Тема оптимизации строительных процессов в России слабо представлена в информационном поле. Почти нет материалов, где системно описано, какие варианты оптимизации существуют на каждом этапе строительства — от проектирования до ввода объекта в эксплуатацию.
Поэтому специалистам приходится собирать информацию по частям из разных источников или заново придумывать велосипед. В этом материале для вашего удобства мы собрали и систематизировали все основные методы оптимизации строительства и разбили на разделы, например, оптимизация затрат, проектных решений, сроков и так далее.
В этой статье:
- говорим о концепции оптимизации в строительстве и о проблемных зонах, которые стоит оптимизировать в первую очередь;
- детализируем зоны до конкретных методов оптимизации;
- приводим пример алгоритма внедрения оптимизации;
- приводим экспертное мнение о том, каких принципов надо придерживаться в проекте изменений.
Содержание
- Что такое оптимизация строительства
- Главный принцип оптимизации процессов в строительстве
- Где строительные проекты теряют эффективность
- Основные направления оптимизации строительства
- Алгоритм оптимизации строительства: от диагностики потерь до цифрового контроля
- Какие инструменты нужны для эффективного управления строительством
- Десять принципов, которые помогают увеличить вероятность успеха оптимизации
- FAQ
1. Что такое оптимизация строительства
Оптимизация строительства — это управленческий процесс, который помогает сократить сроки, затраты, простои, переделки и ручные процессы без потери качества и контроля над проектом.
Цель любой оптимизации должна быть измеряемой. Например, снизить стоимость закупок на Х процентов или ускорить сроки закрытия замечаний от строительного контроля на 2 дня.
В контексте российского строительства лучше использовать термин «улучшение», так как «оптимизация» ассоциируется больше с сокращениями людей без цели улучшений.
Карта зон, которые можно системно оптимизировать в каждом проекте:
- проектные решения;
- качество рабочей документации;
- качество планирования и ведения графиков работ;
- план-фактный анализ реализации строительства;
- процессы снабжения и поставок;
- итоговую стоимость строительства;
- контроль работы подрядчиков;
- качество строительного контроля;
- процесс подготовки исполнительной документации;
- коммуникацию между участниками;
- управленческую отчетность.
Получите бесплатный гайд о том, как собирать сквозную строительную отчетность быстро и эффективно
2. Главный принцип оптимизации процессов в строительстве
В строительстве основной механизм контроля качества любых процессов — это сравнение плана с фактом
Например, сравнивают выполненный объем работ на текущую дату с планом, сметную стоимость и стоимость фактической закупки.
Стремление к план-фактной аналитике связано с тем, что на старте проекта всегда известны параметры, в которые надо уложиться: сроки, стоимость, объемы.
Поэтому логично эффективность процессов считать относительно плана, а оптимизацию — относительно средних значений отклонений. Например, от процента опозданий, процента увеличения стоимости закупок, количества переделок и так далее.
Так как план формируется в офисе, а факт — на стройплощадке, то в первую очередь необходимо улучшить процессы по формированию план/факта между офисом и строительной площадкой.
Чем меньше задержка при обмене информацией и чем точнее данные, тем легче принимать управленческие решения. Если не выстроить процесс прозрачного формирования план-факта, то говорить о реальной оптимизации строительства не получится.
3. Где строительные проекты теряют эффективность
Строительный проект теряет деньги из-за ошибочных и избыточных проектных решений, ошибок подрядчиков, неэффективных закупок и плохой организации работ.
Поэтому оптимизация строительства начинается с поиска и анализа негативных факторов, ухудшающих экономику проекта. В этом разделе рассмотрим список самых часто встречающихся негативных факторов и кратко обсудим методы их устранения.
- Неоптимальные решения в проекте
Проектировщики могут использовать неоправданно дорогие или ошибочные решения и материалы. Кроме того, в проектах почти всегда присутствуют технические коллизии из-за ошибок при проектировании, особенно если задействовано много проектных организаций.
Решение
Значительная часть таких ошибок может быть устранена с помощью BIM-моделирования. Но все равно требуется улучшить контроль за разработкой документации. - Устаревшая документация
На площадке чаще всего работают с бумажными распечатками. Новую документацию присылают в электронном виде и не всегда вовремя распечатывают и передают производителю работ. Кроме того, по бумажным копиям сложно понять, какая версия сейчас на руках.
