Форма КС-6а — это журнал учета выполненных работ. Он выполняет роль накопительной ведомости, где фиксируют объемы и стоимость сделанного по месяцам, а также с начала проекта. Журнал КС-6а используют подрядчики и заказчики, чтобы контролировать расходы, формировать на его основе акты КС-2 и подтверждать объемы, если возникли разногласия.
Форма КС-6а — важный документ первичного учета в строительных проектах.
Разберем, что такое КС-6а, и как автоматизировать создание журнала на базе обычных смет.
Что такое форма КС-6а
Журнал работ КС-6а — это своего рода амбарная книга в строительном проекте. В журнале КС-6а указывают периоды строительства и выполненные работы за периоды, а также выполненные работы за все время стройки с остатками. Журнал, как правило, ежемесячно обновляется.
На основе такой амбарной книги можно «выбить чек» — сделать акт КС-2, где указывают общую стоимость работ за отчетный период, далее формируют справку КС-3 и выставляют счет на оплату: «закрыть объемы».
Форму КС-6а также называют журналом учета выполненных работ. Это первичный учетный документ в строительстве, который выполняет роль накопительной ведомости.
Журнал выполняет три важные функции:
- отчетную: отражает фактически выполненные действия на объекте на основании замеров выполненных работ и единых норм и расценок по каждому конструктивному элементу или виду работ;
- контрольную: служит доказательством, если возникли споры о качестве или объемах работ; форму принимают в суде;
- финансовую: данные журнала работ КС-6а используют для учета освоения сметы, они же, бывает, становятся основой для составления форм КС-2.
Журнал КС-6а ведут «на земле»: данные для него поставляют инженеры-сметчики от подрядчика. Последний назначает ответственного за ведение журнала. Этот человек заполняет форму с начала работ до их завершения.
Журнал работ КС-6а дополняет формы КС-2 и КС-3, но не заменяет их
Акт КС-2 служит для приемки выполненных работ. Он подтверждает, что заказчик их принял.
Справка КС-3 подтверждает стоимость работ. Как правило, КС-3 — это финансовый документ для бухгалтерии. На его основании выставляется счет и происходит оплата.
Журнал работ КС-6а выполняет роль «дневника» стройки. КС-6а ведется на протяжении всего строительства, тогда как КС-2 и КС-3 составляют обычно на месяц. КС-6а — в больше степени элемент контроля объемов и средств, тогда как КС-2 и КС-3 связаны с расчетами.
Получите бесплатный гайд о том, как собирать сквозную строительную отчетность быстро и эффективно
Форму КС-6а подписывают подрядчик и заказчик — если нет разногласий.
Минстрой предлагает унифицированную форму КС-6а, которая не считается обязательной, но на практике именно она и используется в большинстве случаев. Эта форма состоит из двух частей:
- шапка документа: содержит реквизиты организаций (заказчика и подрядчика), коды ОКПО, наименование объекта, данные о договоре подряда и сметную стоимость;
- таблица, куда вносится информация о каждом виде работ: наименование по смете, единица измерения, цена за единицу и количество по смете. Для каждого месяца выделено по три столбца, в которых прописан объем выполненных работ, стоимость за месяц и общая стоимость с начала строительства, то есть нарастающий итог.
Источник (здесь и далее)
Как это работает на практике
Чаще всего в качестве базы для составления КС-6а выступает локальная смета. Особенность заполнения формы — разбивка по месяцам. Если объект небольшой, и сроки короткие, то КС-6а может умещаться на нескольких листах. Если стройка длится годами, журнал разрастается.
Посмотрим на пример журнала работ КС-6а, и как его правильно заполнить.
По графам заполнения выглядит так:
- Номер работ по порядку.
- Позиция по смете.
- Наименование — вносится наименование работ, утвержденное в договоре.
- Заполняется ссылкой на обоснование, обычно прописывают шифр сборника государственных элементных сметных норм (ГЭСН).
- Единица измерения — штуки, кубометры, квадратные метры и так далее.
- Стоимость за одну единицу, например, сколько стоит установка одной задвижки или отделка 1 м² стены.
- Объем работ — сколько всего должно быть сделано.
- Сметная стоимость работ по позиции.
- С 9-й графы начинается указание объемов и стоимости работ помесячно, а также накопительного итога: суммирования количества и стоимостей по работе с начала года. Все месяцы разбиты на три столбца.
Последние графы формы содержат общие объемы по каждой работе за все время, стоимость за все время и остатки.
У журнала работ КС-6а в конце внизу есть строка «Итого», куда вносят сумму всех денежных значений.
Когда строительно-монтажные работы закончены, журнал КС-6а передают на хранение заказчику или эксплуатационной компании, которая несет ответственность за готовый объект.
Журнал КС-6а — не просто формальность. Вот чем он полезен в деле.
- Защищает от переплаты. Например, надо залить 100 м³ бетона. Подрядчик приносит заказчику акты КС-2: в январе на 40 м³, в феврале на 50 м³, а в марте на 30 м³. Всего 120 м³ — может, просто ошибся, а может и специально. Придется в марте поднимать все КС-2 за три месяца. Но есть еще КС-6а, где перебор по объемам будет виден сразу.
