Цифровизация строительной компании: 11 вопросов о внедрении цифровых платформ

Мы задали несколько вопросов Константину Алешкину, начальнику управления по внедрению и развитию ПО ЦУС, ООО «Осмокод», чтобы разобраться в том, как внедряются цифровые платформы в строительных компаниях.

1. Какие проблемы можно решить с помощью цифровизации в стройке на данный момент?

Основная проблема, на которую многие компании акцентируют внимание — это электронный документооборот. Помимо того, что с помощью цифровизации компании уходят от бумаги, они еще выстраивают процесс по сопровождению строительства, который обычно хаотичен и напоминает броуновское движение. Прежде всего это касается документации:

• исполнительная документация,
• проектно-сметная документация,
• акты выполненных работ.

В цифре весь бизнес-процесс выстроен пошагово. Следуя ему, компания всегда вовремя формирует нужный комплект исполнительной документации и закрывающих документов, минуя бумажный документооборот. Отказ от бумажной волокиты экономит много времени и ресурсов. Не нужно согласовывать, выкидывать, утилизировать, распечатывать заново, какая-то промежуточная версия в итоге подписана, а итоговая не подписана. Все это решает цифра в стройке. Цифровой архив позволяет восстановить хронологию событий, откатить назад, посмотреть, какие были проблемы, какие замечания к документам.

Более сложные процессы — это управление рисками на стройке, календарно-сетевое планирование, контроль выполненных объемов работ и т. д. Переводить такой функционал в цифру уже сложнее, но он приносит качественно другие результаты.

2. С чего проще всего начать цифровизацию в строительной компании?

Это электронный документооборот и все, что связано с ПТО — производственно-техническим отделом (но пока без смет). Многие инженеры ПТО уже по сути ждут инструментов автоматизации: часто цифровизация идет по их потребностям. В основном это касается исполнительной документации.

Со сметами сложнее: они слишком индивидуальны, у сметчиков несколько видов и методик расчета с различными дополнительными начислениями и настройками. Для сложных графиков производства работ чаще всего какая-то программа уже используется.

3. Какие ресурсы нужны для внедрения цифровой платформы? Кто из сотрудников задействован?

Очень частая боль компаний — что цифровизация это дорого, долго и требует дополнительных сотрудников. На самом деле все должно вести к оптимизации затрат, труда сотрудников и экономии средств в дальнейшем. Лучшая цифровая система та, которая в итоге сокращает затраты ресурсов и времени и облегчает жизнь сотрудникам. Все те же самые процессы, как в жизни, выстроены и в системе, но они требуют меньше усилий.

Предложение для новых пользователей!

Оставьте заявку сейчас и получите бесплатное внедрение и обучение сотрудников работе в системе

Получить предложение

4. Появляется ли новый сотрудник в организации?

Организация, внедряющая цифровую платформу, закрепляет за собой администратора, который создает и ведет учетные записи и разграничивает права доступа. В зависимости от масштаба компании и объектов строительства это может быть как уже работающий специалист, у которого добавляются новые функции, так и в целом отдельный сотрудник (ки), если компания большая с огромной инвестпрограммой.

В случае если это одна подрядная организация, новые функции будут совсем не сложными, и потребуют от администратора лишь несколько минут в день. Если это огромный конгломерат — одного человека не хватит, и времени уйдет, конечно, больше.

Важно, чтобы администратор был человеком внутри организации. Потому что он уже в курсе внутренних процессов, знает, кто увольняется, нанимается, уходит в отпуск и т. д.

Есть такое понятие — IT евангелист — это человек, который транслирует окружающим важность и необходимость IT-платформы. То есть внедренец и разработчик ПО должен внутри организации найти своего последователя, который дальше будет транслировать ценность платформы.

5. Сколько нужно времени на внедрение цифровой платформы?

Зависит от масштаба организации и решаемой проблемы. Минимум 3 месяца.

