Как журналы работ в электронном виде повлияют на строительство: мнения экспертов

Как журналы работ в электронном виде повлияют на строительство: мнения экспертов

1 сентября вступает в силу приказ № 344/пр Минстроя РФ. Этим приказом министерство утвердило новые состав и порядок ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капремонте. Одно из изменений: общие и специальные журналы работ можно будет вести в электронном виде.

Сейчас журналы работ ведут на бумаге, и на практике бывает так, что их заполняют не сразу после выполнения работ, а позже, отчего процесс становится формальным. Журналы работ в электронном виде заполнять задним числом не получится. Мы собрали мнения экспертов о том, как эта инициатива повлияет на строительство.

Сергей Должников, генеральный директор ООО «ЭКСИНКО»

Сергей Должников, генеральный директор ООО «ЭКСИНКО»

Формат ОЖР (общий журнал работ) на бумажном носителе устарел, порядку его ведения не менее 50 лет. А цифровизация документооборота дает возможность вести учет данных о строительстве в больших объемах, чем это позволяет делать существующий порядок ведения журнала. Однако нельзя говорить о том, что ведение ОЖР на бумажном носителе снижает качество работ. Здесь скорее вопрос исполнительской дисциплины лиц, которые ведут журнал.

Главная же проблема самого журнала — это устаревшая форма ведения учета работ и одновременно отчетности по этим работам, плюс — его контрольные функции, например, для реализации инспекционных процедур Госстройнадзора. Все это снижает практическую роль ОЖР и делает его документом оформительского характера, что дает возможность контролирующим органам делать замечания именно к порядку ведения журнала, а не к процессу строительства.

Дублирование разделов журнала с бумажного носителя в электронный формат не решит эту проблему. Дело в том, что сама форма журнала, даже переведенная в электронный формат и реализованная в виде XML-схемы, не может нормально интегрироваться с цифровыми базами данных. Начинать надо с актуализации требований к производству работ и их документированию.

При этом разработчики программ забывают о том, что в строительстве используют три основных формы учета работ: общий журнал работ — документ о производстве работ; журнал учета выполненных работ по форме № КС-6а, который содержит объемные показатели, и ежемесячные отчеты. Объединение функционала разных видов учета и создание несуществующих в производстве процессов ничего не даст, пока есть требования к ведению исполнительной документации, которые определяются регулятором и соответствующими НПА и НТД.

К сожалению, цифровизация исполнительной документации превратилась в гонку программных продуктов, дублирующих уже давно неэффективные формы учета. При этом вызывают удивление упреки от коллег из IT в закостенелости строителей, их нежелании видеть будущее и консерватизме. На мой взгляд, речь идет о бизнесе программных продуктов, не более того.

Александр Лапыгин, генеральный директор ООО «РОСЭКО-СТРОЙПРОЕКТ»

Александр Лапыгин, генеральный директор ООО «РОСЭКО-СТРОЙПРОЕКТ»

Главная проблема с любыми бумажными документами и журналами состоит в том, что их не обработать автоматически. Чтобы что-то записать в бумажный журнал или прочитать из него данные, нужен человек, который это сделает. Такая процедура обмена данными сама по себе крайне неэффективна, к тому же человек может ошибиться и передать информацию в искаженном виде, или вовсе не передать.

Все журналы в строительстве: общий, авторского надзора и другие, имеют одну цель — фиксировать происходящие на объекте события для дальнейшего их анализа. Такие данные давно стоит перевести в электронный вид, чтобы одновременно все участники получали к ним доступ и ответственные сотрудники могли заполнять журналы на своем рабочем месте, а не в вагончике прораба.

При реализации журналов работ в электронном виде ускорится получение доступа к их сведениям всеми интересантами: стройконтролем, специалистами заказчика и ГАСН например, а то и судебными экспертами. Повысится эффективность работы сотрудников, ответственных за заполнение этих журналов. Будет сэкономлено немало бумаги. И главный позитивный эффект: данные из электронных журналов смогут извлекать автоматизированно и передавать в информационные системы, обслуживающие процессы контроля за строительством, строительную экспертизу, или даже просто процесс оплаты работ субподрядчику. При этом напрямую к повышению качества строительства заполнение журналов не имеет отношения.

Недостатки электронных журналов

Ключевым недостатком ведения ОЖР в электронном виде может стать несоответствие их реализации изначальным целям. Так случится, если не будет техзадания, составленного грамотным профильным коллективом специалистов, и учитывающего все роли участников процесса. Нужно провести бизнес-анализ, сформировать подробное описание бизнес-процесса, в котором журналы создаются и используются. Исходя из ролей участников этих процессов, и данных, которые могут им потребоваться, нужно конфигурировать электронный журнал. В противном случае в журнал будут вносить никому не нужную информацию, что понизит эффективность процессов, или данных будет недостаточно, что может привести, например, к снижению контроля за строительством.

