Цифровой подход для учета и хранения проектной и рабочей документации инженеру ПТО

Цифровой подход для учета и хранения проектной и рабочей документации инженеру ПТО

Инженер ПТО — это «осьминог» на стройке, который взаимодействует практически со всеми ее участниками. Он часто берет на себя работу, которую вроде бы и не должен выполнять, и общается как с рабочими, так и с высшим руководством. Через инженера ПТО проходит основная часть документации, а часть документов он иногда заполняет сам.

Грамотный «пэтэошник» — это бесценный кадр для любой строительной организации. Но бывает, что работа инженера ПТО превращается в перекладывание бумажек и бюрократию: работа стоит, а специалисты погрязли в выяснении, кто какие изменения внес в проект.

В статье расскажем, какие преимущества есть у цифрового подхода и программ для учета и хранения проектной и рабочей документации, и как сделать, чтобы инженер ПТО занимался эффективной работой и не отвлекался на бюрократию.

Преимущество № 1: нет путаницы с версиями документов

Изменения в проектной или рабочей документации — это, как правило, бесконечный процесс, который заканчивается только после сдачи объекта. И хотя учет и хранение проектной и рабочей документации чаще всего хотя бы частично оцифрованы или даже ведутся в специальной программе, случается, что на стройке оказывается распечатка PDF-файла, которая устарела неделю назад. Если рабочие руководствуются старым документом, возникает риск переделок, а значит, и неэффективного расходования ресурсов.

«Есть и обратная проблема — когда инженер ПТО не может отыскать актуальную документацию, заполненную на стройке, — рассказывает эксперт. — Наиболее остро эта проблема стоит с вахтовиками. Когда они меняются, в большинстве случаев рабочий процесс не передается, документация на бумаге и ее надо искать. Этим и занимается инженер ПТО: звонит вахтовикам и начинает выяснять, где что лежит. Бывает, документы потерялись или возникло несколько вариантов, и непонятно, какой брать. Это пустая трата времени, ведь будь на документах QR-код, который можно отсканировать и выяснить статус бумаги, этой проблемы не возникло бы. Не говоря уже о планшете с оцифрованными документами».

Кроме того, учет и хранение проектной и рабочей документации на бумаге — в целом проблема. Бумаги теряются, портятся, а от чертежа отрывают части, чтобы отдать нужный узел рабочим в качестве задачи на день.

Преимущество № 2: прозрачность строительных процессов

Когда документация инженера ПТО ведется в электронном виде, ее видят все — от рабочих до гендиректора.

Так как цифровая платформа хранит исторические данные, на их основе можно делать прогнозы и визуализировать ход стройки в виде таблиц или в виде диаграмм Ганта. В сервисе «Цифровое управление строительством», например, возможно сравнение фактического выполнения работ и освоения средств, когда факт подтвержден документами. Это удобно для расчетов, так как сразу же понятно, когда можно выставлять счета на оплату.

На основе электронной документации система «Цифровое управление строительством» вычисляет общий прогресс стройки и формализует всё в деньгах
На основе электронной документации система «Цифровое управление строительством» вычисляет общий прогресс стройки и формализует всё в деньгах

При переходе в «цифру» бизнес-процессы не меняются и дополнительная отладка им не требуется. Но они становятся более организованными, снижается вероятность ошибок, переделок и ситуаций, когда реальные технические решения не соответствуют чертежам. Инженер ПТО перестает выполнять функцию секретаря для согласования любых, даже мелких, изменений между субподрядчиками, подрядчиком, проектировщиком и заказчиком.

В конечном итоге сокращаются сроки, ведь от одобрения изменений зависят сметные расчеты и поставки материалов.

