Создание КС-2 и КС-3 без ручного подсчета: в каких ПО возможна автоматизация и почему

Для подрядчика критически важно вести отчеты по форме КС-2 и КС-3: они подтверждают выполнение работ и дают право на оплату. Чтобы документы были актуальными и вовремя закрывались, процесс можно автоматизировать с помощью ПО. В статье рассмотрим, в каких программах для КС-2 и КС-3 возможна автоматизация КС-2 и КС-3 и от чего это зависит.

Почему связь между ГПР и КС-2, КС-3 важна для автоматизации первичной финансовой отчетности

Рассмотрим типичный пример создания закрывающих документов КС. Отдел планирования собирает фактические показатели со стройки и ведет ГПР. Когда подходит время формировать КС, данные передают сметному отделу. Его задача — сопоставить фактический объем работ со сметой и заполнить формы КС-2 и КС-3.

Но фактические данные динамичны: они часто меняются. Примеры ситуаций, когда фактические объемы могут измениться в момент заполнения форм КС-2 и КС-3 или их согласования:

• обнаружили брак,
• внесли правки в проект,
• провели детальные замеры,
• донесли новую информацию со стройки.

В этом случае новые данные оперативно вносят в графики и закрывающие документы КС. Средний срок строительства многоквартирного дома — 3−4 года. За это время число ежемесячных выполнений может приблизиться к 50. Учитывая всевозможные факторы, может потребоваться сотня корректировок документов. Как правило, ГПР ведут в программах для управления проектами, а первичные учетные документы — в программах для создания смет, КС-2 и КС-3 или отдельных таблицах. При многократной передаче данных есть риск потерять часть из них, а часть — внести уже неактуальными.

Чтобы автоматизация КС-2 и КС-3 стала возможной, между ними и фактическими данными должен быть настроен бесшовный процесс. Например, у генподрядчика есть три субподрядчика: на фундаментные, электромонтажные и отделочные работы. Они ежедневно вносят данные в ГПР. Если закрытие формируется на основе ГПР, то новые данные подтянутся в унифицированные формы столько раз, сколько потребуется. Это возможно сделать в программах для КС-2 и КС-3, которые поддерживают сквозные процессы — например, в платформе «Цифровое управление строительством» (ЦУС).

Автоматизация КС-2 и КС-3 помогает достичь трех эффектов:

1. Исключить ошибки и расхождения между оперативным фактом и выполнениями.
2. Создавать закрывающие документы КС в несколько кликов, без ручного подсчета и переноса данных.
3. Выстроить прозрачный процесс для всех участников: в том числе для генподрядчика и заказчика, которые видят, откуда взяты цифры.

Новичкам в цифре: получите 6 писем о том, как работает цифровизация на практике

Получить письма

MS Project и Primavera P6: что нужно сделать, чтобы сформировать учетные документы

Возьмем две популярные программы для ведения КСП: MS Project и Primavera P6. Несмотря на уход с российского рынка, строительные компании продолжают их использовать, причем MS Project лидирует среди всех ПО для управления проектами. Рассмотрим сценарии формирования учетных документов при работе с ними.

MS Project подходит для небольших и средних проектов. В программе есть инструменты для планирования, распределения ресурсов, отслеживания прогресса и анализа проектов.

Закрытие работ в строительстве: как оформить электронные КС-2 и КС-3

Перейти

Но в программе нет встроенной логики, которая автоматически собирает данные о фактически выполненных объемах для создания КС-2 или КС-3. Любая связь с российскими формами исполнительной документации — ручная. Какие здесь могут быть варианты:

1. Выгрузка данных в отдельную таблицу Excel. Тогда сотрудник вручную переносит данные из файла и заполняет формы КС-2 или КС-3 в Word или Excel.
2. Та же выгрузка таблицы, но с импортом в программу для КС-2 и КС-3. Здесь нужно удостовериться, что данные перенеслись верно: без дублирования, со всеми классификаторами и сметными нормативами.
3. Установка кастомных скриптов и надстроек для облегчения импорта. Например, PlanBridge добавляет в MS Project формат АРПС, который поддерживает работу с российскими программами, хотя считается, что формат устарел.