Решение
Для проверки актуальности документации можно использовать электронные версии в общей среде данных или считывать QR-коды на распечатках. - График живет отдельно от фактического выполнения
График строительства должен быть инструментом планирования и контроля работ. Но чаще всего он используется в качестве сводки со стройки, а не как инструмент управления.
Большая часть планировщиков только собирают с площадки информацию по выполнению работ и вносят эти данные в график, то есть просто фиксируют текущую ситуацию, но не влияют на него. Из-за этого данные в графике всегда отстают от реального хода строительства. Причина в том, что у планировщиков нет власти принимать управленческие решения. Эта функция делегирована руководителям более высокого звена.
Решение
Данную проблему можно решить с помощью нового процесса, когда без согласования работ, например, в цифровой среде, подрядчик не имеет права приступить к работам. В этом случае планировщики смогут управлять всем циклом: от постановки задач до контроля их выполнения. - Выполненные объемы не связаны со сметной стоимостью
Обычно в графиках и ведомостях фиксируют выполненные объемы. Но при сопоставлении со сметами часто выясняется, что в сметах другие позиции и распределение объемов по работам. Такое бывает, например, когда начали строить до утверждения официальной сметы или в смету внесены многочисленные изменения. В результате при закрытии этапа приходится тратить много времени на сверки и подготовку КС-2 и КС-3.
Решение
Своевременно связывать выполненные объемы со сметными позициями и автоматически отслеживать нестыковки с помощью алгоритмов цифровых решений. - Долго готовится исполнительная документация
Текущая практика показывает, что исполнительная документация готовится постфактум и часто «задним числом». Сроки задержки варьируются от нескольких недель до месяцев после окончания соответствующего этапа. Такая задержка портит экономику проекта, а также приводит к вынужденным затратам на дополнительные методы контроля, например, ввод на объект дополнительных сотрудников, применение дронов, обзорных камери т. д.
Решение
Подобную проблему можно решить при помощи программных продуктов, которые помогают синхронизировать процессы на стройплощадке и подготовку ИД. - Длительные согласования и отработка замечаний
Обычная практика, когда, например, после получения замечаний от стройконтроля может пройти несколько недель до получения ответа от подрядчика. Другой пример — исполнительная документация может согласовываться по нескольку раз, что затягивается на недели. Основная причина — несистемная и неструктурированная работа с документами, в том числе из-за использования мессенджеров. Из-за этого теряются комментарии, путаются версии файлов, возникают технические ошибки с доступами.
Решение
Совместная работа всех участников цепочки в системе электронного документооборота. - Подрядчики передают данные в разных форматах
Отдельная головная боль — ручной свод отчетной информации по объекту. Данные поступают из различных источников: мессенджеров, по почте и даже по телефону из-за перебоев со связью. Как правило, эти данные еще нужно сверить отдельно с каждым подрядчиком. Основная причина — низкая степень доверия к предоставляемым данным, так как их невозможно проверить с помощью цифрового следа в программной среде.
Решение
Применение единой среды данных для предоставления отчетности, которая формируется на основе ранее созданных документов. Например, фактические объемы автоматически складываются из данных, которые ранее передавали подрядчики. - Руководитель видит отклонения слишком поздно
Руководитель проекта обычно видит отчеты, актуальные на предыдущую неделю, так как очень мало компаний собирают сводки по объектам ежедневно. Чаще всего сводится неделя, реже — периоды в 2−3 дня. Если объектов много и они удаленные, то даже самый продвинутый руководитель не сможет физически все держать под контролем. В результате решения принимаются на основе устаревших данных.
Решение
Внедрение процесса, при котором отчетность собирается автоматически на основе документов внутри программной среды, изменения их статусов и событий в цифровой среде. - Изменения в проекте не сразу отражаются в смете, графике и логистике
Рассмотрим пример. Произошли изменения в рабочей документации, но отдел снабжения об этом узнал через неделю и вовремя не заказал материалы. Сметчики узнали об изменениях только после того, как снабженцы разместили заказы. А график мог вообще не измениться и не отразить фактическую задержку сроков из-за нехватки материалов.