Преимущество № 3: снижение формализма

Строителям хорошо известны ситуации, когда часть документации ведется формально, а некоторые формы документов устарели и мало полезны. Программа для учета и хранения проектной и рабочей документации экономит время, помогая заполнить эти формы, а еще она может собрать данные из разных форм, сопоставить их и выдать результат, который будет полезен для участников строительного процесса.
Например, график производства работ ведется в реальном времени, по нему можно строить внутренние процессы. Видны нестыковки в графиках видов работ, материалов и оборудования, необходимость привлечения машин, в том числе аренды. Инженер ПТО понимает, на какие виды работ можно начать формировать наброски документов, по каким материалам придут сопроводительные документы — сертификаты и паспорта.

Движение актов освидетельствования скрытых работ в системе «Цифровое управление строительством»
Движение актов освидетельствования скрытых работ в системе «Цифровое управление строительством»

Полностью формализм в работе инженера ПТО цифровые платформы не устранят, так как он сохранится, как минимум, при сдаче документации госслужбам. Но ее уже можно автоматически выгружать из системы, а внутренние процессы будут более структурированными. Кроме того, цифровизация ставит вопросы перед регуляторами строительной отрасли — возможно, назрел вопрос актуализации форм и снижения объемов отчетности.

Проблемы цифрового подхода

Плюсы цифровизации для строителей иногда оказываются минусами. Это звучит странно, но смотрите сами.

Заказчик видит все процессы онлайн — и вмешивается в них. Доступность данных и детализированный план-факторный анализ означают, что представитель заказчика может не находиться на стройке круглые сутки.

Фактически речь идет о слежке со стороны заказчика за внутренними процессами в компании. Избежать этой проблемы поможет разделение прав доступа.

Функция делегирования в «Цифровом управлении строительством» позволяет разграничить доступ, чтобы участники строительного процесса видели не всю информацию, а только нужную им
Функция делегирования в «Цифровом управлении строительством» позволяет разграничить доступ, чтобы участники строительного процесса видели не всю информацию, а только нужную им

Документы продолжают существовать на бумаге — и конфликтуют с электронными версиями. Это вопрос обучения персонала и качества внедрения цифровизации. Опыт показывает, что меньше всего проблем с проектировщиками, так как они привыкли работать с цифровыми продуктами. А больше всего проблем непосредственно на стройплощадке, так как там с цифровыми продуктами никто работать не привык, а часто и не хочет.

Решение этой проблемы — в поощрении сотрудников: как минимум, потребуется объяснить им преимущества нового подхода.

Предложенная программа для учета рабочей и проектной документации должна отвечать на запросы ключевых действующих лиц стройки и отвечать их интересам. Вот базовые интересы:

  • заказчик: система Business Intelligence, которая может собрать, проанализировать и показать в удобной форме данные о том, что происходит с объектом;
  • генподрядчик: использование готовых актуальных форм документов, согласование и подписание документации;
  • проектировщик: хранение, согласование и подписание документации;
  • все: задачник с возможностью связей с документами в системе и уведомлениями на телефон.

На сайте «ЦУС Академии» собраны программы обучения цифровым навыкам в строительстве в 2023 году — курсы от университета Минстроя и Московского государственного строительного университета. Такое обучение будет полезно инженерам ПТО, ГИПам, BIM-проектировщикам или программистам, которые хотят лучше разобраться в стройке.

    Читайте также

    Видео по теме

    Вопросы ответы по теме

    Электронная книга «Руководство по внедрению цифровизации в строительстве»
    Электронная книга «Руководство по внедрению цифровизации в строительстве»
    Полезные материалы от специалистов Академии ЦУС
    Покажем на практических кейсах как работает цифровизация
    Технический заказчик при строительстве школ внедрил ЭДО и исполнительную документациию
    Технический заказчик при строительстве школ внедрил ЭДО и исполнительную документациию
    Кейс как Росводоканал внедрил ЭДО, строительный контроль и исполнительную документацию на всех стадиях строительства
    Кейс как Росводоканал внедрил ЭДО, строительный контроль и исполнительную документацию на всех стадиях строительства
    И еще 3 подробных примера реализованных проектов по цифровизации крупных заказчиков мы пришлем вам на почту