Primavera P6 подходит для крупных инфраструктурных проектов: ПО поддерживает многопроектную среду и гибкую версионность, детальное отслеживание ресурсов и интеграцию с ERP-системами.

Однако программа также не содержит встроенного механизма для создания типовых российских форм КС-2 и КС-3. Любые необходимые отчеты по факту формируют вне P6:

1. Через экспорт данных и импорт в ПО для ведения смет. Здесь возможна выгрузка данных с глубокой детализацией позиций работ, поэтому сама процедура выборки нужных данных и экспорта может оказаться сложной.
2. Через ввод факта, создание и заполнение форм КС-2 и КС-3 в другой платформе — Unifire. Она поддерживает работу с документацией, поэтому можно создать кастомные формы под требования законодательства РФ.

Выходит, что формирование закрывающих документов КС может проходить двумя способами: через экспорт-импорт или интеграцию с другими ПО. Первый способ более доступен для строительных специалистов, а для второго нужны минимум системный администратор и средства в бюджете.

При этом остаются риски человеческого фактора (удалил ячейку или приписал лишний ноль), а также и большие временные затраты на заполнение форм КС-2 и КС-3 вручную.

Возможности ЦУС для автоматизации КС-2 и КС-3

«Цифровое управление строительством» (ЦУС) — облачная платформа для цифровизации процессов заказчика, генподрядчика, проектировщика и строительного контроля. Система состоит из 12 модулей, между которыми выстроена сквозная передача данных.

Программа поддерживает работу с электронной ИД: с актами, журналами и справками, в том числе создание КС-2 и КС-3. Формирование и заполнение форм КС-2 и КС-3 происходит автоматически за счет связи с графиком производства работ. Алгоритм работы в ЦУС для формирования КС-2:

1. В системе ведется ГПР, который обновляется в реальном времени.
2. Пользователь выбирает из ГПР фактические объемы за нужный период.
3. Формирует PDF-версию акта КС-2 для дальнейшего согласования и подписания.

Справка о стоимости выполненных работ КС-3 автоматически строится на основе КС-2. По нажатию кнопки «Связать текущий документ с документами КС-2» программа для КС-2 и КС-3 заполняет все разделы справки с учетом НДС, коэффициентов и нормативных таблиц.

В ЦУС также есть строительный контроль. Он подтверждает фактические объемы, качество и соответствие работ проекту. Инженер фиксирует результаты проверок в документах, фото- и видеоматериалах. То есть в ЦУС верификация данных проходит в несколько этапов:

• Оперативный факт — данные, которые вносят непосредственно с площадки.
• Исполнительная документация — каждое выполнение проходит согласование и подписание. К актам прикладывают сертификаты, схемы, фотоотчеты.
• Строительный контроль — перед выпуском КС-2 можно увидеть, закрыты ли замечания от СК.
• Факт, прошедший в КС-2/КС-3 — документы можно согласовывать и подписывать прямо в системе.

В результате работы участников строительства в единой среде данных получаем сквозной конвейер:

План → Оперативный факт → Строительный контроль → КС-2 → КС-3 → Согласование и подписание.

Итог: сравнительная таблица функций программ для создания и автоматизации КС-2 и КС-3

Единая среда данных со связью между ГПР и закрывающими документами КС — необходимое условие для автоматизации КС-2 и КС-3. Она позволяет вести учетные документы с привязкой к фактическим объемам. А значит, сокращать сроки их ведения.

Если вести оперативное управление и отчетность отдельно друг от друга, нужно быть готовым к ручным операциям и интеграции с другими программами для облегчения создания КС-2 и КС-3.

Топ-3 способа сбора информации в строительстве

Перейти