Цифровые строительные платформы позволяют перевести в электронный вид как взаимодействие участников строительства, так и внутренние бизнес-процессы компании. В этой статье рассмотрим модуль для автоматизации управления проектами облачной платформы «Цифровое управление строительством» (ЦУС). Расскажем, кому он полезен, какие проблемы помогает решить и как эффективно его использовать в связке с электронным документооборотом и задачником.
ЦУС — платформа для автоматизации управления проектами в строительстве
Управленческие процессы у заказчика и подрядчика состоят из одних и тех же этапов: инициация, планирование, исполнение, контроль, завершение. Поэтому функционал модуля будет полезен для всех организаций, которые заинтересованы в автоматизации управления проектами в строительстве. Заказчик может вести в нем верхнеуровневые проекты с несколькими объектами и подрядчиками, а подрядчик — более детально планировать работу в рамках своих объектов.
1. Планирование мероприятий
Во вкладке «Управление проектом» одноименного модуля формируется «дорожная карта» проекта. Для детального планирования строительно-монтажных работ удобнее использовать ГПР, а здесь отражается организационная деятельность: провести выездную проверку, сформировать пакет документов для приемки работ и так далее.
Во вкладке «Управление проектом» руководитель разбивает проект на этапы и события, а также формирует содержание проекта. Например, в списке мероприятий запланировано совещание. Можно установить сроки, добавить участников, а после проведения совещания загрузить в систему протокол.
2. Управление коммуникациями
Взаимодействие участников строительства происходит внутри системы ЦУС. Функционал управления проектом связан с задачником, поэтому в мероприятии есть возможность создавать поручения и назначать ответственных. Исполнителю придет уведомление о новой задаче. А так как ЦУС — это среда общих данных, ответственные лица могут отчитываться о выполнении задачи прямо в системе.
3. Формирование и анализ контрактов
В ЦУС можно отслеживать контракты и финансовые условия проекта. Во вкладке «Контракты» слева есть категории — это папки, по которым распределяют различные виды договоров. Выбрав определенную категорию, вы увидите входящие в нее контракты и основную информацию по ним: сумму, вид, статус, участников.
Так как модуль «Управление проектом» связан с системой электронного документооборота, договор можно направить на согласование и подписание в системе. Взаимодействие участников строительства в электронном виде позволяет экономить время и деньги на распечатке, пересылке и хранении бумажных документов.
По всем добавленным контрактам формируется аналитика: стоимость, фактические платежи, плановые платежи и статусы. Она представлена в виде интерактивных виджетов во вкладке «Аналитика (контракты)» модуля «Управление проектом». Система фильтров позволяет гибко настраивать виджеты: выбрать, например, только завершенные контракты или договоры определенного вида, просмотреть контракты с конкретным исполнителем. Данные можно просматривать в виде круговой или линейчатой диаграммы.
4. Хранение документов
В модуле для автоматизации управления проектами в строительстве системы ЦУС есть вкладка «Документы». В ней автоматически формируется полный список всех документов, созданных в данном объекте: договоры, сметы, платежные поручения, дополнительные соглашения, акты и так далее.
5. Финансовое планирование
Информация о сметах, платежах и лимитах, гарантийных удержаниях, хранящаяся в одном месте, позволяют руководителю выстраивать план финансирования. Он может распределить бюджет проекта на периоды, контролировать оплату работ, авансы, обязательства.
6. Контроль выполнения
Во вкладке «Управление проектом» одноименного модуля отражаются плановые и фактические сроки реализации мероприятий. Доступно их отображение в виде диаграммы Ганта, с помощью которой удобно визуально контролировать исполнение проекта.
ЦУС — единая среда для взаимодействия участников строительства
После того, как в системе создали проект и добавили участников, работа с модулем «Управление проектом» начинается с загрузки договоров. Формируется база контрактов по проекту. Договоры загружаются в формате pdf или word — в зависимости от требований организации. В карточке контракта заполняются его реквизиты и условия, а также прочие необходимые данные.
Следующий этап — планирование реализации. Руководитель добавляет мероприятия, формирует задачи по ним. В процессе выполнения ответственный сотрудник может загрузить в задачу файлы: подготовленные документы, протоколы, акты и другие. Все они хранятся в базе данного проекта.
На основании загруженных данных строится аналитика по контрактам, которая помогает:
- Отслеживать статусы договоров. Чтобы узнать статус контракта, не нужно давать дополнительные поручения по подготовке отчетов. Это значительно экономит ресурсы и время сотрудников, позволяя им сконцентрироваться на оперативных задачах. Все данные по согласованию и подписанию договоров оперативно отображаются в системе.
- Планировать платежи. Виджеты наглядно показывают, какую сумму по контрактам предстоит заплатить в этом месяце. Можно посмотреть распределение обязательств по контрагентам или видам работ и увидеть суммы, которые уже оплачены.
- Контролировать лимиты. Руководитель видит общую стоимость всех договоров, может сравнить ее с плановой стоимостью объекта и определить, где лимит по заключенным договорам уже выработан.
Что в итоге
Облачная платформа ЦУС позволяет оцифровать взаимодействие участников строительства и внутренние бизнес-процессы компании, сделав их более прозрачными и оперативными. Модуль «Управление проектом» разработан для автоматизации строительных процессов и подходит как для заказчика, так и для генподрядчика или подрядчика.
Основной функционал модуля позволяет планировать мероприятия по проекту и работать с контрактами. Связь с задачником и системой электронного документооборота обеспечивает возможность создавать задачи и назначать ответственных, а также согласовывать и подписывать документы в системе. Взаимодействие участников строительства в цифровом формате помогает сократить сроки документооборота.
Встроенная аналитика по контрактам формируется автоматически и обновляется онлайн. С помощью виджетов можно контролировать статусы договоров, объем обязательств и фактических платежей, бюджетные лимиты.
