Реализация проектов в строительстве — трудоемкий и длительный процесс. Один из эффективных способов его оптимизации — подключение трекера задач для всех участников строительства. Трекер позволяет автоматизировать работу с задачами для эффективного мониторинга и контроля проектов.
Цифровое управление строительством (ЦУС) — программа для управления проектами в строительстве. В ЦУС есть встроенный функционал, позволяющий отслеживать задачи — модуль «Задачник». В статье расскажем, для каких компаний задачник будет эффективен, какие он решает проблемы и почему с ним удобно работать в связке с электронным документооборотом и строительными процессами.
Инструмент для управления проектами
Задачник — модуль в программе для управления проектами в строительстве, который позволяет распределить задачи по своим проектам и проконтролировать их выполнение. С ним можно устанавливать сроки выполнения задачи и отслеживать статус. При внедрении ЦУС происходит распределение ролевой модели: кто является администратором, заказчиком, генподрядчиком, подрядчиком. Вместе с этим выстраивается иерархическая структура руководителей и подчиненных — кто с кем будет взаимодействовать в системе и по каким вопросам.
Автоматизируйте календарно-сетевое планирование, ведите документацию и контролируйте выполнение задач в электронном виде
Руководители могут поставить задачу любому из подчиненных. При создании задачи назначаются роли: автор создает задачу в системе, исполнитель отвечает за ее исполнение, контролер принимает задачу или отправляет ее на доработку, а наблюдатель как заинтересованное лицо может отслеживать статусы и просматривать материалы.
Меню фильтров по задаче отображается слева от списка задач:
Задачи можно объединять в группы по типу задач или по документам. Доступ к группе возможен для всех участников проекта или для определенного круга лиц.
Удобен для распределения задач
Если к руководителю приходит задача как к исполнителю и он хочет отдать ее на исполнение подчиненному, у него есть два варианта:
Перенаправить задачу. Если руководитель понимает, что один из сотрудников может ее выполнить самостоятельно, тогда перенаправляет задачу и становится наблюдателем. Происходит замена одного исполнителя на другого, но доступ к задаче не теряется.
Делегировать задачу. Если руководитель хочет оставить эту задачу на себе, но дать ее исполнить своему подчиненному, то делегирует исполнение: создается копия этой задачи, в которой контролером становится он, а исполнителем — его сотрудник. Тогда руководитель проверяет исполнение и сдает результат тому, что поставил задачу первоначально.
Подборка подробных кейсов реализованных проектов по цифровизации крупных заказчиков
Эффективен для компаний, нацеленных на автоматизацию
Менеджер задач полезен для руководителей, которые хотят отслеживать загрузку сотрудников и видеть причину невыполнения задач. Преимущество использования облачного решения перед привычным ведением задач в Excel в том, что у руководителя есть доступ к статусам задач в любое время, не только на планерке.
Задачник будет особенно эффективен для тех, кто:
Нацелен на автоматизацию бизнес-процессов. В строительстве задачи часто повторяются — нужно подготавливать контракты, сдавать отчетность, формировать ИД. В ЦУС есть возможность создать шаблоны, которые будут содержать описание, участников, сроки и периодичность задач. Благодаря настраиваемым сценариям задачи идут одна за другой автоматически.
Регламентировал процессы в компании. Принятый регламент описывает последовательность выполнения работ, обязанности и ответственность исполнителей, взаимодействие между отделами. Если сотрудники не понимают, за что они отвечают и кто в компании чем занимается, то не смогут эффективно выполнять задачи и отчитываться о них.
Работает на основе KPI. От выполненных задач может зависеть премия сотрудников. Например, чтобы получить 80% премии, нужно выполнить минимальный пул задач. В таком случае нужен трекер, с помощью которого будут учтены все задачи и процент их выполнения будет достоверным. KPI будет отслеживаться автоматически и отображаться в отчетности.
Ведет отчетность о проделанной работе. Руководитель на совещании может зайти в задачник, выгрузить отчетность и посмотреть, сколько и кому поставлено задач и какой процент выполнения за день, неделю или месяц. Если какие-то задачи просрочены или не выполнены, можно поднять вопрос и обсудить причины.
