В статье мы расскажем лайфхаки и приведем полезные инструкции по работе в системе ЦУС-ИСУП. Вы узнаете, как проще и быстрее создавать документы для передачи в Информационную систему управления проектами госзаказчика (ИСУП) благодаря автоматизации. Для примера возьмем внешнюю информационную систему «Цифровое управление строительством» (ЦУС).
1. Создавайте версии документов
При устранении замечаний к документу необязательно готовить «правильный» текст с нуля. В ЦУС есть возможность создать версию документа. Версия — это такая копия документа, в которой сохраняются выставленные замечания и прикрепленные файлы. Работа с версиями позволяет увидеть, что нужно исправить, и исключает возможность по ошибке отправить в ИСУП старый файл.
2. Заполняйте акты входного контроля автоматически
После того как в учетный раздел журнала входного контроля добавили запись, акт входного контроля можно сформировать автоматически на основе этой записи. Если потребуется, к одному документу можно прикрепить несколько записей ЖВК. Акты входного контроля передавать в ИСУП не нужно, они применяются для внутреннего документооборота.
3. Установите связи между работами и материалами
В модуле «Журналы» можно контролировать не только выполнение работ, но и расход материалов. Установите связь между общим журналом работ и журналом входного контроля, и к записи в ОЖР будут прикрепляться данные об используемых материалах.
4. Создавайте акты из записей в ОЖР
Исполнительную документацию в ЦУС можно формировать автоматически из записей в общем журнале работ. Нужно выбрать запись в журнале, нажать на кнопку «Создать и добавить связь с» и выбрать нужный тип документа.
В открывшейся карточке акта большая часть данных о юридических и физических лицах будет заполнена на основании сведений, внесенных на вкладку «Участники». Остается ввести недостающую информацию.
Например, мы создаем акт освидетельствования скрытых работ из записи в ОЖР. Поля «Расшифровка» и «Даты проведения работ» будут заполнены автоматически на основании данных, внесенных в журнал; поле «Учет в журналах работ» — на основании реквизитов журнала.
5. Автоматически формируйте акты проверок и предписания
После завершения проверки в ЦУС автоматически формируются предписания и акт. Заказчик работает в ИСУП, фиксирует факт проверки и выявленные недостатки. Эти сведения передаются в модуль «Стройконтроль» системы ЦУС. Генеральный подрядчик должен отметить в экранной форме присутствие своего представителя при проверке.
Когда все данные внесены, нужно нажать на кнопку «Завершить» и система автоматически сформирует из внесенных данных предписание и акт проверки.
Если проверку проводит лицо, осуществляющее строительство, то карточка проверки создается в системе ЦУС и информация о выявленных недостатках заносится в нее. В остальном процесс аналогичный.
6. Создавайте акты устранения недостатков на основе предписаний
Когда недостатки устранены, сформировать акт можно в пару кликов из предписания. На каждый выявленный недостаток в ЦУС создается своя карточка. В ней есть вкладка «Предписание». Нужно выбрать предписание и нажать на кнопку «Создать на основании» → «Акт устранения». В открывшейся форме заполняем недостающие сведения и прикрепляем документы, подтверждающие устранение недостатков.
После создания акта статус недостатков изменится на «Требуется проверка». Чтобы отправить документы заказчику, нужно вернуться в раздел «Проверки», выбрать нужную позицию и отправить информацию об устраненных недостатках в ИСУП.