Решение
Необходим сквозной цифровой процесс, который блокирует возможность движения по нему без согласования других служб. Например, отдел снабжения не может заказать бетон, если нет подтверждения от сметчиков. - Строительный контроль фиксирует замечания, но они долго исправляются
Может пройти несколько дней, а то и неделя, пока инженер строительного контроля опишет недостатки, выявленные в ходе проверки, сформирует предписание, распечатает его, подпишет, отправит скан подрядчику. Если у инженера много объектов и подрядчиков, то ручной контроль устранения замечаний становится сложной задачей.
При этом часть документов может потеряться в переписке, не дойти до подрядчика из-за различных проблем, например, из-за проблем со связью. Инженер строительного контроля также может заработаться и не отправить информацию подрядчику.
Решение
Автоматизация процесса: система напоминаний и уведомлений помогает инспектору и ответственным за устранение недостатков вовремя передать информацию.
Сводная таблица: где чаще всего возникают потери и как их устранить
| Негативный фактор | Краткое решение |
| Неоптимальные решения в проекте | BIM-моделирование и контроль проектной документации |
| Устаревшая документация | Общая среда данных и QR-коды на распечатках |
| График отстает от фактического выполнения | Цифровое согласование работ до их начала |
| Выполненные объемы не связаны со сметой | Привязка объемов к сметным позициям |
| Долго готовится исполнительная документация | Синхронизация стройплощадки и подготовки ИД |
| Длительные согласования и отработка замечаний | Единый электронный документооборот |
| Подрядчики передают данные в разных форматах | Единая система отчетности |
| Руководитель видит отклонения слишком поздно | Автоматическая отчетность по статусам и событиям |
| Изменения в проекте не отражаются в смете, графике и логистике | Сквозной цифровой процесс с согласованием служб |
| Замечания стройконтроля долго исправляются | Автоматический контроль сроков и ответственных |
4. Основные направления оптимизации строительства
В данном разделе мы собрали детализированный справочник методов оптимизации по зонам строительства. Он полезен тем, кто хочет составить шорт-лист вариантов оптимизации под свой контекст и далее подробнее проработать. Например, хотите узнать методы оптимизации подготовки исполнительной документации и закрывающих документов, ищите ниже соответствующий подраздел.
Включает работу с подбором эффективных проектных решений, устранение коллизий, устранение дискоммуникации между участниками на этапе ПИР.
Методы оптимизации:
- разработка и внедрение новых, более эффективных стандартов проектирования;
- работа с BIM/ТИМ инструментами, в том числе по устранению коллизий;
- синхронизация информационной модели объекта с графиками производства работ, графиками закупок и поставок материалов, со сметными расценками;
- внедрение общей среды данных и электронного согласования и подписания документации;
- применении ИИ для оптимизации проектных решений;
- связь проектных изменений с трекерами задач для постановки задач ответственным.
Включает работу с планированием графиков строительства, потребностей в машинах и механизмах, оборудовании, графиков закупок и поставок.
Методы оптимизации:
- внедрение автоматически обновляемых графиков производства работ (ГПР) в зависимости от событий в системе: внесения фактических объемов, создания документов, создания новой записи в журналах работ, изменения статусов документов
и т. д. ; - автоматическое ведение план-фактной аналитики на ежедневной основе;
- контроль критического пути, применение ИИ и средств предиктивной аналитики для прогноза хода проекта;
- внедрение зависимости постановки фронта работ на стройплощадке от логистики и сроков поставок;
- автоматический контроль просроченных задач по документам и работам;
- применение ИИ для прогноза хода строительства и для автоматизации обновления графиков строительства;
- внедрение ежедневных автоматически создаваемых сводок по объектам.
Включает работу с аналитикой стоимости на каждом этапе жизненного цикла объекта: от стадии ПИР до передачи объекта заказчику. Оптимизация стоимости строительства возможна не только за счет удешевления проектных решений, материалов и привлечения недорогих подрядчиков. Ключевой фактор — контроль и снижение отклонений в проекте, прежде всего сроков. Ведь именно с ними связаны простои техники и людей.
