Компания АО «Стройтрансгаз» в рамках госконтракта строит комплекс очистных сооружений в поселке Янтарный. По требованию заказчика подрядчик должен формировать и сдавать исполнительную документацию по контракту в электронном виде в ИСУП.
Для этих целей подрядчик подключил внешнюю информационную систему «Цифровое управление строительством» (ЦУС), интегрированную с ИСУП. Рассказываем, как выстроен процесс работы с исполнительной документацией по государственному контракту — от формирования до подписания госзаказчиком.
О проекте
Проект реализуется в Калининградской области, где активно развивается инфраструктура. Очистные сооружения возводятся в поселке Янтарный, на берегу Балтийского моря, в районе добычи янтаря и туристического потока.
Цель проекта — улучшить экологическую обстановку в регионе и создать основу для его дальнейшего развития. Система очистки сточных вод состоит из современного оборудования и включает несколько этапов, что важно для сохранения чистоты пляжей и прибрежной зоны.
Краткая информация о работе в ЦУС:
Заказчик: ГП КО «Водоканал».
Подрядчик: АО «Стройтрансгаз».
Объект: Строительство канализационных очистных сооружений производительностью 2000 м3/сутки, пгт. Янтарный, Калининградская область.
Стоимость объекта: 507 110 600, 88 ₽.
Пользователи от подрядчика: 1 инженер ПТО.
Период использования ЦУС: 2024 — настоящее время.
Задействованные модули: информация о проекте, модуль ПИР, журналы, исполнительная документация.
Передаваемая документация: записи ОЖР, записи ЖВК, АОСР, АООК, исполнительные схемы.
Результат: сдача исполнительной документации заказчику в ИСУП.
Получите бесплатное руководство про ИСУП и ВИС: что это и как с ними работать
Полный цикл электронной ИД: от формирования до передачи заказчику
Подрядчик ведет полный цикл электронной исполнительной документации по контракту в платформе ЦУС. Для этого он создает информационные карточки документов, заполняет их с возможностями автоматизации и отправляет на согласование и подписание в ИСУП.
Система очистки состоит из сложного технологического оборудования и инженерных систем. Это напрямую влияет на объем документации: к каждому этапу нужен большой комплект документов о качестве. Один комплект ИД составляет более 1500 страниц, что в бумажном формате это означало бы: создание, транспортировку, ручное подписание и сканирование тысячи страниц.
Цифровой формат ведения ИД в ЦУС позволил:
- формировать комплекты ИД в электронном виде,
- удаленно передавать ИД заказчику в ИСУП на согласование,
- подписывать документы электронной подписью,
- хранить всю историю версий и согласований в системе.
Даже при большом объеме файлов загрузка и сдача исполнительной документации происходят в рабочие сроки. После передачи документы доступны всем участникам процесса. Ниже — таблица с документацией, которую в электронном виде ведет АО «СТГ» вместе с госзаказчиком.
| Электронная документация | Как подрядчик с ней работает |
| Проектная документация (ПД) | Заказчик отправил из ИСУП в ЦУС тома проектной документации, подрядчик ее согласовал и приступил к СМР согласно полученной ПД. |
| Журнал входного контроля (ЖВК) | Заполняет результаты визуального и лабораторного контроля: какой материал и в каком количестве прошел проверку, номер и наименование сопроводительного документа. Подвязывает к записям ВК записи ОЖР — это позволяет видеть, в каких работах была использована, например, арматура и бетон. |
| Общий журнал работ (ОЖР) | Заполняет данные о проведении работ: дату, условия, наименование, ФИО представителя подрядчика. Подвязывает к записям ОЖР акты освидетельствования скрытых работ — так можно отслеживать, по каким работам был сформирован АОСР. |
| Акт освидетельствования скрытых работ (АОСР) Акт разбивки осей объекта капитального строительства Акт освидетельствования и приемки котлована Акт освидетельствования геодезической разбивочной основы объекта | Заполняет все пункты акта, часть данных заполняется автоматически: шапка акта, пункты о соответствии ПД, документы о качестве. Прикрепляет исполнительные схемы и приложения: паспорта, сертификаты, протоколы испытаний. Отправляет госзаказчику на согласование и подписание. |
| Исполнительные схемы | Создает карточки исполнительных схем, чтобы контролировать их наличие и прикреплять к актам в один клик. |
Как ЦУС упрощает работу с большим объемом ИД
Главный инженер ПТО выделил несколько функций, которые позволяют автоматизировать формирование и сдачу исполнительной документации заказчику, экономить время и снизить вероятность ошибок.
Шаблоны документов по последним СП. При создании актов и журналов ЦУС предлагает актуальные шаблоны документов — не нужно искать последнюю форму, сканировать или формировать ее в Word или Excel.
Связь журналов и актов между собой. Сертификаты, паспорта и другие документы, которые были прикреплены в журнал входного контроля, можно прикреплять автоматически к АОСР. Это снижает объем ручных операций и уменьшает риск ошибок.
Отдельно отмечается удобство работы с приложениями: названия файлов можно корректировать в системе, приводя их в соответствие с формулировками в актах и журналах.
