Управление проектами в строительной сфере включает десятки параллельных процессов. Согласование документации, контроль сроков, координация подрядчиков — лишь малая часть задач, которые руководитель может решать на протяжении стройки. Чтобы не потерять важное в потоке информации, строительные планировщики предлагают различные способы визуализации задач.
В статье расскажем про пять способов отображения задач на примере задачника в облачной платформе «Цифровое управление строительством» (ЦУС). У каждого способа рассмотрим плюсы и ситуации, в которых они могут пригодиться.
Список задач — для системного контроля
Что это. Основной вид отображения задач в виде таблицы. Здесь собраны все задачи, которые имеют отношение к пользователю. Данные о задачах организованы по колонкам: статус, сроки, ответственные, группы и метки. В настройках можно изменить состав колонок.
Почему удобен. Список позволяет охватить взглядом десятки задач и узнать о них фактическую информацию. Можно создать группы задач, которые помогут ориентироваться по проектам, отделам, типам документации — удобная функция для управления проектами в строительной сфере. Цветовая индикация показывает, какие задачи просрочились, а жирное выделение текста — в каких добавилась новая информация.
Комикс для тех, кто управляет стройкой
Как наглядно построить КСП — без Excel и с централизованными данными.
Кому и когда полезен. Список универсален для всех участников проекта. Он подойдет, если нужно понять, что сейчас в работе, на какой стадии и другие важные детали. Например, если задача «Подготовить том ИД за март» задержалась на стадии проверки, начальник ПТО увидит это в строительном планировщике задач и узнает, к кому из технического надзора можно обращаться за причиной.
Краткий список задач — для оперативных поручений
Что это. Упрощенный вид списка задач, который показывает минимально нужную информацию по задачам. В нем видно название задачи, статус, метки, количество комментариев и прикрепленных файлов. Краткий список задач можно просматривать через контекстное меню без перехода в сам модуль. В отличие от обычного списка, здесь нет фильтрации.
Почему удобен. Доступен в любой момент управления проектами в строительной сфере. Чтобы его увидеть, достаточно нажать на иконку в верхнем углу экрана. В нем также можно быстро поставить задачу и продолжить заниматься делами.
Кому и когда полезен. Нужен, чтобы всегда быть в курсе текущих задач и отправлять новые в работу, не уходя с текущей страницы. Например, руководитель увидел отклонение факта от плана и быстро поставил ряд задач по проблеме: увеличить количество бригад, пересмотреть расценки поставщиков, созвать совещание. После создания задач окно аналитики остается открытым — можно дальше изучать аналитику по проекту.
Календарь — для планирования и жесткого соблюдения сроков
Что это. Классический календарь в строительном планировщике задач, который распределяет задачи на месяц, неделю и день. Если загрузить производственный календарь, он дополнительно отобразит праздничные дни на текущий год.
Почему удобен. Можно запланировать дела на месяц вперед, а затем их декомпозировать на недели и дни. Задачи видны в те дни и часы, когда их нужно выполнить и сдать на проверку, что упрощает понимание расписания и позволяет отслеживать дедлайны.
Кому и когда полезен. Понадобится, если важно строго соблюдать сроки: календарь поможет не пропустить дедлайн. Подходит для тактического и оперативного управления проектами в строительной сфере. Руководитель видит наперед, какие задачи должны быть выполнены в ближайшие дни. Исполнитель может узнать задачи на день и понять, что нужно сдать на проверку сегодня. Например, принести фотоотчет монтажа колонн к 10:00, принять участие в приемке работ и отписаться об этом к 15:00.
Канбан — для гибкого управления этапами
Что это. Настраиваемые колонки со статусами, по которым задача движется к завершению. Каждая колонка — отслеживаемый этап работы, поэтому их количество зависит от рабочего процесса и потребностей в контроле. В стандартном случае задачи сначала попадают в колонку запланированных, затем переходят к выполнению, проверке и другим этапам вплоть до завершения.
Почему удобен. Помогает не запутаться, на каком этапе находится каждая задача. Часто результаты работы могут возвращаться обратно на доработку, например, если появились новые требования от руководителей или исполнитель не учел старые. В таких случаях задача автоматически перемещается вправо-влево на нужный этап. Можно отслеживать, где задача чаще всего застревает, и улучшать существующие процессы управления проектами в строительной сфере.