Первый месяц каждый вовлеченный сотрудник работает в новой системе с помощью специалистов по внедрению. Специалисты помогают в сфере компетенций сотрудника: с календарно-сетевым планированием, план-фактным анализом и т. д.

На второй месяц сотрудники уже начинают понимать, как устроена система и какая кнопка за что отвечает, но еще обращаются за помощью. На третий месяц сотрудники становятся самостоятельными в части работы с системой. На четвертый месяц они уже работают сами. Наставник, который подсказывает функцию каждой кнопки, больше не нужен. На дополнительные вопросы отвечает служба технической поддержки.

Три месяца на внедрение требует система из коробки, без дополнительных доработок или изменений, без интеграции с другими системами и без вписывания в контур уже зрелой организации. В случае же если организация большая и нужна оптимизация процессов на разных уровнях, сроки составляют от 6 месяцев до года, в зависимости от масштаба и структуры организации.

6. Как происходит внедрение цифровых платформ в строительстве? Как правильно поставить цели при внедрении?

Здесь развилка на два варианта: небольшая компания, которая привыкла вести работу в word и excel, и зрелая цифровая компания с устоявшимися процессами.

7. Как изменятся рабочие процессы? Какие стандарты надо будет ввести в компании?

Цифровая платформа при внедрении должна вписываться в сложившийся регламент организации. По сути добавляется одна роль — роль администратора, который отслеживает работу в системе. Администратор смотрит на определенные метрики, чтобы донести до руководителя, как ведется работа: какие сотрудники активны в системе, а какие не ведут документы должным образом.

Некоторые компании меняют регламенты по ведению строительного контроля. По старинке в общий журнал работ просто вносят замечания в четвертый раздел, а тут у них появляется целый модуль по работе строительного контроля, который стимулирует разработку регламента.

Может меняться методика работы со сметной документацией. Допустим, смету сделали в «ГРАНД-Смета», потом выгрузили в excel, что-то поменяли вручную, и никто не вспомнит, почему не 5 копеек, а 25 копеек.

В цифровой платформе есть определенные методики, которые нужно соблюдать, чтобы сметная документация идеально распознавалась системой.

Оцените сложность внедрения цифры в строительство в вашем случае

Пройти тест

8. Что если у компании уже есть оцифрованные участки работ? Можно ли использовать уже оцифрованные данные?

Необходимо оценить бизнес-процесс по жизненному циклу объекта: где он рождается, как переходит от системы к системе и какие документы формируются на разных этапах. Затем можно объединить все данные и органично вписать в одну систему. Это касается 1С, если она выполняет функцию учетной системы, а также систем электронного документооборота, в особенности договоров и писем, которые нужно связать с проектно-сметной документацией.

Календарно-сетевое планирование может вестись в Primavera или MS Project, а потом выгружаться в единую платформу, или сразу вестись в ней. Сметы и исполнительная документация часто вообще не подвергаются сквозной цифровизации.

Преимущество единой платформы в том, что чем больше процессов консолидировано в одном программном обеспечении, тем меньше рисков по потере данных на стыке систем. В одной системе все модули друг с другом оптимально интегрированы. Чем больше модулей задействовано, тем легче оптимизировать процессы, и тем меньше действий требуется со стороны специалистов.

9. Каким требованиям должно отвечать программное обеспечение, которое компания хочет внедрить? На что обратить внимание?

Самое важное — обозначить ключевую проблему, которую призвана исправить программа.

Разберем такую ситуацию: я заказчик, хочу ввести прозрачность.

Здесь на помощь приходит среда общих данных, где будут взаимодействовать все участники проекта. Именно благодаря этому можно сократить и оптимизировать ресурсы, потому что работа всех участников идет в одной системе в рамках прописанной роли, с разграничением прав доступа.

Среда общих данных реализуется внутри цифровой платформы. Чаще всего такая программа разбита на модули. При постановке задач важно понимать, какие именно модули должны быть задействованы и что это даст.

