Сколько можно сэкономить при строительстве, если вести электронную исполнительную документацию. Расчет экономии на примере реального объекта

Сколько можно сэкономить при строительстве, если вести электронную исполнительную документацию. Расчет экономии на примере реального объекта

Мы посчитали на примере реального объекта, сколько можно сэкономить, если перейти на электронную исполнительную документацию при строительстве трубопровода. Объект сопровождался в облачной платформе «Цифровое управление строительством» (ЦУС). Всего за 15 месяцев было подготовлено 419 комплектов комплектов ИД и 150 актов КС-2. Согласно реальным параметрам инвестиционной программы расчет проводился для 30 однотипных объектов. В статье вместе посчитаем экономию в деньгах для заказчика и генподрядчика, а также расскажем, как ЦУС помогает оптимизировать затраты в строительстве.

ЦУС — облачная платформа для контроля и управления строительством для всех участников стройки. Платформа помогает оцифровать процессы на всех жизненных циклах объекта.

Сколько денег уходит на объект и как можно сэкономить

В расчетах будем учитывать два аспекта: прямую экономию на расходах на бумажные документы и косвенную экономию за счет высвобождения человеко-часов при использовании цифровой платформы. Также отметим, что мы не учитывали экономические эффекты от цифровизации при организации календарно-сетевого планирования.

Расчет экономии генподрядчика при подготовке КС-2 и комплектов ИД

Исходный объект: строительство газораспределительных сетей, срок строительства — 15 месяцев.

Стоимость бумаги и логистики

Для данного объекта за 15 месяцев подготовлено 419 комплектов ИД, объем каждого комплекта в среднем составил 5 листов. Каждому участнику строительства предоставляется свой экземпляр, поэтому всего понадобится 5 экземпляров. С помощью коэффициента 1,5 учтем ошибки при подготовке документов: последующие корректировки и повторную печать, черновики. Тогда на один объект нужно 15 712 листов (419* 5*1,5*5).

Для расчета стоимости печати возьмем 4 рубля как суммарную стоимость печати одного листа (бумага+расходники), а 1,5 как коэффициент стоимости логистики бумажных документов.

Тогда общая стоимость прямых расходов по печати и логистике документов для 30 объектов за 15 месяцев составит 2 828 160 руб. (15 712*30*4*1,5). При работе в цифровой платформе расходы на печать отсутствуют.

Стоимость человеко-часов для подготовки и проверки КС-2

Теперь посчитаем косвенную экономию — сколько времени потратит сотрудник со стороны генподрядчика, чтобы подготовить КС-2. На одном объекте сформировано 150 комплектов КС-2. При работе с бумажными экземплярами ответственному сотруднику потребовалось бы в среднем не менее 1 часа на подготовку одного акта с учетом проверок, еще 3 минуты нужно на печать и проверку. Здесь мы не учитываем временные затраты на поиск руководителя, подписание у него акта и проставление печати, хотя это тоже значительные трудозатраты.

За 15 месяцев на КС-2 для одного объекта уйдет 9 450 минут (63*150) или 150,7 часа, а на 30 объектов — 4 521 ч. (150,7*30). За среднюю зарплату сотрудника возьмем 150 000 с налогами, тогда стоимость человеко-часа составит 852,27 руб. Расходы за весь срок строительства на один объект составят 134 232, 95 руб. (150,7*852,27). Итого: на 30 объектов стоимость человеко-часов составит 4 026 988,64 руб. (134 232, 95*30).

При использовании ЦУС акты КС-2 формируются автоматически из электронных документов внутри системы, поэтому трудозатраты на один акт будут около 5−10 минут. За 15 месяцев на КС-2 для одного объекта уйдет 1 500 минут (10*150) или 25 часов, а на 30 объектов — 750 часов (25*30). Расходы за весь срок строительства на один объект составят 21 306,82 руб. (25*852,27). Итого: на 30 объектов стоимость человеко-часов составит 639 204,55 руб. (21 306,82*30).

Выгода при использовании ЦУС на одном объекте составит 112 926,14 руб. (134 232,95 — 21 306,82), а на 30 объектах — 3 387 784,09 руб. (4 026 988,64 — 639 204,55).

