственного инспектора тоже занимает время.
С учетом того, что после заключения договора приступить к работе необходимо в течение 10 дней, на весь процесс формирования и регистрации бумажных журналов уходит больше отведенного срока. К тому же контролирующие органы обычно требуют сканировать заполненный журнал по завершении строительства — и на это требуется еще несколько дней и участие нескольких сотрудников.
Система электронного документооборота в строительстве
Электронные журналы: быстро и надежно
Ведение ОЖР в электронном виде значительно упрощает весь процесс взаимодействия с ними: от регистрации и ведения до итогового согласования. Работа через одну цифровую платформу позволяет всем участникам стройки получать достоверную информацию о заполнении журнала и корректировке данных, а также вносить замечания как к конкретной записи, так и на весь журнал, в режиме реального времени.
Часто виды строительных работ повторяются изо дня в день — однотипные записи можно скопировать, а не вносить каждый раз вручную. Система позволяет находить нужную запись за секунды благодаря настроенным фильтрам: по авторам, видам работ и датам. Также мы реализовали возможность привязывать исполнительную документацию к позициям в журнале и создавать на основе записи в журнале необходимый акт освидетельствования работ. Рабочее время сотрудников оптимизируется в разы.
Бумажный журнал ограничен по объему и может закончиться быстрее, чем завершатся работы — тогда необходимо повторять все те же бюрократические действия с новым журналом, на это уходит много времени. Цифровой журнал с легкостью решает эту проблему. Можно создать столько записей, сколько нужно.
Другой проблемой бумажных документов является их недолговечность. Ведь стройка предполагает полевые условия, в которых журналы быстро могут прийти в негодность — например, из-за паводка или даже пожара. Электронные журналы в этом отношении гораздо удобнее и надежнее: все данные хранятся в одном месте, доступны всем участникам строительства и их невозможно испортить.
В ЦУС документы согласовывают и подписывают в рамках одной системы, не нужно бегать по объекту и собирать подписи, нужным людям придут оповещения. В любой момент журнал можно скачать из системы и распечатать. До подписания все записи в электронном журнале можно редактировать, за исключением титульного листа. После подписания электронной цифровой подписью запись изменить уже нельзя.
Резюме
Бумажные ОЖР в строительстве устарели, потому что:
- не отражают фактического состояния стройки,
- требуют одновременного нахождения на площадке всех участников процесса,
- легко могут быть утрачены в результате чрезвычайных ситуаций,
- могут расходиться с данными исполнительной документации.
По этим причинам переход на электронный документооборот целесообразен и необходим. Он позволит:
- облегчить доступ участников строительства к данным о выполнении работ,
- согласовывать и подписывать документы удаленно, если это предусмотрено соответствующими нормативными документами,
- исключить корректировку подписанных документов,
- обрабатывать данные автоматически,
- устанавливать связь ОЖР с графиком производства строительных работ и проектно-сметной документацией,
- сохранить данные при чрезвычайных ситуациях.
Пока процедура цифрового документооборота не полностью регламентирована, из-за чего при внедрении электронных журналов работ могут возникать проблемы с органами надзора. Законодателям предстоит определить правила ведения ОЖР в электронном виде и решить вопрос обеспечения безопасности данных в них.