Модули

Контрактация и финансирование: отвечает за закупки, управление проектами, управление контрагентами. Чаще всего у компаний для этих задач есть 1С, и дополнительные модули не нужны.

Однако в рамках единой платформы он интегрирован с другими модулями — в частности, с графиками. Тогда план финансирования можно создавать на основе плана освоения денежных средств.

Модуль по работе со сметной документацией важен для заказчика: это среда общих данных для взаимодействия между заказчиком и проектировщиком, где обязательно должна соблюдаться версионность проектно-сметной документации, внесение замечаний, работа с чертежами, история изменений, планирование сметной документации.

Календарно-сетевое планирование нужно на всех стадиях строительства, от начала инициативы до сдачи объекта в эксплуатацию. На основании этих данных банки рассматривают риски по неосвоению финансирования или неосуществлению реализации запланированных объемов работ.

Модуль может работать с разными форматами. Графики часто ведутся в программах Primavera или Microsoft Project — это форматы XER или PPM.

Исполнительная документация. В этом модуле происходит работа со всем объемом исполнительной документации в электронном формате:

1. Формирование, согласование и подписание квалифицированной электронной подписью (ЭП) исполнительной документации в электронном формате между всеми участниками строительства.
2. Формирование замечаний к исполнительной документации.
3. Автоматическое формирование реестра комплектов исполнительной документации.
4. Формирование отчетов по документации (в т.ч. отчет по наличию ИД по объектам строительства) с выводом аналитики по качеству ее ведения в разрезе каждой подрядной организации.
5. Увязка сметных позиций из ЛСР с Актами освидетельствования скрытых работ (сметные позиции, объемы, стоимость работ и т. д.) и синхронизация с ГПР.
6. Функционал работы с версионностью документов.

Сметная документация отвечает за полный цикл работы со сметами в электронном виде и включает большое количество функций:

• Загрузка смет в систему в исходных форматах (gsfx, xml)
• Загрузка смет с учетом индексов и использованной методики расчета (35МДС, Методика 2020 по 421пр, по 557пр)
• Загрузка расчетов по шаблону Excel
• Возможность просмотра смет в базисных и текущих ценах с детализацией до ресурсов расценок
• Автоматизированная работа с дополнительными затратами
• Загрузка в систему сметы по отношению к исходной смете, c последующим использованием в графике производства работ процедуры планирования и учета выполненных работ по смете
• Сравнение смет
• Возможность редактировать позиции сметы вручную
• Возможность редактировать точность округления дополнительных затрат
• Централизованное хранение и структуризация по главам и графам сводного сметного расчета смет в единой веб-платформе

Оформление приемки выполненных объемов работ. Составление актов и справок по формам КС-2, КС-3, КС-6а непосредственно в системе и подписание их с помощью ЭП.

Сквозная цифровизация компаний в строительстве, то есть работа в единой платформе, упрощает и ускоряет процессы, и минимизирует риск потери данных на стыке систем.

10. Какие данные можно получить в результате внедрения цифровых платформ? Как их можно использовать для аналитики? Что это дает на верхнем уровне?

Имея в своем распоряжении цифровую платформу, руководитель в любой момент времени располагает актуальной информацией по интересующим его статусам. По неосвоению, риску отставания от графика, по всем участникам реализации проекта — не только внутри своей компании, но и по субподрядчикам.

У государственных структур особые требования к аналитике. Им важно финансирование в разрезе каждого источника, федеральные, региональные средства, и так далее. Им важно, чтобы все выделенные средства можно было отследить по каждой закупке и по каждому контрагенту.

Аналитика должна включать следующие показатели:

• освоение средств по контрактам,
• отклонение от плана,
• выполнение СМР,
• статусы контрактации, и т. д.

11. Когда можно увидеть результат от внедрения цифровой платформы?

Внедрение любой системы управления проектами требует немалого времени. Результат от ее работы ощущается только через полгода-год. Это тот срок, который можно увидеть у реальных компаний на практике. Только через год люди начинают понимать, что система действительно им полезна.