Как и любую информационную систему, журналы нужно защищать от несанкционированного доступа. Если пользователи будут предоставлять доступ к системе своим коллегам или просто сторонним лицам бесконтрольно, это может привести к потере или фальсификации данных, а в итоге и к снижению уровня безопасности строящегося объекта.

Сложности при внедрении

Барьеров для внедрения журналов работ в электронном виде несколько. Первый — низкая техническая грамотность специалистов, ответственных за их заполнение. Работникам придется изучить функционал информационной системы, и это может вызвать неприятие.

Второй — наличие требований к бумажным журналам сразу у нескольких регуляторных органов. Переводить их требования к электронным ОЖР в строительстве нужно параллельно в нескольких структурах. К сожалению, наша бюрократия плохо справляется с задачами по синхронизации работ в различных ведомствах, поэтому процесс может затянуться. Самый неудачный вариант — когда одно ведомство уже перешло на электронные документы, а другое принимает данные только в бумажном виде. Тогда участникам строительства придется заполнять журнал два раза.

Третий потенциальный барьер — низкая техническая оснащенность строительных площадок. Чем дальше от центра находятся стройки, тем менее они технически оснащены. Требование заполнять журналы работ в электронном виде приведет к необходимости в каждом вагончике прораба иметь хотя бы ноутбук, либо система должна давать возможность вносить информацию со смартфона.

В целом я считаю, что любой бумажный документооборот нужно заменить электронным, а обмен документами в электронном виде должен быть заменен на обмен данными. До сих пор гора бумажных чертежей для строительства печатается по одной причине: оснащать каждого рабочего планшетом с доступом к среде общих данных с рабочей документацией дороже, чем печатать эти чертежи. А в случае с журналами работ дополнительное техническое оснащение рабочих мест потребует небольших затрат, которые с лихвой будут перекрыты повышением эффективности рабочего времени сотрудников.

Алексей Торчинский, заместитель генерального директора ООО «МАТРИКС»

Алексей Торчинский, заместитель генерального директора ООО «МАТРИКС»

Главная проблема с бумажным журналом — это его подписание. Журнал общих работ и журнал специальных работ — достаточно большой объем документов, которые ведут на бумажном носителе. Их должны подписать одновременно многие участники процесса, такие как генподрядчик, заказчик, авторский надзор, строительный надзор и так далее. В идеале все они должны быть в момент внесения записи на площадке, но на практике этого невозможно достичь.

Еще одна глобальная проблема: ответственный за ведение ОЖР и других журналов работ в строительстве может вносить записи, только находясь на своем рабочем месте. А так как это происходит не всегда, то на практике регулярность заполнения журнала резко сокращается: набирают определенный объем выполненных работ и, например, раз в неделю ответственный за стройку заносит эти работы в журнал.

Если делать журнал на цифровой платформе со средой общих данных, то работник сможет заполнять его максимально оперативно в любую доступную минуту с планшета, смартфона или компьютера. Запись сразу увидят все участники процесса и выдадут замечания, если не согласны, или сразу подпишут. Оперативность ведения журналов возрастает стократно.

И самое главное, что в этом случае журнал работ отображает фактическое состояние дел на строительной площадке. Возникает возможность привязать все записи, которые ведутся в журналах, к графику производства работ и проектно-сметной документации. Получается четкая понятная информационная модель объекта строительства, в которой вся информация взаимосвязана математически. Проверить правильность и точность данных, качество выполнения работ можно не выходя с рабочего места. Это путь, по которому идет научно-технический прогресс в области строительства. Бумага — анахронизм, от нее нужно уходить, потому что она не отображает реальное состояние объекта строительства.

У электронных журналов единственный недостаток: люди к нему не привыкли, особенно в госструктурах. Работники привыкли работать с бумагами и боятся переходить на журнал работ в электронном виде, который лежит где-то в облаке или на сервере у заказчика. К тому же еще не до конца проработаны процедуры электронного документооборота. Есть формально закон о цифровой подписи, который позволяет подписывать усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью записи в журнале. Тем не менее, процедура ведения электронных журналов не до конца формализована на уровне нормативной документации. Например, можно подписывать каждую страницу или итоговый документ. Из-за этого могут возникать конфликтные ситуации между заказчиком и подрядчиком, надзирающими органами. Допустим, заказчик, генподрядчик и подрядчики договорились, как будут вести документацию, а инспектор требует, чтобы буквально каждая строчка была подписана, и противопоставить ему нечего.

Надзирающие органы могут саботировать процесс цифровизации журналов работ, потому что у них нет четких инструкций на этот счет. Если к ним придет подрядчик и скажет, что у него в договоре прописано ведение электронного документооборота, инспектор может сказать, что не знает, как это делать, так как приказ Минстроя позволяет делать и так, и так. Из-за этого подрядчикам приходится вести документооборот и журналы работ и в электронном, и в бумажном виде.