Версии документов позволяют быстро отработать замечания от заказчика. Подрядчик может создать новую версию документа с сохранением всех привязок к журналам. В новой версии нужно лишь подправить конкретные пункты, а остальное оставить прежним — документ не нужно заполнять заново.
Все позиции акта видны на одном экране. Бумажный акт часто помещается только на две страницы, электронный же акт видно на одном мониторе полностью. Это позволяет совершать меньше ошибок и опечаток при формировании исполнительной документации по контракту.
Удобное хранение документов и их фильтрация. Документы распределяются по категориям, что упрощает работу с большим объемом данных. Дополнительно используются фильтры по типу, дате и номеру документа, что позволяет быстро находить нужное.
Слева — папки, которые упорядочивают документы, справа — пример фильтрации по виду документов
Александр Борисов, руководитель направления ПТО АО «Стройтрансгаз»
Когда комплект исполнительной документации по контракту собран и проверен внутри ЦУС, следующий шаг — передача его в ИСУП. Подгрузка документов происходит быстро, хотя объемы там немаленькие: приложения к одному акту могут быть на 70−100 страниц. Но уже в течение часа-двух заказчик начинает видеть у себя акты и схемы. Также ключевой момент — уходит бумажная логистика. Не нужно печатать комплекты, возить их, подписывать и заверять печатью, а потом сканировать. Они формируются в системе и сразу подписываются электронной подписью. В итоге получаем готовый комплект одним файлом. Его можно сохранить, выгрузить куда нужно. Можно быть спокойным, что все собрано корректно и ничего не потерялось. За счет этого снижается объем ручной работы и, как следствие, количество человеческих ошибок.
Механизмы поддержки: обучение, специалисты и чат
Инженер ПТО впервые ведет проект в цифровом виде. Чтобы он сформировал цифровые навыки и успешно сдал исполнительную документацию, есть три механизма поддержки — система обучения, общий чат и техническая поддержка, которая всегда ответит на вопросы.
Система обучения содержит теорию и практику. Обучение для сдачи исполнительной документации из ЦУС в ИСУП включало вебинары, задания для самостоятельной работы в системе и практические занятия.
Отдельно компания отмечает, что ЦУС как программа интуитивно понятна: можно логически понять, что и зачем делать, сильно не погружаясь в обучающие ролики.
Общий чат с представителями ИСУП и заказчика. Участники чата поднимают оперативные вопросы и обсуждают задачи в реальном времени, что позволяет быть в курсе статуса и основных вопросов по проекту.
Техническая поддержка для любых вопросов. Специалисты техподдержки помогают с ведением проекта: отвечают на вопросы и подсказывают, что нужно сделать для достижения целей.
Александр Борисов, руководитель направления ПТО АО «СтройТрансГаз»
Хочу отдельно отметить работу Татьяны Алексеевой и Владимира Степанова — специалистов ЦУС, которые сопровождают мой проект. Ощущается их живое участие в проекте. У них может быть высокая загрузка, но при этом чувствуется человеческий подход и ответственность за результат. Видно, что люди действительно вовлечены: стараются помочь, ищут решения, не игнорируют обращения. Нет ситуации, когда написал и неделю ждешь ответа. Как правило, обратная связь приходит быстро: либо вопрос сразу решают, либо обозначают сроки, когда он будет закрыт. В целом сопровождение дало уверенность, что процесс идет, задачи решаемы, исполнительная документация по контракту формируется и передается заказчику в ИСУП. Для генподрядчика это критически важно.
Результат: документация передана и принята заказчиком
Несмотря на сложность объекта и большой объем документации, подрядчик выстроил устойчивый процесс цифрового ведения и сдачи исполнительной документации госзаказчику:
- выполнены и закрыты несколько этапов;
- документация формируется с меньшим количеством ошибок;
- снижены трудозатраты на печать, подписание, логистику и сканирование;
- обеспечена прозрачность и прослеживаемость всех версий документов.
Цифровая среда позволила АО «СТГ» системно управлять исполнительной документацией по контракту на сложном инфраструктурном объекте. Подрядчик оценил преимущества работы в ЦУС по сравнению с работой на бумаге.
| На бумаге | В «цифре» |
| Логистика: нужно периодически ездить к заказчику с папками документов. | ПТО передает документы удаленно. |
| Печать: нужно напечатать все экземпляры и каждое новое исправление от заказчика и технадзора. | Не нужно печатать тома в нескольких экземплярах и их постраничные исправления. Даже если нужна печать всех итоговых выполнений по окончанию проекта, это будет печать только последней версии. |
| Ручная простановка печатей «Копия верна», даты и подписи на каждый нужный лист. | Электронная цифровая подпись заверяет подлинность и проставляется автоматически. |
| Сканирование документов: документ в PDF. | Для выгрузки в PDF есть функция: электронный документ можно вывести в нужный формат в один клик. |
Если вы работаете по госконтракту и только переходите на электронную исполнительную документацию в ИСУП — этот кейс показывает, как выстроить процесс без срывов сроков.
