В числе главных препятствий для внедрения Информационной системы управления проектами госзаказчика (ИСУП) эксперты строительной отрасли называют консерватизм участников строительства. Для передачи документов в ИСУП с помощью внешних информационных систем (ВИС) нужны практические навыки работы с программным обеспечением. В статье разберемся, как организовать обучение сотрудников работе в ИСУП, чтобы безболезненно перейти к электронному документообороту.
Знакомство с системой
Опыт регионов показывает, что преодолеть сопротивление изменениям возможно, когда участники строительства видят реальную пользу от внедрения системы. Например, если вся документация ведется в системе «Цифровое управление строительством», то исполнителю не нужно вручную составлять акты, их можно сформировать из записей в общем журнале работ — это экономит время и снижает риск ошибок. В целом сроки подготовки документов сокращаются за счет автоматизации. А руководитель проекта получает актуальную и достоверную аналитику: система собирает отчеты из данных, которые вносят в систему, и любую цифру можно проверить онлайн, перейдя к исходным документам.
Методическим обеспечением внедрения ИСУП в регионах занимаются Центры цифровой трансформации. Для знакомства с возможностями внешних информационных систем (ВИС) они приглашают представителей компаний-разработчиков на совещания с генеральными подрядчиками. Разработчики демонстрируют функционал своих продуктов, а представители подрядных организаций могут задать вопросы по работе в системе.
Сотрудники компании «Осмокод» регулярно проводят презентации внешней информационной системы «Цифровое управление строительством» в регионах. С начала 2024 года о возможностях платформы ЦУС узнали строительные организации 22 субъектов Российской Федерации. Участникам совещаний рассказали, из каких модулей состоит платформа ЦУС, какие функции в ней реализованы и как с ее помощью передавать документы в ИСУП.
Компания, заинтересованная во внедрении ЦУС, может индивидуально записаться на демонстрацию системы. Это бесплатно, нужно только оставить заявку на сайте.
Обучение пользователей
Если организация выбрала ЦУС для ведения электронного документооборота и заключила договор на внедрение, сотрудники компании «Осмокод» проводят подробное обучение пользователей по всем модулям системы, включая передачу данных в ИСУП.
Чек-лист для начала работы с ИСУП через внешнюю информационную систему ЦУС
- Заключить договор с ООО «Осмокод»
- Проинформировать государственного / муниципального заказчика о принятом решении
- Вступить в чат оперативного взаимодействия, созданный менеджером компании «Осмокод»
- Предоставить информацию об ОКС менеджеру «Осмокод»
- Определить ключевого пользователя в вашей компании, ответственного за взаимодействие по работе с системой (заявки на регистрацию пользователей, администрирование личного кабинета)
- Ответственным лицам вашей организации (подписантам в документах) получить ЭЦП с МЧД и проинформировать об этом сотрудников «Осмокод»
- Проинформировать менеджера в чате о готовности к работе в системе
- Пройти обучение по работе в ЦУС
Важный нюанс. Обмен данными между ЦУС и ИСУП — это двусторонний процесс. Чтобы начать электронный документооборот, государственный заказчик должен:
- передать из ИСУП во внешнюю информационную систему (ВИС) данные об объекте;
- принять отправленную проектировщиком / подрядчиком информацию о проектировщиках / участниках строительства;
- отправить подтверждение этой информации.
Пока госзаказчик не выполнил эти действия, начать работу с ИСУП невозможно.
После подписания договора менеджеры компании «Осмокод» создают рабочий чат. В нем сообщают, когда объект получен, и предоставляют график обучения для генподрядчика. Сотрудники могут выбрать удобное время занятий: утром или во второй половине дня. Курс включает в себя онлайн-семинары, выполнение несложных домашних заданий по работе в системе и практические занятия на рабочем объекте, чтобы пользователи лучше запомнили процесс.
После прохождения обучения сотрудники приступают к самостоятельной работе в системе и при необходимости обращаются в техподдержку по телефону или в чате, который остается активным весь период работы в системе. Освежать знания можно в любое время: вебинары проходят регулярно и доступны пользователям ЦУС без ограничений.
Очное обучение
Некоторые компании предпочитают онлайн-семинарам очные занятия, потому что такой формат позволяет больше вовлекать сотрудников в обучение. При общении вживую можно отложить другие дела и полностью погрузиться в тему, поделиться опытом с коллегами, задавать вопросы сразу в процессе выполнения заданий.
По мнению представителей АО «ПромМонтажСтрой», очное обучение эффективнее вебинаров. Поэтому сотрудники компании приехали из республики Коми в Санкт-Петербург, чтобы пройти курс обучения и начать работу в ЦУС для передачи данных в ИСУП. Сотрудница Евгения Квашнина рассказала:
«Были рассмотрены две цифровые платформы ПО, обе приблизительно в одном ценовом диапазоне. Мы запросили демоверсии и остановились на ЦУС. Оперативная работа представителей «Осмокод» позволила быстро заключить Соглашение и договориться на очное обучение. Живой формат значительно превосходит по эффективности онлайн или видео. Обучение было очень полезным, интересным и доступным. Плюс компания проводит обучающие вебинары онлайн, предоставляет видеоуроки и регулярно обновляет ПО.
Важно отметить, что подписание Соглашения подразумевало не просто обучение ограниченного количества сотрудников, а всех, кому это будет нужно, без ограничений — как онлайн, так и очно.
Программа для нас новая, требует изучения и практических навыков. Для пользования программой нужен только доступ в интернет, вся актуальная документация доступна всем участникам объекта строительства, что повышает эффективность работы».
Что в итоге
У компании «Осмокод» есть отработанный на практике трек обучения пользователей работе в ЦУС. Программа включает разные форматы: видеоуроки, вебинары, практические задания, обзоры обновлений системы. Некоторые компании вносят свои пожелания по организации процесса, например, просят заменить онлайн обучение очными занятиями. Такие форматы обсуждаются индивидуально.