Методы оптимизации:
- внедрение автоматизированной план-факт аналитики по затратам, например, в формате плана освоения денежных средств по неделям, месяцам и кварталам;
- контроль дополнительных работ, которые не учтены в сметах;
- внедрение заявок на закупки с электронным согласованием и привязкой к сметным позициям;
- контроль перерасходов и списания материалов;
- контроль материалов путем сравнения данных из разных источников, например, заявок на поставку, ЖВК, складских документов;
- внедрение процессов оценки стоимости простоев техники, оборудования, человеческих ресурсов;
- применение ИИ для анализа стоимости проекта;
- внедрение процессов оценки влияния проектных изменений на бюджет.
Включает оптимизацию совместной работы участников строительства. В проекте, как правило, принимают участие несколько юрлиц и их сотрудников, которые находятся частично в офисе, а частично на площадке. Поэтому процессы коммуникации и взаимодействия выходят на первый план.
Методы оптимизации:
- подключение систем электронного безбумажного документооборота;
- ведение переписки внутри одной системы, в том числе использование корпоративного мессенджера;
- общее файловое хранилище и общая среда данных;
- использование ИИ-агентов;
- единая система работы с юридическими документами.
Включает в себя ускорение процессов подготовки, проверки и подписания исполнительной документации.
Методы оптимизации:
- полный уход от бумажных документов за счет ЭДО;
- высокий процент переиспользования данных из связанных документов (смет, журналов работ, графиков производства работ и др.), использование общих справочников, списка работ, данных о выполненных работах
и т. д. ; - подсвечивание изменений в документе по сравнению с предыдущей версией;
- быстрая работа с замечаниями внутри одной системы;
- проверка документации на основе ИИ;
- возможность отследить историю по каждому документу до первоисточника данных.
Включает автоматизацию ввода информации в ходе проверок, подготовки необходимых документов и контроля устранения замечаний.
Методы оптимизации:
- мобильные приложения для проведения строительного контроля;
- упрощенный ввод данных, в том числе голосовой ввод и транскрибация;
- автоматическое заполнение полей формы проверки, в том числе с помощью ИИ;
- автоматическое определение дефекта по фото или видео;
- упрощенное формирование документов и отправка ответственным лицам;
- контроль устранения замечаний с помощью статусов и уведомлений.
Включает оптимизацию постановки задач и контроля их исполнения, накопление статистики по каждому пользователю и формирование цифрового профиля эффективности.
Методы оптимизации:
- внедрение трекеров задач с привязкой к строительным процессам;
- внедрение конструкторов бизнес-процессов с расширенной ролевой моделью;
- внедрение автоматически считываемых kpi для сотрудников;
- накопление статистики по просроченным задачам, статистики полученных замечаний к документам, проценту успешно выполненных задач с первого раза и др.
Включает автоматизацию подготовки отчетов на основе имеющихся цифровых данных без участия человека.
Методы оптимизации:
- применение BI-инструментов и нейросетей для подготовки отчетов;
- создание автоматически обновляемых дашбордов для руководителей;
- подготовка автоматически заполняемых печатных форм и иных видов документов.
5. Алгоритм оптимизации строительства: от диагностики потерь до цифрового контроля
Как запускать изменения процессов в строительстве, чтобы логика проекта была понятной команде и участникам?
Факторы, которые значительно влияют на вероятность успеха:
- Наличие или отсутствие массива машиночитаемых данных.
- Способность команды признать наличие проблем в процессах без взаимных обвинений.
- Наличие безопасного пространства, где участники процесса могут обсуждать изменения и приоритеты.
- Наличие ресурсов использовать цифровые решения для сопровождения изменений.
Исходя из этих вводных вот как может выглядеть алгоритм внедрения оптимизации в строительные процессы.
1. Определить цель оптимизации
Принципиально важно определить, какие конкретно процессы будем улучшать, в чем будет выражаться цель и какими метриками будем измерять эффект.