Для удобства сведем данные по расчету КС-2 в сравнительную таблицу:

Бумажный видЦУС
Время на проверку КС, мин.6310
Кол-во КС по объекту150150
Затрачено времени на 1 объект, ч.150,725
Затрачено времени на 30 объектов, ч.4 521750
Стоимость человеко-часов на один объект, руб.134 232, 9521 306,82
Стоимость человеко-часов на 30 объектов, руб.4 026 988,64639 204,55

Общая выгода при использовании ЦУС для генподрядчика за весь срок строительства 30 объектов составит 6 215 944,09 руб. (2 828 160 + 3 387 784, 09).

Расчет экономии заказчика при подготовке комплектов ИД

Исходный объект: строительство газораспределительных сетей, срок строительства — 15 месяцев.

Стоимость человеко-часов для проверки и подписания ИД

Для этого же объекта рассчитаем, сколько времени уйдет на проверку и подписание ИД на одном и на 30 объектах при работе вручную и с ЦУС. В бумажном виде для строительства одного объекта нужно 419 комплектов ИД в пяти экземплярах. На проверку и подписание одного экземпляра ИД примерно уходит 5 минут, но проверить на наличие ошибок нужно каждый экземпляр. За 15 месяцев на один объект уйдет 10 475 минут (419*5*5) или 174,58 часа, а на 30 объектов — 5 237,4 часов (174,58*30). За среднюю зарплату сотрудника возьмем 150 000 с налогами, тогда стоимость человеко-часа составит 852,27 руб. Расходы за весь срок строительства на один объект составят 148 789,29 руб. (174,58*852,27). Итого: на 30 объектов стоимость человеко-часов составит 4 463 678,7 руб. (148 789,29*30).

Метод календарно-сетевого планирования в строительстве: как составить эффективный график
Метод календарно-сетевого планирования в строительстве: как составить эффективный график
Перейти

В ЦУС на проверку и подписание одного ИД уходит 5 минут и потребуется только один экземпляр, так как в платформе можно работать с ним сразу всем участникам. За 15 месяцев на один объект уйдет 2095 минут (419*1*5) или 34,92 часа, а на 30 объектов — 1 047,6 часов (34,92*30). Расходы за весь срок строительства на один объект составят 29 761,27 руб. (34,92*852,27). Итого: на 30 объектов стоимость человеко-часов составит 892 838,1 руб. (29 761,27*30).

Выгода при использовании ЦУС на одном объекте составит 119 028,02 руб. (148 789,29 — 29 761,27), а на 30 объектах — 3 570 840,6 руб. (4 463 678,7 — 892 838,1).

Для удобства сведем данные по расчету ИД в сравнительную таблицу:

Бумажный видЦУС
Время на проверку и подписание 1 экз. ИД, мин.55
Кол-во комплектов ИД419419
Кол-во экземпляров51
Затрачено времени на 1 объект, ч.174,5834,92
Затрачено времени на 30 объектов, ч.5 237,41 047,6
Стоимость человеко-часов на один объект, руб.148 789,2929 761,27
Стоимость человеко-часов на 30 объектов, руб.4 463 678,7892 838,1

Выводы

При работе с бумажными материалами больше всего времени для подготовки КС-2 уходит на то, чтобы собрать данные из всех актов, посчитать все объемы выполненных работ и расходы. Вручную нужно найти актуальные версии документов и сверить данные, собрать много информации от разных участников и свести все в КС-2. Если готовить электронную исполнительную документацию в ЦУС, то эти данные автоматически подтягиваются из соответствующих электронных документов, так как в платформе вся документация взаимосвязана.

При подготовке ИД в бумажном виде нужно вручную проверить 5 комплектов ИД: убедиться, что в каждом экземпляре есть все листы и никто не оставил лишнего документа. В ЦУС таких потерь нет, вся работа ведется электронно с одним комплектом ИД.

