Мы посчитали на примере реального объекта, сколько можно сэкономить, если перейти на электронную исполнительную документацию при строительстве трубопровода. Объект сопровождался в облачной платформе «Цифровое управление строительством» (ЦУС). Всего за 15 месяцев было подготовлено 419 комплектов комплектов ИД и 150 актов КС-2. Согласно реальным параметрам инвестиционной программы расчет проводился для 30 однотипных объектов. В статье вместе посчитаем экономию в деньгах для заказчика и генподрядчика, а также расскажем, как ЦУС помогает оптимизировать затраты в строительстве.
ЦУС — облачная платформа для контроля и управления строительством для всех участников стройки. Платформа помогает оцифровать процессы на всех жизненных циклах объекта.
Сколько денег уходит на объект и как можно сэкономить
В расчетах будем учитывать два аспекта: прямую экономию на расходах на бумажные документы и косвенную экономию за счет высвобождения человеко-часов при использовании цифровой платформы. Также отметим, что мы не учитывали экономические эффекты от цифровизации при организации календарно-сетевого планирования.
Расчет экономии генподрядчика при подготовке КС-2 и комплектов ИД
Исходный объект: строительство газораспределительных сетей, срок строительства — 15 месяцев.
Стоимость бумаги и логистики
Для данного объекта за 15 месяцев подготовлено 419 комплектов ИД, объем каждого комплекта в среднем составил 5 листов. Каждому участнику строительства предоставляется свой экземпляр, поэтому всего понадобится 5 экземпляров. С помощью коэффициента 1,5 учтем ошибки при подготовке документов: последующие корректировки и повторную печать, черновики. Тогда на один объект нужно 15 712,5 листов (419*5*1,5*5).
Для расчета стоимости печати возьмем 4 рубля как суммарную стоимость печати одного листа (бумага+расходники), а 1,5 как коэффициент стоимости логистики бумажных документов.
Тогда общая стоимость прямых расходов по печати и логистике документов для 30 объектов за 15 месяцев составит 2 828 250 руб. (15 712,5*30*4*1,5). При работе в цифровой платформе расходы на печать отсутствуют.
Стоимость человеко-часов для подготовки и проверки КС-2
Теперь посчитаем косвенную экономию — сколько времени потратит сотрудник со стороны генподрядчика, чтобы подготовить КС-2. На одном объекте сформировано 150 комплектов КС-2. При работе с бумажными экземплярами ответственному сотруднику потребовалось бы в среднем не менее 1 часа на подготовку одного акта с учетом проверок, еще 3 минуты нужно на печать и проверку. Здесь мы не учитываем временные затраты на поиск руководителя, подписание у него акта и проставление печати, хотя это тоже значительные трудозатраты.
За 15 месяцев на КС-2 для одного объекта уйдет 9 450 минут (63*150) или 157,5 часов, а на 30 объектов — 4 725 ч. (157,5*30). За среднюю зарплату сотрудника возьмем 150 000 с налогами, тогда стоимость человеко-часа составит 852,27 руб. Расходы за весь срок строительства на один объект составят 134 232, 53 руб. (157,5*852,27). Итого: на 30 объектов стоимость человеко-часов составит 4 026 975,9 руб. (134 232,53*30).
При использовании ЦУС, акты КС-2 формируются автоматически из электронных документов внутри системы, поэтому трудозатраты на один акт будут около 5−10 минут. За 15 месяцев на КС-2 для одного объекта уйдет 1 500 минут (10*150) или 25 часов, а на 30 объектов — 750 часов (25*30). Расходы за весь срок строительства на один объект составят 21 306,75 руб. (25*852,27). Итого: на 30 объектов стоимость человеко-часов составит 639 202,5 руб. (21 306,75*30).
Выгода при использовании ЦУС на одном объекте составит 112 925,78 руб. (134 232,53 — 21 306,75), а на 30 объектах — 3 387 773,4 руб. (4 026 975,9 — 639 202,5).
Для удобства сведем данные по расчету КС-2 в сравнительную таблицу:
| Бумажный вид | ЦУС | |
| Время на проверку КС, мин. | 63 | 10 |
| Кол-во КС по объекту | 150 | 150 |
| Затрачено времени на 1 объект, ч. | 157,5 | 25 |
| Затрачено времени на 30 объектов, ч. | 4 725 | 750 |
| Стоимость человеко-часов на один объект, руб. | 134 232, 53 | 21 306,75 |
| Стоимость человеко-часов на 30 объектов, руб. | 4 026 975,9 | 639 202,5 |
Общая выгода при использовании ЦУС для генподрядчика за весь срок строительства 30 объектов составит 6 216 023,4 руб. (2 828 250 + 3 387 773,4).
Расчет экономии заказчика при подготовке комплектов ИД
Исходный объект: строительство газораспределительных сетей, срок строительства — 15 месяцев.
Стоимость человеко-часов для проверки и подписания ИД
Для этого же объекта рассчитаем, сколько времени уйдет на проверку и подписание ИД на одном и на 30 объектах при работе вручную и с ЦУС. В бумажном виде для строительства одного объекта нужно 419 комплектов ИД в пяти экземплярах. На проверку и подписание одного экземпляра ИД примерно уходит 5 минут, но проверить на наличие ошибок нужно каждый экземпляр. За 15 месяцев на один объект уйдет 10 475 минут (419*5*5) или 174,58 часа, а на 30 объектов — 5 237,4 часов (174,58*30). За среднюю зарплату сотрудника возьмем 150 000 с налогами, тогда стоимость человеко-часа составит 852,27 руб. Расходы за весь срок строительства на один объект составят 148 789,29 руб. (174,58*852,27). Итого: на 30 объектов стоимость человеко-часов составит 4 463 678,7 руб. (148 789,29*30).