Примеры
| Цель | Метрика |
| Сократить отклонение от графика | Процент от усредненных отклонений |
| Ускорить согласование документов | Целевое количество дней согласно регламентам |
| Снизить количество переделок | Процент от усредненных отклонений или целевое значение |
| Уменьшить перерасход бюджета | Процент от усредненных отклонений или целевое значение |
| Сократить сроки подготовки исполнительной документации | Целевое количество дней согласно регламентам |
Возможны другие цели и метрики. Важно, чтобы на первом шаге компания четко определила и прописала цель оптимизации и метрики результата.
2. Собрать исходные данные
Нужен массив машиночитаемых связанных данных:
- договоры;
- проектная и рабочая документация;
- график производства работ;
- сметная документация;
- данные по фактическому выполнению работ;
- данные по закупкам и поставкам;
- замечания стройконтроля;
- исполнительная документация;
- переписка и согласования.
3. Найти точки потерь
Нужно определить места, где проект теряет время, деньги или управляемость. Основные предвестники потерь:
- долгое ожидание решений;
- сложные ручные отчеты;
- дублирование данных;
- большой процент переделок;
- простои;
- несвоевременные поставки;
- разрыв между планом и фактом.
4. Разделить симптомы и причины
Срыв срока — это симптом. Причина может быть в проектировании, плохом планировании работ, ошибках в снабжении, долгих согласованиях, слабом контроле.
Перерасход бюджета — тоже симптом. Причина может быть в поздних проектных изменениях, в некачественной работе подрядчиков, приведшей к допработам, в несвоевременных закупках.
Для определения симптомов и причин можно использовать различные методологии, в том числе методологии LEAN, ТОС и другие.
5. Выбрать приоритетные процессы
Лучше начинать с 1−2 процессов, где оптимизация может дать положительный эффект за минимальные сроки:
- оптимизация ведения графика строительства и контроля план-факта;
- оптимизация проектных решений;
- оптимизация закупок и поставок;
- улучшение процесса подготовки исполнительной документации;
- работа строительного контроля;
- ускорение согласований;
- управление задачами и контроль подрядчиков.
6. Назначить метрики и настроить их учет
Например:
- отклонение от бюджета;
- отклонение от графика;
- срок согласования документов;
- количество просроченных задач;
- количество переделок;
- скорость подготовки ИД;
- количество замечаний стройконтроля и др.
7. Пересобрать процессы
Внести изменения в процессы и отдельно зафиксировать:
- кто ответственный за процесс;
- кто вносит данные;
- кто проверяет;
- кто согласует;
- где и как фиксируется план-факт;
- кто отвечает за отклонения;
- какие сроки реакции и какие варианты реакции;
- какие отчеты должны быть созданы на операционном уровне и для руководства.
8. Внедрить цифровую платформу, которая позволит сохранить новые процессы
Новые процессы не приживаются, если нет методики их внедрения, поддерживающей работы и людей, вовлеченных в изменения. Регламенты сами по себе не могут перестроить реальную работу. Поэтому необходим программный инструмент, с помощью которого можно внедрить новые процессы.
Такой цифровой инструмент нужен, чтобы документация, график, задачи, фактическое выполнение и отчетность были связаны между собой.
9. Создать проекты изменения и проверить эффект
Каждое значимое изменение лучше всего превратить в отдельный проект, у которого есть цели, задачи, метрики и способ оценки результата. Также полезно планировать и запускать пилотные проекты.
После изменений смотрим:
- что ускорилось;
- где снизились потери;
- какие отклонения стали видны раньше;
- какие процессы все еще требуют ручной работы.
10. Закрепить новый порядок
Финальная точка внедрения оптимизации — фиксация успешных практик:
- описание ролей с привязкой к штатному расписанию;
- изменение положений по работе функций;
- изменение должностных инструкций;
- запуск новых регламентов приказами по компании;
- описание отчетности и контрольных точек;
- фиксация ответственности.
6. Какие инструменты нужны для эффективного управления строительством
Для оптимизации нужны не только данные и процессы, но и инструментарий. Любой процесс должен быть реализован в «железе», а точнее в ПО, иначе он останется еще одним процессом на бумаге.
