Для того, чтобы заказчик оплатил выполненные работы, они должны быть подтверждены документально. В статье мы разберем процесс приемки работ и оформления сопутствующих документов в строительстве, а также расскажем, как цифровые программы упрощают заполнение КС-2 и КС-3.
Этапы оформления работ и список документов
Так как строительство — длительный процесс, как правило, заказчик и генеральный подрядчик договариваются, что работы будут оплачиваться частями по завершении определенных этапов. Проследим, какие действия необходимо выполнить после фактического выполнения работ до их оплаты и какие документы нужно оформить.
Освидетельствование работ. После того, как определенные строительные работы завершены, нужно провести их освидетельствование. На этом этапе оформляют исполнительную документацию, состав которой зависит от вида работы. Например, после того как выполнили гидроизоляцию фундамента, оформляют акт освидетельствования скрытых работ. Его должны подписать все участники освидетельствования: исполнитель работ, генеральный подрядчик, представители строительного контроля, авторского надзора, заказчик. Акт подтверждает, что работы выполнены без нарушений нормативных, временных и технологических процессов, то есть качественно и безопасно. С момента подписания исполнительных актов работы считаются выполненными.
Узнайте больше о цифровизации процессов строительства, в нашем бесплатном курсе
Закрытие работ. Следующий этап — это закрытие работ. Нужно оформить акт о приемке работ КС-2 и справку об их стоимости КС-3. Формы КС заполняют на основании смет, разработанных и согласованных в составе проектной документации в соответствии с п. 3.4 Постановления Правительства РФ от 16 февраля 2008 года № 87 и прошедших госэкспертизу.
Представление к оплате. Для оплаты работ также нужно подготовить банковские документы: счет-фактуру и счет на оплату.
Оформление закрывающих документов на бумаге
Ежедневно на стройке выполняются работы и фиксируется факт их выполнения. Когда накопится перечень выполненных работ, который можно представить к оплате, на основании смет формируют форму КС-2 — акт приемки выполненных работ и КС-3 — справку о стоимости выполненных работ. В них указывают позиции сметы, объемы и стоимость работ со всеми надбавками, предусмотренными в смете; вычитают авансовые платежи.
В договоре могут быть прописаны гарантийные удержания. Пример: подрядчик выполнил работы на 100 тысяч рублей, но в договоре прописано 5% гарантийное удержание. При оплате этих работ он получит 95 тысяч рублей, а оставшиеся 5 тысяч рублей ему выплатят позже, согласно условиям договора.
КС подписывают лица, уполномоченные на их подписание, от заказчика и генподрядчика. В зависимости от бизнес-процессов внутри компаний документы могут согласовывать и подписывать еще несколько человек: например, сметчик, прораб, инженер ПТО, строительный контроль. Они проверяют, чтобы позиции в КС соответствовали смете, выполнение работ было подтверждено исполнительной документацией, правильно были указаны фактические объемы.
Срок подписания КС определяют в договоре. Если заказчик нашел в КС несоответствия, он выставляет замечания и возвращает документы подрядчику. Но если заказчик не представил замечания и не подписывает КС, то по истечении указанного в договоре срока работы считаются принятыми.
Формирование электронных КС-2 и КС-3
Рассмотрим, как работают программы для заполнения КС-2 и КС-3 на примере облачной платформы «Цифровое управление строительством» (ЦУС). Если все участники строительства работают в ЦУС, то часть функций можно автоматизировать.
Так как КС-2 и КС-3 составляются на основании смет, начнем с них. Согласованные сметы проекта загружаются в модуль «Сметы» в форматах gge, gsfx или с помощью Excel-шаблона. Можно загружать как локальные расчеты, так и смету контракта. На основании этих документов формируется график производства работ, в котором уже есть данные о видах работ, объемах и сметной стоимости. График позволяет распределить работы в рамках сроков строительства так, чтобы соблюсти технологию строительного производства, учесть связи и последовательности работ.
Фактические данные о выполненных работах вносят в электронный ГПР. Система пересчитывает их и в единицах, и в процентах. Если журналы работ ведут в электронном виде в ЦУС и регулярно заполняют, то на основании записей общего журнала работ можно формировать исполнительную документацию, тогда противоречий между журналом и актами не будет, потому что виды работ и сроки их проведение заполняются автоматически. Также есть возможность привязывать акты к графику производства работ — появится связь с фактически выполненными объемами.
Акт КС-2 формируется на основании данных факта, внесенных в ГПР. Нужно указать в экранной форме отчетный период и сметы, на основании которых формируется КС, и система автоматически заполнит информацию обо всех работах, которые к относятся к данному периоду и смете.
Затем на основании КС-2 создается справка КС-3: также нужно выбрать период, и система соберет данные в форму.
Дальше ЦУС предлагает отправить электронные КС-2 и КС-3 на согласование, которое подразумевает проверку документа всеми заинтересованными лицами до начала подписания. Маршруты согласования документации настраиваются под потребности компании. Документ могут проверять последовательно, параллельно или смешанным способом столько участников, сколько нужно. Все заинтересованные лица должны поставить в карточке документа галочку «Согласен». Если нашли нарушения, создают замечания к документу, исполнитель их устраняет и отправляет на согласование новую версию. Таким образом на подписание отправляют выверенную версию документа, поэтому само подписание занимает несколько минут. Документ подписывают с помощью электронной цифровой подписи, при этом всем подписантам приходят уведомления. При необходимости можно распечатать документ с отметкой о применении ЭЦП.
Сравнение закрытия работ при использовании программ и при заполнении КС-2 и КС-3 на бумаге
Процесс закрытия работ в электронном виде в целом аналогичен бумажному. Если все участники строительства работают в ЦУС, то за счет автоматизации можно сократить сроки на подписание документов и уменьшить количество ошибок. В таблице мы сравнили закрытие работ при использовании программы и при заполнении КС-2 и КС-3 на бумаге.
| На бумаге | В цифровой платформе ЦУС |
| Нет связи между КС и исполнительной документацией, ГПР, поэтому могут возникать расхождения в данных | Сметы, ГПР, исполнительные и закрывающие документы связаны. Данные, которые уже внесены в систему, заполняются в КС-2 и КС-3 автоматически, что исключает расхождения в документах |
| Подписание КС-2 и КС-3 затягивается, потому что нет предварительного согласования всеми сторонами, документы возвращаются с замечаниями | Электронные КС-2 и КС-3 согласуются в системе, все заинтересованные лица вносят свои замечания, после чего подписание занимает несколько минут |
| Документы на согласование пересылают по электронной почте или в мессенджерах, возникает путаница с версиями, есть риск по ошибке прикрепить не тот файл | Документы согласовываются в системе по утвержденному маршруту, история изменений сохраняется |
| Для подписания нужно распечатать документы, по очереди найти всех подписантов и вручить им бумаги | Документы подписывают в ЦУС с помощью электронной подписи. Подписанные ЭЦП документы имеют такую же юридическую силу, что и бумажные с собственноручной подписью |
| Подписант может потерять бумажный документ или забыть о нем. Приходится напоминать и уточнять | Подписантам приходит уведомление о новом документе. Можно посмотреть статус документа и историю отправки |