Но технологии и темпы городского строительства уже не позволяют вести бумажный строительный документооборот. Например, заказчик находится в Москве, подрядчик — на Дальнем Востоке, сам объект строительства — где-нибудь в Западной Сибири, а проектный институт — в Калининграде. Собрать их на одной площадке — это большие потери и по времени, и по деньгам, поэтому переходить на электронный документооборот надо было еще года 3−4 назад. Так что мы уже сильно сильно отстаем.

Евгений Торшин, руководитель отдела внедрения платформы «Цифровое управление строительством»

Евгений Торшин, руководитель отдела внедрения платформы «Цифровое управление строительством»

Бумажные журналы: долго и неудобно

В данный момент работа с журналами — довольно длительный и трудоемкий процесс. Для регистрации их в контролирующих органах необходимо выполнить большое количество действий: корректно заполнить основную информацию по участникам, сшить и пронумеровать каждый журнал, а также согласовать все это с заказчиком. Сам процесс регистрации с закреплением ответственного инспектора тоже занимает время.

С учетом того, что после заключения договора приступить к работе необходимо в течение 10 дней, на весь процесс формирования и регистрации бумажных журналов уходит больше отведенного срока. К тому же контролирующие органы обычно требуют сканировать заполненный журнал по завершении строительства — и на это требуется еще несколько дней и участие нескольких сотрудников.

Электронные журналы: быстро и надежно

Ведение ОЖР в электронном виде значительно упрощает весь процесс взаимодействия с ними: от регистрации и ведения до итогового согласования. Работа через одну цифровую платформу позволяет всем участникам стройки получать достоверную информацию о заполнении журнала и корректировке данных, а также вносить замечания как к конкретной записи, так и на весь журнал, в режиме реального времени.

Цифровизация исполнительной документации в строительстве. С чего начать?
Цифровизация исполнительной документации в строительстве. С чего начать?
Перейти

Часто виды строительных работ повторяются изо дня в день — однотипные записи можно скопировать, а не вносить каждый раз вручную. Система позволяет находить нужную запись за секунды благодаря настроенным фильтрам: по авторам, видам работ и датам. Также мы реализовали возможность привязывать исполнительную документацию к позициям в журнале и создавать на основе записи в журнале необходимый акт освидетельствования работ. Рабочее время сотрудников оптимизируется в разы.

Бумажный журнал ограничен по объему и может закончиться быстрее, чем завершатся работы — тогда необходимо повторять все те же бюрократические действия с новым журналом, на это уходит много времени. Цифровой журнал с легкостью решает эту проблему. Можно создать столько записей, сколько нужно.

Другой проблемой бумажных документов является их недолговечность. Ведь стройка предполагает полевые условия, в которых журналы быстро могут прийти в негодность — например, из-за паводка или даже пожара. Электронные журналы в этом отношении гораздо удобнее и надежнее: все данные хранятся в одном месте, доступны всем участникам строительства и их невозможно испортить.

В ЦУС документы согласовывают и подписывают в рамках одной системы, не нужно бегать по объекту и собирать подписи, нужным людям придут оповещения. В любой момент журнал можно скачать из системы и распечатать. До подписания все записи в электронном журнале можно редактировать, за исключением титульного листа. После подписания электронной цифровой подписью запись изменить уже нельзя.

Резюме

Бумажные ОЖР в строительстве устарели, потому что:

  • не отражают фактического состояния стройки,
  • требуют одновременного нахождения на площадке всех участников процесса,
  • легко могут быть утрачены в результате чрезвычайных ситуаций,
  • могут расходиться с данными исполнительной документации.

По этим причинам переход на электронный документооборот целесообразен и необходим. Он позволит:

  • облегчить доступ участников строительства к данным о выполнении работ,
  • согласовывать и подписывать документы удаленно, если это предусмотрено соответствующими нормативными документами,
  • исключить корректировку подписанных документов,
  • обрабатывать данные автоматически,
  • устанавливать связь ОЖР с графиком производства строительных работ и проектно-сметной документацией,
  • сохранить данные при чрезвычайных ситуациях.

Пока процедура цифрового документооборота не полностью регламентирована, из-за чего при внедрении электронных журналов работ могут возникать проблемы с органами надзора. Законодателям предстоит определить правила ведения ОЖР в электронном виде и решить вопрос обеспечения безопасности данных в них.

    Читайте также

    Видео по теме

    Вопросы ответы по теме

    Электронная книга «Руководство по внедрению цифровизации в строительстве»
    Электронная книга «Руководство по внедрению цифровизации в строительстве»
    Полезные материалы от специалистов Академии ЦУС
    Покажем на практических кейсах как работает цифровизация
    Технический заказчик при строительстве школ внедрил ЭДО и исполнительную документациию
    Технический заказчик при строительстве школ внедрил ЭДО и исполнительную документациию
    Кейс как Росводоканал внедрил ЭДО, строительный контроль и исполнительную документацию на всех стадиях строительства
    Кейс как Росводоканал внедрил ЭДО, строительный контроль и исполнительную документацию на всех стадиях строительства
    И еще 3 подробных примера реализованных проектов по цифровизации крупных заказчиков мы пришлем вам на почту