В качестве инструментария лучше всего подходят цифровые платформы с возможностью одновременной работы всех задействованных юрлиц и их сотрудников в одной среде, а также с возможностью бесшовной автоматизации процессов от заказчика до субподрядчика. Одной из таких платформ является «Цифровое управление строительством» (ЦУС).
Ключевые возможности ЦУС:
- автоматизация подготовки и согласования проектно-сметной документации на этапе ПИР;
- календарно-сетевое планирование;
- контроль план-факта в объемах и стоимости;
- управление задачами;
- электронный документооборот;
- автоматизация подготовки исполнительной документации;
- строительный контроль;
- электронные журналы работ;
- отчетность по проекту;
- дашборды для руководителя;
- единая среда данных.
В ЦУС эти процессы можно собрать в одном контуре: документацию, согласование и подписание, планирование и контроль, работу с замечаниями и исполнительную документацию.
Взаимосвязь функций в ЦУС
7. Десять принципов, которые помогают увеличить вероятность успеха оптимизации
При внедрении изменений важны не только процессы, но и концептуальная основа. Сколько людей, столько мнений, что, где и как нужно улучшить.
Мы попросили эксперта по внедрению цифровых продуктов Константина Алешкина сформулировать десять принципов для участников проектов изменений, чтобы быстрее договариваться и синхронизировать видение.
1. Оптимизировать нужно систему, а не отдельные параметры
Если просто снижать цену работ и материалов, можно получить низкое качество, переделки и срыв сроков. Если оптимизировать только качество проекта, то можно получить увеличение стоимости и сроков строительства. Необходимо улучшать всю систему целиком.
2. Любое улучшение должно быть связано с метрикой
Оптимизация должна отвечать на вопрос: что изменилось в цифрах. Срок согласования, отклонения от графика, количество переделок, скорость подготовки ИД, перерасход бюджета.
3. Сроки, стоимость и качество не улучшаются одновременно
Нельзя улучшать все и сразу. В лучшем случае получится управлять двумя параметрами из трех. А в идеале нужно прийти к балансу всех трех параметров, а не к оптимизации какого-то одного.
4. Факт нужно видеть сразу
Если данные о выполнении приходят с задержкой, руководитель управляет прошлым. Для оптимизации нужен актуальный факт по работам, задачам, документам и отклонениям.
5. Чем раньше видно отклонение, тем дешевле
Чем раньше команда видит проблему, тем меньше цена решения. Особенно это касается проектных изменений, снабжения и переделок.
6. Единая среда данных важнее политики
Много важных отчетов для руководства не дают контроля, если данные в них расходятся. Нужна единая картина проекта для любого уровня участников.
7. Процесс должен быть понятен любому исполнителю
Если новый процесс сложный, его будут саботировать. Хороший процесс отвечает на простые вопросы: что надо сделать, что соблюсти, кто и за что отвечает, как отчитаться, кто проверяет, в какие сроки.
8. Автоматизировать стоит повторяемое и критичное
В первую очередь нужно убирать ручную работу там, где она влияет на сроки, стоимость и качество.
9. Оптимизация должна снижать управленческую слепоту
Руководитель должен видеть, где проект отстает, кто за это отвечает, что не готово, где растет стоимость. Иначе нет смысла.
10. Следующий шаг важнее красивой системы
Даже хорошая цифровая система не даст результата, если по отклонениям никто не принимает решения. У каждого процесса должен быть владелец, инструкции, срок реакции и результирующая метрика.
8. FAQ
Оптимизация строительства — это системное улучшение проектных, организационных и производственных процессов, которое помогает сократить сроки, контролировать затраты, снизить количество ошибок и повысить управляемость строительного проекта.
Снижение стоимости — один из результатов. Оптимизация шире: она затрагивает сроки, процессы, проектные решения, документы, снабжение и контроль.
Через актуальный график, план-фактный контроль, управление зависимостями, своевременные поставки, быстрые согласования и контроль просроченных задач.
Через контроль затрат, анализ проектных решений, управление изменениями, снижение переделок, прозрачные закупки и раннее выявление перерасхода.
График, проектные изменения, закупки, исполнительную документацию, строительный контроль, согласования и отчетность.
График, задачи, документооборот, план-факт, контроль ИД, строительный контроль, отчетность и единая среда данных.