Кому и когда полезен. При любых итеративных процессах, будь то согласование документации или дизайн-проекта, выбор нового подрядчика или составление месячного бюджета. Колонки также можно гибко адаптировать под существующие процессы.
Пример 1. Прорабу нужно контролировать еженедельные задачи бригад. Статусы задач могут быть следующими: «Сделать», «В работе», «Проблема», «Принято». Если при монтаже конструкции не хватает материалов, задача останется в третьей колонке до решения проблемы. Также можно создать отдельную доску для отслеживания поставок материалов. Это поможет увидеть, сделан ли заказ или он уже в пути.
Пример 2. Руководитель отдела хочет через строительный планировщик задач контролировать нагрузку своих сотрудников. Колонки можно отфильтровать по исполнителям и смотреть, какие задачи у каждого в работе. Если у одного сотрудника стоит 3 задачи, а у другого — 8, задачи можно перераспределить, чтобы выровнять нагрузку.
Новостная лента — для просмотра изменений в режиме реального времени
Что это. Хронологический журнал всех изменений в задачах проекта. Автоматически фиксирует, кто и что изменил: название, сроки, ответственных, файлы. Справа отображаются новости от текущего пользователя, а слева — от всех остальных.
Почему удобна. Руководитель может отследить общую динамику работы над проектами. Лента мгновенно отображает новости по задачам и сохраняет историю, что дает прозрачность для всех участников. Новые комментарии можно прочитать целиком, не заходя в задачу. Но если нужно с ней полностью ознакомиться, клик по названию откроет карточку с полными данными.
Кому и когда полезна. Подходит для быстрого просмотра обновлений и оперативного контроля. Например, по задаче «Согласование ППР на разработку котлована» сотрудник добавил комментарий: «Заказчик не предоставил ТЗ». Руководитель видит эту проблему в общей ленте, понимает причину задержки и может связаться с заказчиком для ускорения процесса.
Что в итоге
Визуализация превращает информацию по десяткам задач в упорядоченные данные. Она помогает увидеть картину целиком, быстрее находить и решать проблемы, упорядочивает процессы управления проектом в строительной сфере. Каждый из способов отображения задач закрывает потребности в их отслеживании и контроле:
- Список задач упрощает работу с большим объемом данных и дает постоянный контроль над задачами.
- Краткий список предоставляет краткую сводку по последним задачам и быстрый доступ к созданию новых.
- Календарь отображает дедлайны и запланированные дела в перспективе.
- Канбан разбивает процессы на этапы и делает их прозрачными.
- Новостная лента поможет быть в курсе последних обновлений по задачам.
Участники проекта могут не тратить время на вопросы, например, «На каком этапе исполнительная документация?», «Кто последний вносил правки?», «Сколько у тебя задач в работе?» и «Согласовал ли проект заказчик?». Ответы на частые вопросы уже на поверхности.
При этом есть приятный бонус. В отраслевой программе задачи будут связаны с повседневным строительным процессом: их можно создавать из конкретного документа, работы в ГПР и почтового письма. Если завести в нее участников проекта, коммуникация в рамках задач между компаниями и отделами станет прозрачной, а все обсуждения и решения будут сосредоточены в одном месте. Читайте в статье, что представляет собой строительный планировщик задач и для каких компаний он будет полезен.
Елизавета Тулаева, руководитель отдела разработки программного обеспечения, рассказала о пользе задачника в строительстве и его развитии:
Многие полезные функции задачника для управления проектами в строительной сфере — это запросы отдельных заказчиков. Именно реальная работа заказчиков в строительном планировщике задач родила полезные идеи: разные способы отображения, перенаправление и делегирование, шаблоны, создание задач по расписанию. То есть руководители действительно ставят поручения своим сотрудникам и контролируют их выполнение.
Задачник полезен крупным компаниям для планирования и организации задач. В таких компаниях встречаются структуры, которые распределяют поручения по множеству подразделений. Они также составляют отчеты в ЦУС, где видно, сколько задач было выполнено, просрочено и кто их исполнитель.