- Служит доказательством в суде. Суды используют журнал работ КС-6а, чтобы понять хронологию работ. Например, заказчик утверждает, что подрядчик сорвал сроки, так как ничего не делал три месяца. Подрядчик предъявляет в суд КС-6а, где за каждый месяц зафиксированы объемы, и они подтверждены подписью стройконтроля.
- Помогает вовремя осваивать бюджеты. Для этого служит графа «Остаток», по которой можно понять, сколько денег еще нужно освоить и принять управленческие решения: ускорить стройку или, наоборот, снять рабочих на другой объект.
Типичные ошибки при заполнении КС-6а, которые обсуждают на форумах сметчиков:
- Задвоение коэффициентов. Сметчики часто жалуются, что если в ежемесячных актах КС-2 применялись разные индексы пересчета цен, то свести их в один итоговый КС-6а в конце года — это адский труд.
- Отсутствие подписей технадзора. Если журнал не подписывался ежемесячно, в конце стройки стройконтроль может отказаться заверять огромный талмуд за весь год, так как инспектор уже не помнит, что происходило в начале проекта.
Цифровизация формы КС-6а
Заполнять форму КС-6а вручную муторно. Бумажный журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписан руководителем. Нельзя делать помарки и снабжать их надписями вроде «исправленному верить», запрещены плохо читаемые записи. Чем толще журнал, и чем сложнее объект, тем тяжелее соблюсти все эти требования. К тому же за время стройки может поменяться ответственный за журнал, а у людей бывает разная дисциплина.
Цифровые платформы позволяют вести КС-6а в электронном виде. Журнал работ КС-6а в цифровой среде перестает быть отдельным документом, который нужно специально вести. Он становится производным отчетом и собирается автоматически. Основой служит локальная смета и сформированные на её основе акты выполненных работ КС-2. Каждая позиция в КС-6а сразу привязана к конкретной сметной позиции.
Ручные подсчеты объемов и стоимостей исключены, а значит, исключены и ошибки. Система автоматически суммирует цифры за нужные периоды — не требуется тратить время на проверку.
В платформе «Цифровое управление строительством» (ЦУС) есть более 100 готовых электронных форм, данные в которые подставляются автоматически. Среди таких форм КС-2, КС-3 и КС-6а — они заполняются на основании уже загруженных смет, а ранее внесенные данные по объемам автоматически проверяются. То есть нельзя внести случайную стоимость позиции или повторно закрыть объемы работ. Главное — регулярно заполнять данные о выполнениях.
Журнал по форме КС-6а в ЦУС создают всего за три шага.
- На вкладке «Все» нажать на кнопку «Создать документ» и выбрать «Акты КС», затем «КС-6а».
- В открывшемся окне заполнить поля: тип, сметный расчет в качестве основы, закрываемые позиции. Можно нажать кнопку «Заполнить позиции автоматически», но можно и вручную выбирать нужные позиции из сметы.
- Отправить КС-6а на согласование — ЦУС позволяет подписать его электронной подписью, полностью исключив бумажный документооборот.
Преимуществ у электронной формы журнала КС-6а много:
- цифровой журнал не потеряется и не испортится;
- за счет автоматического формирования журнала у работников освобождается масса времени и нет необходимости заниматься рутинной работой;
- первичные расчеты ведутся автоматически;
- стоимости работ пересчитываются тоже автоматически, если изменились объемы;
- можно разграничить доступ к журналу, чтобы его видели только определенные люди;
- видны версии: кто и какие изменения вносил;
- больше связность данных сметного отдела, ПТО и бухгалтерии;
- не получится закрыть несуществующие объемы;
- электронная подпись юридически значима, то есть цифровой журнал по правовой силе равен бумажному.
Сравнение ведения КС-6а в бумажном и цифровом виде
| Характеристика | Бумажный журнал | Цифровой журнал в ЦУС |
| Сбор данных | Ручной перенос из смет и актов КС-2 | Автоматически подтягивается из ЛСР и КС-2 |
| Расчеты | На калькуляторе, риск арифметических ошибок | Автоматические расчеты, в том числе нарастающего итога |
| Изменения | Нельзя исправлять, нужно переписывать лист | Мгновенный пересчет при корректировке объемов |
| Согласование | Физическая передача журнала, поиск людей | Подписание через ЭЦП в один клик |
| Риск потери | Высокий: порча, утеря на стройплощадке | Исключен: журнал хранится в облаке с историей правок |
Выводы
- Журнал КС-6а — с одной стороны, формальность, но с другой он может выполнять роль инструмента контроля за бюджетом и сроками проекта. Он защищает заказчика от приписок, а подрядчика от необоснованных претензий в суде.
- Журнал заполняют на основе локальных смет. Ответственность за его ведение лежит на подрядчике: его сотрудник вносит данные с первого дня работ и до сдачи объекта.
- Современные платформы управления строительными проектами позволяют формировать отчетность по форме КС-6а автоматически, делая классический бумажный формат анахронизмом. Это экономит время сотрудников и убирает ненужную бюрократию.
