Ведущие застройщики внедряют цифровые инструменты для обработки данных и объединяются для консолидации массивов информации. Данные необходимы для обучения нейросетей, повышения эффективности аналитики и прогнозирования. Одновременно с этим существуют строительные организации, где даже внутри компании собирают информацию вручную в виде бумажных отчетов. Рассмотрим три наиболее популярных способа сбора информации в строительстве, их преимущества и недостатки.
Нулевой уровень. Бумажные отчеты
Сюда относятся компании, в которых сбор данных начинается тогда, когда начальник срочно запросил отчет. У работников нет четкого понимания, кто за какие данные отвечает, в каком формате и в какие сроки их нужно фиксировать. Сбор информации происходит так: начальник отдела просит сотрудников предоставить показатели в строительстве за месяц. Те обзванивают подрядчиков, чтобы собрать цифры, и вручную вносят данные в форму. Затем начальник отдела проверяет отчет, выявляет несоответствия с планом и задает вопросы. Работники уточняют данные и дают пояснения.
Итоговый отчет попадает на стол руководителю через несколько дней и дальше никак не используется, потому что, во-первых, анализировать такие данные сложно, а во-вторых, они отражают события на стройке с существенной задержкой.
Главный минус ручного сбора данных в том, что его никак не ускорить на практике. Проектировщики, субподрядчики, мастера участка заняты основными задачами, а составление отчетности для них — побочный и трудоемкий процесс. Поэтому наиболее эффективные виды мониторинга в строительстве связаны с автоматизацией сбора данных.
1. Excel
Еxcel-таблицы — простейший инструмент, который помогает упорядочить сбор информации в строительстве. Появляются настроенные шаблоны отчетов и ответственные за их заполнение. Например, инженер ПТО в конце месяца вносит в таблицу данные по фактические объемам. Становится понятнее, где какая информация хранится, можно устанавливать связи между таблицами.
Это рабочий способ, когда компания ведет 2−3 объекта одновременно. Но с увеличением объема информации возрастает вероятность ошибок. Данные вводят и обновляют вручную, при этом может возникнуть путаница с версиями документа.
В Еxcel можно добавлять простые графики и диаграммы, что делает отчеты более наглядными. Но специфических инструментов для строительства, например шаблона диаграммы Ганта, в программе нет. Теоретически можно вручную создать график из линейных диаграмм, но это далеко не самый простой и удобный способ.
2. BI-системы
Проблему визуализации хорошо решают различные системы бизнес-аналитики. Это специальное программное обеспечение, которое собирает информацию из разных источников и преобразует ее в удобные виджеты. Исходные данные при этом могут находиться в разных программах: том же Excel, CRM-системе, 1С и других. Информация передается автоматизированно с помощью интеграции.
BI-системы позволяют создавать наглядные отчеты для различных видов мониторинга в строительстве: финансового, управленческого. Недостаток этого способа заключается в том, что нужно приобрести лицензию еще и на BI-систему, обучить персонал, а если стандартных возможностей сервиса будет недостаточно — дорабатывать интеграцию.
При этом если данные в BI-систему попадают из Excel, значит, кто-то по-прежнему должен обзванивать подрядчиков и вручную вносить эти данные в таблицу. То есть BI хорошо справляется с переводом данных в единый формат и визуализацией, но не решает проблему ручного сбора информации в строительстве.
3. Цифровые строительные платформы
Отраслевые цифровые платформы, как правило, имеют готовые инструменты аналитики, которые разработаны специально под те виды мониторинга, которые используют в строительстве. То есть для ведения графика работ формируется диаграмма Ганта, для контроля бюджета — диаграммы по финансированию и освоению средств, для контрактации — виджеты по статусам и выполнению договоров и так далее.
Платформа оцифровывает управление строительством комплексно, поэтому исходные данные заполняют внутри системы или импортируют из других программ в рамках рабочих процессов. Например, инженер загружает смету для того, чтобы на основе нее построить график работ. При этом данные из сметы автоматически попадают в аналитику, их не нужно переносить вручную. Получается, что формирование отчетности не требует от сотрудников дополнительных усилий: они заняты своей основной работой, а данные собирает и обрабатывает система.
Недостаток этого способа, как и в случае с BI, — расходы на внедрение платформы и необходимость обучения сотрудников. Но в данном случае приобретается одна лицензия для цифровизации всех процессов, и количество пользователей в рамках проекта не ограничено.
Сравнение способов сбора информации в строительстве
| Excel | BI-системы | Цифровая платформа | |
| Ввод | ручной | исходные данные вносят вручную в программы, интеграция с BI происходит автоматизированно | исходные данные заполняют в системе или импортируют из других программ |
| Связь с другими документами | нет | да | да |
| Вид | стандартные диаграммы | разнообразные виджеты | готовые виджеты для строительства с гибкими настройками |
| Совместная работа | нет | да | да |
| Обновление | вручную | автоматизированно | автоматически онлайн |
Возможности ЦУС для сбора информации в строительстве
«Цифровое управление строительством» — российская облачная платформа для совместной работы участников строительства. Она состоит из 12 взаимосвязанных модулей. Дальше рассмотрим, какие возможности для автоматизации сбора информации в строительстве есть в системе.
1. Связи между модулями и документами
При формировании документов часть данных можно заполнить автоматически из связанных полей системы. Например, не нужно каждый раз вводить реквизиты участников строительства, если они уже указаны в карточке объекта.
2. Удобные формы ввода данных
Базовые документы формируются внутри системы путем выбора позиций из справочников. В ЦУС более 100 готовых шаблонов документов для всех типов строительства, которые актуализируются в соответствии с изменениями в законодательстве. При необходимости можно скачать версию для печати.
3. Контроль версий документов
В ЦУС пользователи могут совместно работать над документом: согласовывать исходный текст или оставлять замечания. При этом сохраняется вся история изменений.
4. Настройка прав доступа
Все данные по объектам собираются и хранятся в одном месте, но каждый участник видит только ту информацию, которая нужна ему для работы в соответствии с его ролью в проекте. Можно настраивать права для группы лиц или для отдельных пользователей.
5. Графики и диаграммы
В системе более 100 виджетов аналитики для разных видов мониторинга в строительстве: стадии реализации, финансы, выполнение работ, документация, строительный контроль. Данные собираются из документов в системе и обновляются онлайн.
6. Настраиваемые формы отчетов
Модуль «Отчеты» в ЦУС позволяет сформировать документ из любых полей системы. Для повторяющихся отчетов можно настроить шаблон.
Как автоматизировать сбор информации в строительстве
Выделим основные шаги:
- Определите, какие данные необходимо собирать и как часто.
- Установите источники этих данных и ответственных сотрудников.
- Выберите инструмент для автоматизации с учетом потребностей и возможностей компании.
- Подготовьте внутренние регламенты по работе в системе.
- Обучите сотрудников работе с программным обеспечением.
Цифровые строительные платформы позволяют выстроить сквозную аналитику, когда данные собираются на всех этапах с минимальными трудозатратами. Исходные документы импортируются из других программ, формируются в системе автоматизированно или заполняются вручную по готовым шаблонам. Информация из них напрямую попадает в виджеты, и для проверки показателей можно из аналитики перейти к источнику данных.