В ЦУС на проверку и подписание одного ИД уходит 5 минут и потребуется только один экземпляр, так как в платформе можно работать с ним сразу всем участникам. За 15 месяцев на один объект уйдет 2095 минут (419*1*5) или 34,92 часа, а на 30 объектов — 1 047,6 часов (34,92*30). Расходы за весь срок строительства на один объект составят 29 761,27 руб. (34,92*852,27). Итого: на 30 объектов стоимость человеко-часов составит 892 838,1 руб. (29 761,27*30).
Выгода при использовании ЦУС на одном объекте составит 119 028,02 руб. (148 789,29 — 29 761,27), а на 30 объектах — 3 570 840,6 руб. (4 463 678,7 — 892 838,1).
Для удобства сведем данные по расчету ИД в сравнительную таблицу:
| Бумажный вид | ЦУС | |
| Время на проверку и подписание 1 экз. ИД, мин. | 5 | 5 |
| Кол-во комплектов ИД | 419 | 419 |
| Кол-во экземпляров | 5 | 1 |
| Затрачено времени на 1 объект, ч. | 174,58 | 34,92 |
| Затрачено времени на 30 объектов, ч. | 5 237,4 | 1 047,6 |
| Стоимость человеко-часов на один объект, руб. | 148 789,29 | 29 761,27 |
| Стоимость человеко-часов на 30 объектов, руб. | 4 463 678,7 | 892 838,1 |
Выводы
При работе с бумажными материалами больше всего времени для подготовки КС-2 уходит на то, чтобы собрать данные из всех актов, посчитать все объемы выполненных работ и расходы. Вручную нужно найти актуальные версии документов и сверить данные, собрать много информации от разных участников и свести все в КС-2. Если готовить электронную исполнительную документацию в ЦУС, то эти данные автоматически подтягиваются из соответствующих электронных документов, так как в платформе вся документация взаимосвязана.
При подготовке ИД в бумажном виде нужно вручную проверить 5 комплектов ИД: убедиться, что в каждом экземпляре есть все листы и никто не оставил лишнего документа. В ЦУС таких потерь нет, вся работа ведется электронно с одним комплектом ИД.
В нашем случае на ручную подготовку и проверку КС-2 для 30 объектов ушло бы 4 725 ч. и 4 026 975,9 руб., а с ЦУС это заняло 750 ч. и 639 202,5 руб. (расходы на зарплату сотрудникам). С помощью ЦУС на 30 объектах генподрядчику удалось сэкономить:
3 387 773,4 руб. на КС-2 и 2 828 250 руб. на общих расходах по печати и логистике.
На ручную проверку и подписание ИД для 30 объектов ушло бы 5 237,4 ч. и 4 463 678,7 руб., а с ЦУС это заняло 1 047,6 ч. и 892 838,1 руб. (расходы на зарплату сотрудникам). С помощью ЦУС на 30 объектах заказчику удалось сэкономить 3 570 840,6 руб. на ИД.
В примере мы привели расчет для одного проекта с 30 объектами. Внедрение ЦУС на все проекты компании приведет к существенной оптимизации затрат в строительстве и выгода от внедрения станет еще больше. В итоге на одном проекте полностью окупаются расходы на внедрение, обучение и содержание платформы ЦУС, так как теперь затрачивается меньше человеко-часов, бумаги и других расходников, отсутствуют затраты на логистику и содержание склада для хранения документов.
Как ЦУС помогает оптимизировать затраты в строительстве
Основные модули в ЦУС, которые помогают быстрее готовить электронную исполнительную документацию в строительстве: ПИР (согласование и подписание документации), графики производства работ, графики освоения, журналы работ, строительный контроль, управление проектом, исполнительная документация.
| Бумажный вид | ЦУС |
| Ручное формирование аналитических отчетов для руководства в Excel | Автоматическое создание отчетов из различных источников с обновлением данных (ИД, закрывающие документы) |
| Ручное формирование и контроль за ГПР | Автоматизированный контроль за ГПР |
| Ручное формирование предписаний с последующей ручной передачей ГП | Автоматизированное формирование предписаний из системы с возможностью выбора из БД |
| Ведение общего и специальных журналов на бумажных носителях | Ведение журналов в электронном виде |
| Формирование ГПР на основе сметной документации | |
| Ведение операционного контроля за строительством (выполнено, но не закрыто по документам) | |
| Автоматическое выстраивание «критического пути» по выполнению работ | |
| Сравнение версионности и сметной документации на платформе | |
| Формирование ИД с привязкой к конкретной расценке (объему) работ из сметной документации | |
| Согласование в электронном виде со всеми участниками и подписание КЭП любых документов |
Выгоды от внедрения ЦУС
Цифровые платформы помогают оптимизировать затраты в строительстве: сократить расходы на оплату труда, бумагу и расходные материалы, обслуживание оргтехники, логистику.
Дополнительные эффекты от использования цифровой платформы:
- Повышается скорость подписания и проверки документов, в том числе при выдаче и устранении замечаний.
- Улучшается качество подготовки документов и снижается риск их подделки.
- За счет автоматизированных проверок уменьшается количество ошибок и общее время работы сокращается.
- Высвобождается время сотрудников, которое можно перераспределить в соответствии с потребностями бизнеса.
