Как правильно писать деловые письма: 5 важных принципов

В строительстве ситуация часто меняется стремительно, и коммуникация может не поспевать за процессами. В статье мы рассмотрим пять основных правил написания делового письма, которые помогут сократить путаницу и достичь максимальной эффективности в переписке. Мы рассмотрим, как вести деловую переписку, чтобы вас правильно поняли и побыстрее ответили, а также с минимальным риском потеряли ваше письмо.

1. Лучше поговорить, чем написать

Первое и самое универсальное правило ведения любой переписки, и деловой в том числе: звонок лучше письма, а встреча лучше звонка. При личной беседе мы можем сразу же ответить на возникающие вопросы и считать контекст: увидеть, когда собеседник шутит, а когда он серьезен, отделить важное и срочное от неважного, заодно поболтать и узнать новости, и задать не самые обязательные, но все же важные вопросы. По телефону это считывается чуть хуже, чем при личном общении, но все равно в разы эффективнее, чем между строк.

В каких случаях письма не избежать:

• уже обсудили суть дела, теперь надо структурировать и закрепить договоренности;
• нужно прислать файлы или информацию;
• есть договоренность о письме;
• это «холодное» письмо, когда мы пишем впервые;
• это сопроводительное письмо: оно сопровождает резюме для отдела кадров, подачу документов в учебное заведение, или иной пакет документов;
• это письмо-жалоба, обращение в техподдержку с вопросами;
• некоторые другие случаи.

В каждом случае могут действовать немного свои правила, но есть и универсальные рекомендации для написания деловых писем: избегайте небрежности, разбейте текст на абзацы, проверьте орфографию и обратите особое внимание на имя того, к кому вы обращаетесь. Вряд ли адресату понравится, если вы перепутаете имя, пол (Александр вместо Александра) или должность.

2. Одно письмо — один проект

Часто кажется, зачем тратить время и место — лучше я свалю всю информацию в одну кучу, так быстрее. И товарные накладные по одному проекту, и вопрос по рабочему графику водителей по другому, и приглашение в субботу на шашлык. Но тогда есть риск, что один или несколько вопросов затеряются и останутся без ответа, а получатель вас проклянет. И вот почему.

Всем удобнее решать вопросы по одному проекту в один момент времени, чем постоянно переключаться между задачами из разных сфер. Поэтому сгруппируйте информацию: одно письмо — один проект. Вопросов внутри может быть несколько, но пусть они будут касаться одного проекта или аспекта проблемы. А по другому проекту лучше напишите еще одно письмо.

Так, чтобы составить полноценный ответ, получателю не придется разрываться между вашими вопросами, дергать одного сотрудника по поводу накладных, а другого по графикам водителей, и одновременно чесать затылок на тему планов на субботу. Кстати, про шашлык лучше вообще спросить в мессенджере — и туда же, кстати, отписаться, что вы написали по почте, если нужен ответ побыстрее.

3. Говорящая тема письма

Простой пункт, о которым многие забывают. Однако именно правильный содержательный заголовок позволит найти письмо в разы быстрее и при беглом просмотре входящих сообщений, и по поиску по ключевым словам.

Совсем длинным заголовок лучше не делать — он все равно обрежется и вряд ли отобразится полностью, особенно с экрана мобильного. Поэтому первые три-пять слов темы письма должны быть говорящими и содержать ключевую информацию: фамилию, название проекта, суть вопроса.

4. Суть — в начало

В деловой переписке не нужно отвлекаться на лишнее расшаркивание или пустую информацию. Лучше в первых же абзацах обозначить:

• суть вопроса,
• участников,
• сроки и важные даты.

Это сразу настроит собеседника на деловое общение, позволит ему сконцентрироваться на задаче и понять важность и срочность дела.

Подробности по всему указанному можно дать ниже по тексту.

5. Чем структурированнее письмо, тем лучше

Чем лучше деловое письмо структурировано, тем выше шанс, что адресат правильно поймет написанное. Для каждой новой подробности отводите новый абзац, вопросы пишите нумерованным списком, в отдельный абзац вынесите просьбу или ссылки.

Если вы упоминаете в письме дополнительные источники — приведите их. Если читателю придется искать информацию или гуглить — лучше сразу включите ее в письмо. Прикрепите искомый файл или дайте ссылку на дополнительную информацию. Позаботьтесь об удобстве читателя — это сильно сократит его время на ответ и облегчит ему задачу, а вас зарекомендует как внимательного и толкового сотрудника.

Содержание письма

1. Имя отправителя
2. Тема письма
3. Приветствие
4. Краткое представление того, кто пишет, если пишет впервые
5. Суть вопроса
6. Подробности или дополнительная информация, если нужно
7. Вопросы или призыв к действию
8. Подпись и способы связи

Пример