В этой статье разберем практические вопросы по передаче документов в систему ИСУП в строительстве: какие данные нужно отправлять, кто должен этим заниматься и что делать, если ошиблись при отправке. В качестве внешней информационной системы для работы с госзаказчиком рассмотрим облачную платформу «Цифровое управление строительством» (ЦУС), разработанную компанией «Осмокод».
Кто отвечает за отправку документов
Стадия ПИР
На этапе проектно-изыскательских работ данные в ИСУП отправляют представители проектировщика. Как правило, над документами работают сразу несколько человек: главный инженер либо главный архитектор проекта в зависимости от тома документации, конструкторы и инженеры-проектировщики. Если компания большая и производителей работ много, то загружать данные в систему будут все понемногу, но отвечает за отправку документа один человек: это может быть автор документа или другой представитель проектировщика.
Когда документ готов, его направляют на согласование заинтересованным лицам в компании, например специалисту внутреннего нормоконтроля, начальнику отдела, главному инженеру проекта и другим. Эти 3−5 человек должны посмотреть, можно ли отдавать документацию в таком виде заказчику. Если они поставили свои визы, документ можно отправлять на основное подписание.
Важный момент: по схемам Минстроя России за отправку документа должно отвечать должностное лицо, которое приказом уполномочено на осуществление таких действий. На практике при работе с внешней информационной системой «Цифровое управление строительством» (ЦУС) это означает, что отправителю должна быть назначена правильная роль в системе, например представитель лица, осуществляющего подготовку проектной документации.
При работе с субпроектировщиками лучше оставлять отправку документов госзаказчику в ИСУП за генеральным проектировщиком. Во-первых, это нужно, чтобы документ прошел все описанные выше согласования. Во-вторых, должностным лицом, ответственным за отправку документации по схемам Минстроя России, должен выступать генеральный проектировщик. Технически возможность отправлять документы в ИСУП регулируется настройками в системе: можно дать субпроектировщику такое право или ограничить.
Стадия СМР
Дальше разберем особенности работы с ИСУП для генерального подрядчика. При работе с госзаказчиком документ проходит две стадии согласования: со всеми ответственными лицами — внутри системы ЦУС и с госзаказчиком — через ИСУП.
Так же как и на этапе ПИР, перед отправкой в ИСУП документы должны проверить заинтересованные лица внутри компании: производители работ, начальник участка, руководитель проекта и другие. Они смотрят, правильно ли вписаны даты и виды выполненных работ. После того как внутри компании согласовали документацию, ее отправляют заказчику. Заказчик проверяет и присылает свои замечания.
Важно: возложить ведение и отправку электронной документации на одного сотрудника не получится. Даже если большинство документов составляет один инженер, все согласующие лица должны заходить в систему, проверять и подписывать документы.
Что нужно передавать
Документы передаются в систему ИСУП в строительстве в соответствии с XML-схемами, размещенными на сайте Минстроя России. Список этих документов расширяется.
На этапе проектно-изыскательских работ в ИСУП отправляют комплекты проектной и рабочей документации. На этапе строительно-монтажных работ объем документов намного больше, чем при проектировании, и их состав будет отличаться в зависимости от типа объекта и специфики отрасли.
Даже для общестроительных объектов без производственной или другой специфики на стадии СМР оформляют больше сотни разных актов. Перечень XML-схем для передачи документов в ИСУП пополняется. Но вести в электронном виде без дублирования на бумаге уже сейчас можно всю исполнительную документацию по Приказу Минстроя России № 344/пр от 16 мая 2023 года. В системе ЦУС более 70 шаблонов актов, этот список регулярно дополняют и актуализируют в соответствии с новыми XML-схемами Минстроя России.
Какие объекты ведут в ИСУП: различия в регионах
Перед началом работы в системе ИСУП стоит изучить нормативно-правовой акт о ведении электронной исполнительной документации в строительстве, который принят в вашем регионе. В документах разных регионов могут быть различия в части объектов, которые нужно вести в ИСУП. В некоторых субъектах РФ это все объекты капитального строительства и капитального ремонта, в других — только объекты капитального строительства.
Также могут быть ограничения по дате заключения договора. Например, в Саратовской области, согласно постановлению правительства региона, в ИСУП нужно вести все объекты строительства, реконструкции и капитального ремонта, договоры по которым заключены после 1 января 2024 года. А в Белгородской области переход на электронный документооборот происходит постепенно. По договорам, заключенным с 1 января до 1 июля 2024 года исполнительную документацию можно предоставлять как в электронном виде, так и на бумаге, а по контрактам, подписанным с 1 июля — только в цифровом формате.
Как исправить ошибку в документе
Рассмотрим три основные проблемы, которые могут возникнуть при отправке документов в ИСУП, и пути их решения.
Неправильно заполнили документ
Если пользователь ошибся при заполнении документа и отправил неправильный вариант, чаще всего система ЦУС сама сообщит об ошибке. В этом случае следует попробовать исправить ошибку в заполнении, а если не получилось это сделать самостоятельно, обратиться за помощью в службу технической поддержки.
Документы не дошли
Если отправленные документы не получены в ИСУП, также следует обратиться в техподдержку ЦУС или написать в рабочий чат специалисту по внедрению системы. Сначала он проверит, не было ли ошибки при отправке, а затем свяжется с техподдержкой ИСУП, чтобы выяснить, какая проблема возникла на стороне получателя.
Забыли прикрепить файл
Неполный комплект документов, отправленный в ИСУП, заказчик вернет на доработку. При этом он обязательно должен указать причину возврата. Автор документа увидит замечания в системе ЦУС и сможет создать новую версию документации, сохранив все заполненные атрибуты и дополнив их недостающими данными.
Выводы
- При организации совместной работы с госзаказчиком с помощью внешней информационной системы следует проконтролировать, что в систему добавлены все заинтересованные лица и им правильно назначены роли. Хотя за отправку в ИСУП конкретного документа отвечает один сотрудник, в подготовке и согласовании документа могут принимать участие 3−5 человек.
- Вести в электронном виде можно всю исполнительную документацию. Передавать в ИСУП нужно документы в соответствии с размещенными на сайте Минстроя России XML-схемами, которые обновляются и дополняются.
- Цифровые строительные платформы — это не только возможность передавать документы в ИСУП для генерального подрядчика. Например, система «Цифровое управление строительством» также позволяет перевести в электронный вид внутренние процессы компании, работу с субподрядчиками и аналитику по проектам.
- Сроки внедрения системы ИСУП в строительстве могут различаться в регионах, потому что их определяют власти субъекта РФ.