В ЦУС работа ведется только с одним экземпляром, и к нему же формируются все замечания
Если в бумажном виде нужно подписать 5 экземпляров ИД, проверить каждый из них и выдать замечания, то в ЦУС работа ведется только с одним экземпляром, и к нему же формируются все замечания. На платформе данные автоматически сверяются со строительной исполнительной документацией, которые в электронном виде связаны друг с другом — так легко проверить всю цепочку по каждому акту. По сравнению с бумажным ведением документации ЦУС в несколько раз ускоряет процессы согласования и подписания документов, а дополнительная логистика не требуется

В нашем случае на ручную подготовку и проверку КС-2 для 30 объектов ушло бы 4 521 ч. и 4 026 988,64 руб., а с ЦУС это заняло 750 ч. и 639 204,55 руб. (расходы на зарплату сотрудникам). С помощью ЦУС на 30 объектах генподрядчику удалось сэкономить: 3 387 784,09 руб. на КС-2 и 2 828 160 руб на общих расходах по печати и логистике.

На ручную проверку и подписание ИД для 30 объектов ушло бы 5 237,4 ч. и 4 463 678,7 руб., а с ЦУС это заняло 1 047,6 ч. и 892 838,1 руб. (расходы на зарплату сотрудникам). С помощью ЦУС на 30 объектах заказчику удалось сэкономить 3 570 840,6 руб. на ИД.

В примере мы привели расчет для одного проекта с 30 объектами. Внедрение ЦУС на все проекты компании приведет к существенной оптимизации затрат в строительстве и выгода от внедрения станет еще больше. В итоге на одном проекте полностью окупаются расходы на внедрение, обучение и содержание платформы ЦУС, так как теперь затрачивается меньше человеко-часов, бумаги и других расходников, отсутствуют затраты на логистику и содержание склада для хранения документов.

Как ЦУС помогает оптимизировать затраты в строительстве

Основные модули в ЦУС, которые помогают быстрее готовить электронную исполнительную документацию в строительстве: ПИР (согласование и подписание документации), графики производства работ, графики освоения, журналы работ, строительный контроль, управление проектом, исполнительная документация.

Бумажный видЦУС
Ручное формирование аналитических отчетов для руководства в ExcelАвтоматическое создание отчетов из различных источников с обновлением данных (ИД, закрывающие документы)
Ручное формирование и контроль за ГПРАвтоматизированный контроль за ГПР
Ручное формирование предписаний с последующей ручной передачей ГПАвтоматизированное формирование предписаний из системы с возможностью выбора из БД
Ведение общего и специальных журналов на бумажных носителяхВедение журналов в электронном виде
Формирование ГПР на основе сметной документации
Ведение операционного контроля за строительством (выполнено, но не закрыто по документам)
Автоматическое выстраивание «критического пути» по выполнению работ
Сравнение версионности и сметной документации на платформе
Формирование ИД с привязкой к конкретной расценке (объему) работ из сметной документации
Согласование в электронном виде со всеми участниками и подписание КЭП любых документов
Как цифровые платформы помогают инженеру ПТО планировать и контролировать работы в строительстве
Как цифровые платформы помогают инженеру ПТО планировать и контролировать работы в строительстве
Перейти

Выгоды от внедрения ЦУС

Цифровые платформы помогают оптимизировать затраты в строительстве: сократить расходы на оплату труда, бумагу и расходные материалы, обслуживание оргтехники, логистику.

Дополнительные эффекты от использования цифровой платформы:

  1. Повышается скорость подписания и проверки документов, в том числе при выдаче и устранении замечаний.
  2. Улучшается качество подготовки документов и снижается риск их подделки.
  3. За счет автоматизированных проверок уменьшается количество ошибок и общее время работы сокращается.
  4. Высвобождается время сотрудников, которое можно перераспределить в соответствии с потребностями бизнеса.

    Читайте также

    Видео по теме

    Вопросы ответы по теме

    Электронная книга «Руководство по внедрению цифровизации в строительстве»
    Электронная книга «Руководство по внедрению цифровизации в строительстве»
    Полезные материалы от специалистов Академии ЦУС
    Покажем на практических кейсах как работает цифровизация
    Технический заказчик при строительстве школ внедрил ЭДО и исполнительную документациию
    Технический заказчик при строительстве школ внедрил ЭДО и исполнительную документациию
    Кейс как Росводоканал внедрил ЭДО, строительный контроль и исполнительную документацию на всех стадиях строительства
    Кейс как Росводоканал внедрил ЭДО, строительный контроль и исполнительную документацию на всех стадиях строительства
    И еще 3 подробных примера реализованных проектов по цифровизации крупных заказчиков мы пришлем вам на почту