Содержание
Основная сложность при работе со сметами в строительстве состоит в том, что в рабочую документацию вносится огромный объем изменений, возникающих на стройке. Например, когда в большом проекте с десятками подрядчиков возникает объем дополнительных работ, не учтенных в проектно-сметной документации, нужно отслеживать каждое изменение, вовремя пересогласовывать их, где-то фиксировать и следить за корректностью всех данных. Все это дополнительно осложняет работу сметчику, и возникает высокий фактор человеческой ошибки. Допустим, субподрядчик с опозданием передал данные генподрядчику, и дальше эти данные не учитывались или вовсе потерялись. В дальнейшем из-за этого появятся сложности с закрытием объемов, и срок согласования затянется.
Как правило, у каждого из участников уже есть свой набор используемых программ по строительным сметам, и они могут применять несколько видов и методик расчета с различными дополнительными начислениями и настройками. Например, расчет между генподрядчиком и заказчиком может быть выполнен с применением сметных нормативов в Гранд-смете, а генподрядчик и субподрядчики могут вести расчеты с использованием excel и коммерческих цен. Для передачи и сопоставления данных из одной организации в другую потребуются совместные усилия нескольких участников, так как данные стыкуются друг с другом только в ручном формате.
Цифровая платформа может стать тем инструментом, который позволит следить за объемами работ и сметами в процессе строительства и хранить все данные в одном месте: собирать все вносимые изменения; отслеживать, кто и когда их делал; какие документы были сделаны после; сверять все эти документы; проверять данные строительного контроля; сверять факт с планом и документально все закрывать.
Проблемы при работе со сметами в строительстве
| Без цифровых платформ | При использовании цифровых платформ |
| Взаимосвязь между графиком проведения работ и сметной документацией поддерживается вручную | Вносимые изменения автоматически отражаются в связанных документах |
| Сводить данные с учетом всех изменений и вносить их в программу по строительным сметам приходится вручную. Есть высокий риск потери информации, который может привести к ошибкам на этапе подготовки исполнительной документации | Изменения вносятся в общий проект сметы, который доступен всем участникам. Каждое изменение фиксируется, есть доступ к финальному варианту |
| Данные могут потеряться в случае увольнения сметчика, ухода в отпуск или перевода на другой объект | Актуальные данные хранятся в единой системе, есть история всех внесенных корректировок |
| При закрытии выполненных объемов необходимо вручную сверять все данные для подготовки КС-2 и КС-3 | Данные автоматически переносятся в форму КС-2, исключая ошибки из-за человеческого фактора |
| Если ведется бумажный документооборот, то на создание, пересылку и подписание документов уходит много времени. При потере документов замечания могут устраняться с задержками | Все участники могут подписать документы в электронном виде, а процесс согласования ускоряется |
| Обмен данными между организациями происходит в ручном режиме. На стадии сдачи объекта трудно найти актуальные версии документов | Документы по проекту в актуальной версии хранятся в одном месте. У всех участников есть к ним доступ |
| Подрядчики могут использовать разную методику работы со сметной документацией и разные программы по строительным сметам, что увеличивает количество несостыковок | В платформе есть определенные методики, которые нужно соблюдать, чтобы сметная документация распознавалась системой. Работа в платформе минимизирует риск потери данных на стыке систем |
Как цифровая платформа упрощает работу со сметами
Цифровое управление строительством (ЦУС) — это единая облачная платформа для контроля и управления строительством для всех участников процесса. Для работы со сметами в ЦУС есть специальный сметный модуль, который отвечает за работу со сметами в электронном виде. В модуле у каждого участника есть ограниченный набор опций, что дополнительно предотвращает случайные изменения или ошибки.
Как происходит работа со сметами в ЦУС
Заказчик загружает смету в исходном формате (gsfx, xml), на ее основе строится График проведения работ (ГПР) и план освоения денежных средств → ГПР и план освоения передаются генподрядчику, чтобы он смог на основе этих же данных планировать свой график потребностей в материалах, строить путь проекта и планировать закупки → генподрядчик передает ГПР субподрядчикам по участкам.
В цифровой платформе эти переходы происходят в единой среде без искажения информации и с минимумом ручных манипуляций, а все документы проекта хранятся в одном месте.
Когда будет полезна платформа ЦУС: сценарии использования
- Делегирование ГПР от заказчика к генподрядчику и далее к субподрядчику. Заложенные работы напрямую передаются последующим участникам строительства, процесс становится более точным и прозрачным. Каждый понимает свою задачу, видит какой у него объем, какая стоимость и как быстро это должно быть реализовано.
В системе можно гибко настраивать видимость информации и права для каждого пользователя, есть возможность скрыть сметы и ГПР от участников проекта, в которых их нет — это помогает избежать случайных изменений.
- Фиксация дополнительных объемов работ. Можно добавлять новые строки, менять количество работ, стоимость.
- Загрузка корректировочных расчетов к основным. Сметный модуль ЦУС сохраняет все предыдущие изменения, вы увидите, как и на сколько изменилась сумма.
При необходимости есть возможность редактирования позиции. Вручную можно заменить практически все показатели (объемы, порядковый номер, стоимость), при этом есть возможность также скорректировать связанный ГПР.
- Сравнение смет по объемам работ. Вы увидите, какие позиции добавились, а какие были удалены.
- Составление форм КС-2, КС-3, КС-6а и др. Если подрядчик внес сметы, построил ГПР и ведет его заполнение корректно, то выполненные объемы переносятся в форму КС-2. Ссылку на КС-2 и акт освидетельствования скрытых работ можно сразу привязать к соответствующему ГПР.
- Ввод факта. Для вноса данных достаточно выбрать тот отчетный период, когда была выполнена работа, и добавить нужный объем.
Платформа ЦУС — комплексное решение для контроля строительства и работы со сметами
Актуальность и своевременность получения данных очень важны в работе сметчика. Сметчик должен понимать, что происходит с проектом и к каким результатам нужно прийти, чтобы закрыть его документально. Грамотное составление смет на этапе строительства имеет существенное значение для эффективного планирования и управления проектом. С помощью программ для строительных смет с единой средой можно упростить весь процесс работы и сократить время. Если регулярно отслеживать и внимательно фиксировать изменения, то в итоге можно: увидеть оперативную картину освоения денежных средств, которая поможет более точно и эффективно планировать вложения; значительно сократить время на подготовку документов к закрытию договора.
Преимущества ведения смет в ЦУС:
- Контроль всех процессов, связанных со сметами на этапе строительства.
- Совместная работа и обмен данными в одном месте в режиме реального времени.
- Вносимые изменения не теряются, снижается риск ошибок при вводе данных и расчетах.
- Каждый участник видит актуальные данные, процессы становятся более прозрачными.
- Меньше ручных процессов: при изменении сметы ГПР автоматически актуализируется; сформировать КС-2 можно за 5 минут; есть возможность электронной подписи.
- Закрывающая документация готовится быстрее и без ошибок.
Цифровая платформа помогает отслеживать процессы как можно четче, а сметная документация становится доступной для всех участников строительства. Она позволяет оптимизировать работу со сметами на этапе строительства. Благодаря тому, что заказчик, генподрядчик и субподрядчики работают в единой платформе, общее взаимодействие становится более упорядоченным и прозрачным, а риск потери данных на стыке систем снижается. Кроме этого, при использовании ЦУС появляются дополнительные возможности: новые методы контроля за сметами на этапе строительства, возможность лучше планировать бюджет проекта, анализ данных и ускорение процессов.