Связан со строительными документами и письмами
Задачник тесно интегрирован с системой электронного документооборота в ЦУС. Каждый документ представляет собой карточку, к которой можно поставить задачи: заполнить, согласовать, подписать и др. Например, можно сформировать задачи в рамках исполнительной документации и за каждым пользователем закрепить конкретную функцию, которую он должен выполнить по документу.
Представим, что инженер ПТО создал АОСР и направил его инженеру строительного контроля на проверку и подписание. Тот в свою очередь может оставить замечания и отложить подписание до тех пор, пока документ не будет исправлен. Инженер ПТО может выбрать среди подчиненных того, кто посмотрит, что не так в документе, и поставить ему задачу. После исправлений документ можно отправить в программе для управления проектами в строительстве на повторное согласование.
Есть сценарий работы с почтой: когда приходит письмо, делопроизводитель его регистрирует и создает карточку в системе, чтобы поставить задачу определенному руководителю на ознакомление или на формирование ответа. В карточке указываются детали и объект строительства. Дальше руководитель подразделения может назначить задачи подчиненным и отслеживать их выполнение.
Интегрирован с управлением проектами и ГПР
Задачник интегрирован с модулем «Управление проектами»: задачи могут привязываться к планируемым работам. Задачи можно планировать друг за другом на полгода, квартал и год. После исполнения одной из задач следующая будет запускаться в программе для управления проектами автоматически.
Задача может делиться на бесконечное количество подзадач — создается иерархическое дерево проекта. Формируется информационный путь без потери данных. Куда бы задача не направлялась, вместе с ней наследуются вся история и данные, которые были на этапах ранее: файлы, вложенности, переписка.
Переписка ведется в разделе обсуждения: можно отчитываться о статусе задачи, задать вопросы, привлечь эксперта. Если упомянуть любого участника проекта через «@ИмяФамилия», программа для управления проектами в строительстве отправит уведомление, и он сможет посмотреть обсуждение, погрузиться в контекст и ответить на вопросы.
Задачник также интегрирован с графиком производства работ. По ГПР видны строительные работы, которые идут друг за другом или параллельно. На любой тип работ можно назначить ответственного, чтобы проконтролировать его выполнение. Затем можно отследить, выполнена задача или нет, принять ее или отправить на доработку.
Используется разработчиками ЦУС
Команда разработки ЦУС пользуется задачником для планирования и разработки модулей. Для этого есть аналог управления проектами — бэклог планирования. Он содержит список задач по приоритетности и их различные статусы. Цикл разработки такой: взять задачу в работу, отправить на проверку, проверить, вернуть на доработку, закрыть задачу. Выполненная задача имеет статус «Приемка».
Команда пользуется задачником из-за удобств: наглядного интерфейса, наличия статусов и возможности создать чек-лист и обсудить задачу в одном месте, отображения списка задач в разных вариантах: таблицей, доской и календарем.
Выводы
- В модуле «Задачник» могут работать все участники. Руководитель проекта с помощью задачника в программе для управления проектами в строительстве может управлять потоком задач и контролировать их выполнение. Для управления задачами можно закреплять роли, объединять задачи в группы, устанавливать сроки и отслеживать статус выполнения задач. У руководителя есть два способа распределить поступающие задачи: перенаправить или делегировать.
- Инструмент контроля задач будет особенно эффективен, если компания нацелена на автоматизацию бизнес-процессов и стремится их регламентировать, формирует отчетность о выполненных задачах или оплачивает труд на основе KPI или собирается это сделать. В ЦУС предусмотрены шаблоны и сценарии, которые автоматизируют работу с задачами.
- В ЦУС возможно формирование, согласование и юридически значимое подписание строительных документов. В каждом из документов можно создать задачу. Также ЦУС интегрирован с почтовыми письмами и дает возможность создавать задачу из каждого письма.
- Интеграция с модулем «Управление проектами» позволяет назначать ответственных, контролировать сроки с привязкой к расчету общей длительности проекта и планировать задачи на несколько месяцев вперед. Если задачи поставлены согласно графику производства работ, то могут автоматически запускаться друг за другом. В теле задачи происходит ее обсуждение, поэтому она хранит историю согласования и материалы, которые прикладываются.
